第5章_报表_(未来教育_全国计算机等级考试_二级Access_配套)讲解.ppt

第5章 报表 本章要求 了解什么是报表 了解报表的组成部分 了解报表的创建方法 掌握在报表中添加分页符和页码 掌握在报表中绘制线条和矩阵 掌握对报表中的数据进行分组 掌握利用报表中的数据进行计算 5.1 报表的基本概念和组成 一、报表的概念 报表是Access中以一定格式表现数据的一个对象。主要用于对数据进行分组、计算、汇总和打印输出。 Access数据库提供了3种报表视图：设计视图——用于创建和编辑报表结构打印预览视图——用于查看报表的页面数据输出形态版面预览视图——用于查看报表的版面设置（显示的是报表示例，而非实际打印效果） 二、报表设计区在设计视图中，节代表着报表的不同区域，报表的内容是按节进行划分的。一般报表分为五个节，自上而下分别为： 在报表设计5个基本节区域的基础上，用户可以使用”排序与分组“属性设置”组页眉/组页脚“区域。组页眉的数据输出在每组的开头位置。组页脚的数据输出在每组的结束位置。 三、报表的分类 报表有4种基本类型：表格式报表纵栏式报表图表式报表标签式报表 5.2 创建报表 创建报表有3种方式：①使用”自动创建报表“创建报表②使用”报表向导“创建报表③使用设计视图创建报表 一、使用”自动创建报表“自动创建报表是使用数据来源中的所有字段自动生成报表的方法，有纵栏式、表格式两种版面，会自动生成报表输出记录源所有字段的全部记录。步骤：选择”报表“对象，再单击工具栏中的“新建”按钮，在弹出的“新建报表”对话框中选择“自动创建报表：纵栏式”，选择数据来源，然后确定 还可以将已创建好的表、查询或窗体转换为报表。 创建“自动报表”，可以先选择已有的表或查询，执行菜单“插入” →“自动报表”命令，也可以单击工具栏上的“新对象”按钮向下的箭头，选择“自动报表”命令打开“自动报表”。 二、使用“报表向导”创建报表 三、使用“图表向导”创建报表 四、使用“标签向导”创建报表 五、使用“设计”视图创建报表Access中，用户可以在设计视图中根据自己的需要自行设计报表样式，以使报表更加符合要求。也可以在使用自动报表和向导建立好报表后，在“设计”视图中更改。 将主体中的标签控件移至页面页眉节（当光标变成手形时拖动，或通过”剪切“命令或借助方向键移动），借助”格式“菜单中的”对齐“、”大小“、”水平间距“、”垂直间距“命令调整各个控件的位置、大小，并通过“格式”属性设置其格式。 5.3 编辑报表 编辑报表主要包括设置报表格式、添加背景图案、添加页码、添加时间日期等。 一、设置报表格式Access数据库自带了”大胆“、”正式“、”紧灰“、”组织“和”随意“6种预定义报表格式。在报表的设计视图下，单击”自动套用格式“按钮，然后进行选择。 二、添加背景图案鼠标右键单击报表选择器，在弹出的对话框中选择”属性“命令，单击”格式选项卡，设置“图片”属性。 三、添加日期和时间 在“报表”对象设计视图中打开相应报表，执行“插入” →“日期和时间”命令，将控件移至页面页脚节中。或者在页面页脚节中添加文本框控件，在文本框中输入对应的日期、时间表达式（以“=”开头）。 若在报表中显示日期而不显示时间，则在文本框中输入“=Date()”，若显示年则输入“=Year(date())”，显示年月日则输入“=year(date())’年’month(date())’月’day(date())’日’”，“”为连接字符串的符号。 四、添加分页符和页码 1.在报表中添加分页符在报表中插入分页符，表示其后的内容要另起一页显示。在设计视图中打开相应报表，单击工具箱中的“分页符”控件按钮，选择主体节中需设置分页符的位置并单击，分页符以虚线形式出现。 五、使用节 1.添加/删除报表页眉、页脚和页面页眉、页脚通过“视图”菜单中的 进行设置。 2.改变报表的页眉、页脚或其他节的大小通过鼠标拖动调节。 3.为报表中的节或者控件创建自定义颜色通过设置属性表中的“前景颜色”、“背景颜色”、“边框颜色”等，可以为报表中的节或者控件创建自定义颜色。 5.4 报表的排序和分组 排序是将记录按照一定的规则进行排序，分组是将具有相同类型的记录排列在一起，并且可以对同组数据进行计算和汇总。 5.5 使用计算控件 一、报表中添加的计算控件计算控件的控件来源是计算表达式。当表达式的值发生变化时，会重新计算结果并输出。文本框是最常用的计算控件。 二、报表统计计算 在主体节内添加计算控件，然后设置计算控件的“控件来源”为相应字段的运算表达式即可。 在组页眉/组页脚节区或报表页眉/报表页脚节区内添加计算字段，对记录的若干字段求和或进行统计计算。这种统计一般是对报表字段列的纵向记录数据进行统计，而且要使用Access提