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（二）标识符 标识符是一种规范化的人工语言，用于表示不同的著录项目和著录内容。 1. 著录用标识符 2. 著录用标识符的使用规则。 （三）著录条目格式 1. 段落符号式条目格式 段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。 2. 表格式条目格式 * （四）必要项目著录细则 1. 正题名 2. 责任者 3. 时间项 4. 分类号 5. 档号 6. 电子文档号 7. 缩微号 8. 主题词或关键词 * （一）分类标引 1. 研读分类法 2. 档案主题分析 3. 判定类别 4. 标引分类号 5. 审校 *《档案分类标引规则》和《中国档案分类法》 （二）主题标引 1. 审读档案 2. 主题分析和主题概念的选定 3. 选词标引 *《档案主题标引规则》、《中国档案主题词表》 * 四、档案检索工具 检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。 （一）档案检索工具的种类 1. 按体例分 （1）目录。目录是由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。如案卷目录、分类目录、主题目录、专题目录等。 （2）索引。索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。如文号索引、人名索引、地名索引等。 （3）指南。指南是以文章叙述的方式综合介绍档案情况的检索工具。如档案馆指南、全宗指南、专题指南。 2. 按功能分 （1）馆藏性检索工具 （2）查找性检索工具 （3）介绍性检索工具 3. 按载体形式分 （1）卡片式检索工具 （2）书本式检索工具 （3）缩微式检索工具 （4）机读式检索工具 * （二）常用档案检索工具的编制 1. 案卷文件目录 案卷文件目录又称全引目录，是以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成。 二种编制方法： 先列出案卷条目，接着在下面列出这个案卷的卷内文件目录，然后按照案卷排列顺序装订成册； 将所有案卷的卷内文件目录依次排列在案卷目录之后，并编制页码，将每个案卷的卷内文件目录所在页次标注在案卷条目的备注栏内，然后装订成册。 2. 分类目录 分类目录是依据分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。一般采用卡片式，又称分类卡片。 编制方法：卡片填写→卡片排列→设置导卡 3. 主题目录 主题目录是依据主题词表按照主题标识以一定次序编排而成的一种档案目录。一般采用卡片式，也称主题卡片。 根据《档案著录规则》和《档案主题标引规则》的有关规定填写主题卡片，按照主题词的音序或字顺排列。 * 4. 专题目录 专题目录是按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案目录。一般采用卡片式，又称专题卡片，也可以采用目录数据库的形式。 编制方法：选题→选材→填制卡片→排列　 5. 人名目录 人名目录是揭示档案中所涉及的人物并指明其出处的检索工具。可分为综合性和专题性两种。 6. 文号索引 文号索引是指明文件编号及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案索引。文号索引一般采用表格式，通常称为“文号档号对照表”。 * 7. 全宗指南 全宗指南又称全宗介绍，是介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。 全宗指南的组成：封页、正文、备注 正文部分的编写： （1）全宗构成者沿革简介。介绍全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等。 （2）全宗内档案情况简介。介绍档案的数量及保管期限、档案的完整程度、档案的利用价值及鉴定情况、检索工具的配置情况、档案的整理情况。 （3）档案内容与成分介绍。编写方式以文章叙述的形式，按全宗内档案的实际分类体系结合问题介绍。 * 一、档案统计的内容和要求 （一）档案统计的内容 档案统计是对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。 档案工作基本情况统计的四个层次： 全国档案工作基本情况统计。由国家档案局组织实施，国家统计局负责指导和监督； 专业系统档案工作情况统计。由各专业主管部门组织实施； 地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本情况统计。由各级地方档案行政管理部门组织实施； 档案馆、档案室档案工作情况统计。由各档案馆（室）自行组织实施。 （二）档案统计的基本要求 1. 准确性 2. 科学性　　3. 时效性 * 二、档案登记 （一）档案数量与状况登记 1. 案卷目录和卷内文件目录 　最基本的档案数量与状况登记形式，是档案整理工作形成的成果。 2. 总登记簿 　总登记簿是全面系统地记录反映档案的收进、移出情况及档案数量变化情况的一种登记形式，主要应用于档案室。 * 3. 档案移交（接收）登记簿 　档案收进登记簿是专门记录档案机构移交或接收档案情况的一种登记形式，主要应用于档案馆和规模较大的档案室。