有效的工作时间管理-新员工培训要点.ppt

* 80/20原则，不久久是时间管理的原则，还可以运用到很多工作管理中去。 * 一般步骤 * 举例说明：个人要看个人的工作需要，自己工作价值分配。 * 我们会错认为所有的电话都是重要的，平等对待销售量不同的客户等等。 按照80/20原则我们就会有目的地去分配时间，进行分类，找寻最佳点。 * 著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论： 时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的学习与工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。 在大家的日常生活工作中，很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做，随着时间的推移，造成学习和工作质量的下降。 * 该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的，这也是传统思维状态下的管理者的通常状况， 表现出来的就是整天“忙”个不停。 * 我们工作中的主要压力来自于第一象限。但是很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫。 其实第一象限80%的事务来自于第二象限（重要但不紧急）没有被处理好的事情，也就是说这个压力和危机是自己给自己的。所以关键是尽可能解决多的来自第二象限的事情才能使压力减缓。 * 第III象限：表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。 * 第IV象限：但我们往往在忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。 这部分范围倒不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。 然而并不是指像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。 这样的休息不但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。 * 案例： 某人一周的事务清单： 临时参加各部门协调会。 （不重要但紧急） 解决客人投诉。 （重要而且紧急） 编写下个月部门员工排班。 （重要但不紧急） 归档大堂副理本周所有文件。 （不重要也不紧急） 去拜访VIP客人。 （重要但不紧急） 计划给前厅员工及其领班进行关于发票登记的培训。 （重要但不紧急） 陪朋友买手机。 （不重要也不紧急） 向上次联系的客户询问产品使用情况，搜集反馈资料。 （重要但不紧急） 核查下午客人信用额度报表。 （重要而且紧急） 发传真取消客人预授权。（重要而且紧急） 打若干个沟通的电话。（不重要但紧急） 核查当日所有挂账账单及其消费小单是否准备齐全。（重要而且紧急） 保安员报告有两客人在停车场打架斗殴。（重要而且紧急） 去当当网购买最近很火的一本书《杜拉拉升职记》 。（不重要也不紧急） 帮助一名新同事解决系统中一个遇到的难题。（不重要但是紧急） * 利用时间管理，提高工作效率。 * * * 你越是拖着不清理你的办公桌，清理工作就变得越困难，而且越会耽误你的时间。 文件堆积定律“文件的堆积将被扩展，以便填满更多可供堆积的空间。” 杂乱的办公桌显示杂乱的心思。 保持办公桌清洁可以保证对时间的良好利用。有效地使用办公桌会使你更有条理，并能更迅速地找到东西。 注意每天都清理，不要将乱摊子留到明天。 * Review slide. 拖延商数测验 请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案： （1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。 　 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意 （2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意 （3）我经常采取折中的办法以避免或延缓不愉快的事。 　 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意 （4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。 　 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意 （5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。 　 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意 （6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。 　 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意 （7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。 　 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意 （8）我经常将重要工作安排在下午处理，或携回家里，以便在夜晚或周末处理它。 　 A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同