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华商通医药科技发展有限公司
企业管理制度
行政管理制度
总 则
为完善公司的工作管理机制,建立规范化的办公室管理制度,提高办公效率,使公司各项工作有章可循、照章办事,特制订本制度。
第一章 办公秩序管理制度
第一条 工作区内的办公用品、报纸杂志、图书或实验用品等各种物品要摆放整齐。墙壁不准钉挂与工作无关的画片与图表,玻璃板下不准压放与工作无关的东西。
第二条 工作区内保持必要的肃静,走路、关门窗、挪动桌椅等动作要轻。开关窗时要挂好窗钩、插好插销。
第三条 工作区内上班不准开放录音机、电视机(特殊情况除外),不准吹、拉、弹、唱、下棋、打扑克、会友聊天、电脑上玩游戏、看与实际工作无紧密相关的书或做与工作无关活动,不准喧哗、嬉戏打闹。
第四条 认真遵守保密规定。不准私人在办公室会客,不得将家属子女带进办公区。
第五条 下班时要关灯、关窗、锁门以及做好断水、断电等相关安全节约措施。
第六条 保持室内整洁。一日一小扫,一周一大扫,分区专人负责,实行每周六上午检查、检查结果通报制度。
第七条 公司领导来检查工作时,要有礼貌,积极回答问题。
第二章 文件收发管理
第一条 公司文件实行统一管理(文件编号参照第一章所述)。文件管理要做到规范、完整、准确、及时、安全。文件收发管理由办公室负责。
第二条 文件保密等级分为:绝密、机密、通用三种。绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员审阅;机密文件按审阅人数打印,阅后有起草人收回归档。文件机密级数,由文件签发人根据文件内容确定。
第三条 新文件的制订通常由使用文件的部门起草、整理。文件起草时必须考虑和现行的相关文件内容相一致,文件的描述应当合理,并容易理解,保证其有效性及实用性。
第四条 制订好的每一份文件必须有审核人审核,定稿后的文件必须有签发人签发并确密级及发送对象的字样。
第五条 发文程序
(一)将有签发人签发的文件根据数量打印、复印。
(二)将文件名称、发文日期、发往部门或领导、份数等登记于发文本上。
(三)按规定的时间发文,部门有指定收文人员的让收文人员签收,没有则让该部门领导签收。
(四)奖惩决定必须发给当事人。
(五)对于传真发送的文件,应注明发件人和接件人,并在发文本上登记。
(六)发完以后,及时将发文情况向部门有关领导汇报。部门存档一份,并及时送部门人员传阅。
第六条 收文程序
(一)对外来文件进行签收并做好来文登记。
(二)明确来文目的、发放对象及相关要求,并按规定的范围和密级阅读。
(三)呈请领导批示处理。
(四)按照批示,将文件分发给其他相关的人员办理。
(五)需要转发的文件,复印若干份按发文程序进行。
(六)需转呈的文件,将原件及其它附件转呈有关部门或领导,并签字认可。复印件留存,文件原稿存档。
第七条 当文件不符合要求时,由文件的使用部门修改相关事项,经研究同意后,由修订人、相关部门负责人审核,最后由审批人批准执行。
第八条 新版本的文件执行后,旧版本的文件收回,除档案室存档一份外,其余的全部予以销毁,工作现场不得留有旧版本文件。
第九条 各部门均应实现文件催办制度,做到件件有落实,事事有下文;转办及时,催办有结果,防止积压误事。
第十条 对于药品注册、法规等,按照有关规定执行(除存档外),及时留发相关部门。
第十一条 各部门应在每年年初对上一年度所收到的各类文件进行分类处理(上交、销毁或永久性存档),并进行详细记录。
第三章 文印管理制度
第一条 文件由公司领导指示按轻重缓急由办公室主任统一安排打印。
第二条 急件随到随打,文件打印要清晰、整洁、规范。业务紧时应加班完成。
第三条 文印人员(可兼职)应遵守公司保密规定,不泄露公司保密事项。
第四条 文印人员(可兼职)对各种设备应规范操作、保养,发现故障及时维修。
第五条 公司印章由办公室专人保管,建立印章管理负责人制度。
第六条 印章管理人员对于自己保管的印章,要经常检查,及时清洗,细心使用。在节假日期间应将印章密封保存。任何情况下不得擅自将印章交其他人员使用和保管。
第七条 所有印章均应专门加锁,置于保险柜中。
第八条 一旦发现保管的印章有异常情况或丢失,要保护现场,报告领导,查明情况,及时处理。
第九条 建立使用印章登记制度,所有印章的使用必须登记备案。
第十条 印章使用要求
(一)要严格手续。使用印章一般应有领导批准(对一些较重大的对外联系及情况通报必须是在领导同意后方可使用)。
(二)要认真审查。对所加盖公章的文件内容必须认真审阅,尤其是对一些特殊情况用章。更要审阅清楚,坚持原则,从严用章。
(三)详细登记。尤其是重大情况(合同、有影响的测试结果)的用章要清楚。即登记内容应有时间、编号、标题、
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