民办高校科研档案管理实施细则_new讲解.doc

第一章 总 则 第一条 为了提高我校科学技术研究档案(以下简称科研档案)的质量和管理水平，充分发挥科研档案在学校和国家经济、社会发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》等法律、法规，结合本校实际，特制定本实施细则。 第二条 科研档案是指本校在科学研究管理和研究活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。 第三条 科研档案是科研活动的真实记载，是科学技术储备的一种形式，是国家的宝贵财富。科研档案必须实行集中统一管理，确保科研档案的完整、准确、系统和安全，有利于科研档案的开发和利用。 第四条 科研档案工作是科研管理的重要组成部分，学校相关部门的各级领导必须把这项工作纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员的职责范围之中，与科研计划管理、课题管理和成果管理紧密结合，实行科研工作和建档工作四同步管理。即下达计划任务与提出归档要求同步，检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步，验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步，上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。 第五条 科技处应有一名负责人管理档案工作，并视情况配备专、兼职档案员。 第六条 各院、部、处、所应有一名科研联系人分管科研档案工作。 第二章 科研档案工作岗位责任制 第七条 科技处管理档案工作领导的职责： ⒈应将科研档案工作纳入科研管理的长远规划和年度计划； ⒉制定和健全有关的管理制度，把科研档案工作全面纳入科研管理工作之中，并督促各部门执行； ⒊及时催促各院、部和课题组负责人、专（兼）职档案员及时按规定将应立卷归档的文件材料归档； ⒋配合档案馆对科研档案组卷质量及保管情况进行检查； ⒌指导科研档案的鉴定和密级的确定等工作； ⒍协助审查准备归档的科研文件材料。 第八条 科技处档案员的职责： ⒈贯彻国家有关科技档案工作的方针、政策和法规，执行本校科研档案工作的各项规章制度； ⒉指导、监督、检查、协助科技人员做好科研文件材料的形成、积累和整理归档工作，检查、验收科研课题档案是否完整、准确、系统； ⒊负责科研档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务工作； ⒋遵守国家有关科技保密的规定，保证科技机密和档案的安全，维护本校和科技人员的合法权益； ⒌积极开发科研档案信息资源，充分发挥科研档案作用。 各院、部、处、所分管档案工作领导的职责： ⒈把建立科研档案列为本院、部、处、所的工作内容之一，提出要求，定期检查，做到各课题组积累科研文件材料与科研进展同步； ⒉研究课题结束后，审查科研文件材料是否完整、准确、系统，审查保管期限和密级，并签署意见，督促课题组将科研文件材料归档； ⒊科研人员调动时，应检查其承担科研任务所形成的全部文件材料移交后，再为其办理离校手续。 课题组长的职责： ⒈科研课题负责人对建立本课题的科研档案工作负全面责任。提出建档计划，明确课题组成员平时积累有关科研文件材料的任务，并随时检查积累情况，定期汇集保存。在课题结束后，组织收齐材料并系统组卷和归档等工作，做到归档材料完整、准确、系统，并及时向有关档案管理人员移交； ⒉对于工作量大的课题，课题组长应指派一名本课题主要参加人员具体负责档案工作，并列为考核内容之一。  第十一条 科研联系人的职责： ⒈按《山西工商学院科学研究档案归档范围和保管期限表》的要求做好平时科研和竞赛文件材料的形成、积累工作； ⒉部门课题完成或竞赛结束后，整理出有关的科研文件材料，做到质量符合要求； ⒊科研联系人调动工作时，应向本部门分管档案工作的领导移交形成的全部科研材料。 第三章 科研档案归档范围 第十二条 确定的原则： ⒈归档的科研实践活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用； ⒉归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程，保证完整、准确、系统。必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性； ⒊几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位； ⒋与国外合作的研究课题，经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法。 第十三条 归档的主要内容和重点： ⒈归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面形成的文件材料。具体归档范围见附件《山西工商学院科学研究档案归档范围和保管期限表》； ⒉归档的重