关于做好文件材料立卷归档管理工作的通知-201405.doc

一、档案盒的规格及材质 档案盒使用由山东省交通厅监制的标准档案盒。档案盒尺寸为310×220×40mm和310×220×60mm。310×220×40mm的档案盒装除图纸以外的资料；310×220×60mm的档案盒仅限用于图纸资料。 二、档案盒封面、内封与脊背制作 案卷封面、档案盒封面与脊背均采用与档案盒色泽一致的无酸牛皮纸制作。封面与脊背的粘贴使用白乳胶，要平整，避免产生气泡。 三、档号的编制 本工程项目档号形式： G18DYDQTS·×－××× 具体档号编制要求如下： G18DYDQTS·×—×××（用4号宋体字） 案卷流水顺序号 二级类目，依据附件1，八部分排序 一级类目工程项目代号 一级类目为工程项目代号，G18荣乌高速东营大桥及接线综合提升工程代号为“G18DYDQTS” 其中“TS”指“提升”，“DYDQ”指“东营大桥”，G18根据具体桩号予以确定）。 当材料中缺项时，依据下表（表1）序号应向前递补。 表1 序号 归档文件材料 整理归档单位 保管 期限 一 立项审批G18DYDQTS ?1－××× 1 项目法人建议书及审批文件 项目办 永久 2 可行性研究报告及审批（核准）文件 项目办 3 可行性研究报告的评估及行业主管部门对可行性研究报告的审查意见 项目办 4 专家对可行性研究报告的评审文件 项目办 5 其他文件材料 项目办 二 设计审批G18DYDQTS ?2－××× 1 勘测、设计基础性资料 项目办 2 初步设计及审批文件、专家审查意见及审查会议纪要 项目办 永久 3 施工图设计文件及审批文件（总体规划设计，审批的各阶段设计及有关文件、公路用地图） 项目办 三 工程准备及管理文件G18DYDQTS ?3－××× 1 质量监督申请书及质量监督通知书 项目办 永久 2 建设前原始地形、地貌状况图、照片 项目办 永久 3 工程管理文件 3.1 项目法人就工程质量、安全、进度、费用控制管理文件 永久 普发性 项目办 针对性 项目办 有关单位 3.2 质量监督机构印发的质量监督相关文件 项目办 3.3 项目法人组织召开的工地例会、专题会议纪要 例会性 项目办 专题性 项目办 有关单位 3.4 计划进度报表 项目办 30年 4 科研 4.1 课题报告、任务书及批准文件 项目办 30年 4.2 协议书、委托书、合同 项目办 4.3 研究方案、计划、调查研究报告 项目办 4.4 试验记录、分析计算数据 项目办 4.5 专家评审及技术鉴定报告 项目办 5 经批准的新技术应用资料 项目办 永久 6 声像资料 6.1 重大活动、重大事故处理 项目办 永久 6.2 国家、部级领导人视察公路工程 项目办 6.3 省、市及行业主管部门的领导人视察公路工程 项目办 6.4 招投标仪式及工程项目办重要会议声像材料 项目办 7 隐蔽工程、关键工序、桥梁、隧道等结构物重点部位施工 项目办、监理单位、施工单位 8 第三方检测、咨询文件 8.1 检测方案 项目办 30年 8.2 检测报告 项目办 四 监理文件G18DYDQTS ?4－××× 1 监理机构及人员情况，各级监理人员的工作范围、责任划分、工作制度 监理单位 永久 2 监理大纲、规划、细则及批复 监理单位 3 监理单位就工程质量、安全、进度、费用控制与项目法人的来往文件 监理单位 4 监理单位就工程质量、安全、进度、费用控制与施工单位的来往文件 监理单位 施工单位 5 监理组织召开的工地例会及专题会议纪要 例会性 监理单位 专题性 监理单位 有关单位 6 监理平行试验及独立抽检文件材料（排序参照施工资料） 监理单位 7 监理日志、巡视记录、旁站记录、监理日记 监理单位 8 交工验收工程质量评定资料 监理单位 9 合同管理控制文件、质量控制措施规定、指令及回复通知、开（停）工令 监理单位 10 阶段性工作总结、监理月报等报表资料、照片等声像资料 监理单位 五 施工文件G18DYDQTS ?5－××× 1 施工准备文件 永久 1.1 标段开工申请及批准文件（含施工组织设计） 施工单位 1.2 技术交底、图纸会审纪要 施工单位 1.3 开工前的交接桩记录、控制点的复测、施工控制点的加密工程定位（水准点、基准点、导线点）测量、复核记录 施工单位 1.4 组织机构及人员、岗位职责划分、施工组织、方案及计划安排 施工单位 2 施工质量控制文件 永久 2.1 工程及设计变更文件及台账（变更一览表及变更图纸） 施工单位 2.2 计划进度报表、施工日志、大事记 施工单位