印章管理制度详解.docVIP

印章管理规定 为了保证福建宝利特集团有限公司（以下简称集团）及下属各子公司（以下简称子公司)印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，依据集团规范运营、防范风险的管理规定，有效地维护公司利益，特制定本管理规定。 本管理规定所指印章包括集团及子公司公章、法定代表人印章、财务专用章、发票专用章、采购合同专用章、销售合同专用章、人力资源部专用章、品管专用章、报关专用章等具有法律效力的印章。 本管理规定适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。 印章授权管理和使用部门： （一）集团及各子公司各类印章（含电子章）由集团法定代表人授权向相关部门核发或核销。 （二）集团及子公司各类印章（含电子章）由各公司最高管理者授权相关部门管理和使用。 （三）各类印章（含电子章）授权以下部门分别管理和使用： 1、集团及子公司法定代表人印章由集团法定代表人或其授权指定的代理人负责管理和使用； 2、集团公章及其电子章由集团行政部主管负责管理和使用，电子章仅限于集团建设工程报建使用，各子公司公章由总经理负责管理和使用； 3、集团及子公司财务专用章、发票专用章由集团财务管理中心主管或其授权指定的代理人负责管理和使用； 4、集团及子公司采购合同专用章及其电子章由采购管理中心主管负责管理和使用； 5、集团及子公司销售合同专用章及其电子章由各公司销售部主管负责管理和使用； 6、集团人力资源部专用章由人力资源管理中心主管负责管理和使用； 7、集团及子公司品管专用章由各公司品管部主管负责管理和使用； 8、集团及子公司报关专用章由责任报关员负责管理和使用； 9、上述电子章仅限于规定的范围内使用，未规定使用电子章的，一律禁止使用电子章； 10、凡因工作需要并符合本条规定配置印章或更换印章的部门应在在公司请购系统中提交《请购单》，注明用途、规格要求等，经总裁审批通过，方可配置或更换印章； 11、印章刻制由集团行政部负责，经公安机关核准，到指定的单位刻制；印章的规格、样式由集团行政部按有关规定办理。 12、印章刻制或作废的相关批文和文件资料，由集团行政部负责整理汇总，及时送交集团档案处存档。 13、电子章制作、维护及作废由网络信息部负责，印章专管人员提交申请，经集团法定代表人审批后，方可制作或作废。 印章的管理 （一）公司的所有印章，均由集团档案处负责登记、留样并确定印章保管及使用责任人（以下简称为印章专管人员）。印章启用时由集团行政部下发《关于公司启用有关____专用章的通知》（详见本管理规定附件一），注明启用日期、发放单位/部门和使用范围和启用印模。 （二）集团档案处向印章专管人员移交印章时，应填写《公司印章留样备案表》（详见本管理规定附件二）。 （三）由于印章磨损而更换领用印章，仍需在集团档案处登记、留样。 （四）因公司名称变动、部门撤销或重组、印章使用损坏等情形的，原部门有关印章应由印章专管人员及时交回集团档案处，由集团行政部负责声明作废。 （五）严禁印章专管人员将印章转借他人。 （六）印章丢失或被盗时，印章专管人员应立即以书面形式告知集团行政部，集团行政部主管应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等。 （七）公司决定需要停用印章或电子章的，由董事长签字同意后由集团行政部下发《关于公司停用有关____专用章的通知》（详见本管理规定附件三）将停用原因、时间通知公司各有关部门，并收回停用的印章切角封存或销毁。 （八）各部门不得擅自刻制印章或制作电子章，违反本项规定者属于严重违反公司规章制度，给予无条件除名处理，因此造成的全部经济损失由当事人向公司承担全额赔偿责任，情节严重的追求其法律责任。 印章专管人员的职责 公司所有印章专管人员应遵守本条以下规定： （一）印章专管人员每天下班前应检查印章是否齐全，存放在安全的地方并上锁，次日上班后，应首先检查所保管印章存放处有无异样，若发现意外情况应立即上报。 （二）印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权人应指定他人代管印章，印章专管人员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。印章代管期间，代管人员对印章的管理和使用承担一切责任。 专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。 交接工作时，应严格办理交接手续，填写《印章交接单》（详见本管理规定附件四），登记交交接日期、管理印章类别。交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。 若遇紧急突发事件，无法立即办理印章交接手续的，印章专管人员应通过电话或短信等方式，交接印章，并上报总裁，返岗后补办印章交接手续。 （三）印章专管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准权限用印或用印审批手