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* * * * * * * * * * * ?各類公文作業規範-3 本校對外發函的內控機制-3 本校分層負責明細表實施要領第六條、第九條說明如下： 第六條：已由首長核定處理原則之公文，發文 稿可責由第二層主管判發。判發人應 負責審核發文稿內容與核定原則是否 相符。 第九條：被授權之各層主管執行授權事項，應 在授權範圍內迅為正確適當之處理決 定，不得推諉請示或再授權次一層代 為決定。其因故意或過失為違法或不 當之決定者，該主管應依法負其責任。 * ?各類公文作業規範-4 公文簽核注意事項-4 ?未符合紙本陳核，一律採用線上簽核。 ?使用紙本簽核，須雙面列印。歸檔 ?紙本簽核流程，須紙本文與電子流程同步 簽核。 ?來文直接可創簽或函稿，不須要另取文號。 ?分類號請用點選帶入分類號與保存年限， 切勿自行輸入。104年1月1日分類案03版本 ?受文者為本校單位及教職員時一律用電郵 發送。 * ?各類公文作業規範-5 公文簽核注意事項-5 一、自然人憑證進入系統簽辦公文。 二、自行進入公文系統收文，本組不再列印紙 本公文。 三、是否採用線上簽核，請參考「線上陳核實 施範圍」，如欲採紙本簽核者，請於系統 按「紙本簽核」鍵並列印後簽辦。 四、創稿時如附件原為紙本資料而無電子檔案 者，請先掃描建立附件電子檔案帶入系統， 與公文一併傳送陳核。 * ?各類公文作業規範-6 公文簽核注意事項-6 ?公文線上陳核實施範圍 980423修改 依教育部97年11月19日台人（二）字第0970224314號函修訂 ※除下列案件外，均應納入本作業 一、請購單及經費（支出憑證）核銷案件。 二、會計報表。 三、陳報國科會等各項研究計畫（但只有公 文來函者仍納入實施）。 四、建教合作案。 * ?各類公文作業規範-7 公文簽核注意事項-7 公文線上陳核實施範圍 五、工程及財物採購案（但只有公文來函者 仍納入實施）。 六、需彙整各單位意見之案件（請先以紙本 彙整後再做線上簽核）。 七、須蓋用印信之案件，如：合約書、專案 考績一次記二大功、一次記二大過獎懲 令，及年終（令予）考績考列丁等免職 令等。 * ?各類公文作業規範-8公文簽核注意事項-8 公文線上陳核實施範圍 八、保護個案隱私權及密件。 九、以其他系統作業者，例如：電算中心校 內服務申請及處理業務等。 十、其他附件校外電子交換文在2MB以下者； 校內電子文附件在5MB以下者。 * ?各類公文作業規範-9監印室作業準則 一、各機關任何文件，非經機關首長或依分層 負責規定授權各層主管判發者，不得蓋用 印信。(總務處文書組法令規章) 二、監印人員如發現原稿未經判行或有其他錯 誤，應即退送補判或更正後再蓋印。 三、不辦文稿之文件，如需蓋用印信時，應先 由申請人填具「蓋用印信申請表」，惟內 容應包括申請人簽章、蓋用印信之文別、 受文者、主旨、用途、份數及蓋用日期等 項目，陳奉核定後，始予蓋用印信。 * * ?調案作業 1.調案按一單一案線上填具調案單，經單位主 管簽章後調閱。2.調閱非主管案件，其調案應會原主管單位， 或陳奉幕僚長以上長管核准。3.調閱機密案件，應陳本校權責單位主管核准。4.調案人對所調檔案，應負保密及妥善保管之 責，不得毀損或轉借。未經陳准，並不得影 （複）印。5.調案人離職時，應將所調之檔案全部歸還。 * ?常見作業缺失 1.請假時須設定職務代理人以利公文簽 核。 2.函稿辦畢後，歸檔前須注意是否已發 文？應完成發文後才可傳送歸檔。 3.承辦人函稿收文機關名稱寫錯。郵寄 時才發現，例如： 財政部關務署基隆關 財政部關務署台北關 ?常見作業注意事項 4.為加強公文流程 「公文受會單位認為應加會其他單位時，應加註理由或先以電話溝通，以免延誤公文流程」。 5.郵件處理事項： 依勤技總字第0940201571函示，爲避免發生信用卡、現金卡、現金袋 或有價證卷等遭盜領、盜用或盜刷之情事，上開郵件將退回原寄件單位，不得代收；上開郵件請本校教職員工生勿以學校為收信地址，以確保個人權益。 * 電子公文轉換紙本簽核注意事項 1.承辦人於紙本創稿取文號後，應同步將電子檔以送請送文方式直送登記桌。(類似傳送上級單位)p32 2.登記桌收到紙本公文欲送請長官批示時，應先確認此文之電子檔是否已傳送到登記桌，若無則請承辦人應同步傳送。 3.紙本文辦結後應與電子檔傳送歸檔。