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公文寫作 鐘昱男 公文寫作的重要 關係公務處理的績效 是個人能力的表現 處理私務與處理公務之比較(一)程序 處理私務與處理公務之比較(一)程序 處理私務與處理公務之比較(二)考量因素 舉例－以購買沙發為例 舉例－以購買沙發為例 「簽」的撰擬 「簽」是機關「內部」對某一案件的處理意見。可以顯示從承辦單位、相關單位、核稿長官及首長核定代表機關對該案的意見。是公務員最常撰寫的公文書。 案件的來源 案件的處理 格式 撰寫要領 一、力求簡明扼要 宜簽出事項 緣由背景、問題關鍵、法令依據、 考量著眼、產生作用、處理意見。 無須簽出事項 來文日期、文號、開會處所、處理經過細 節、其他與案情非密切關連事項。 以附件附陳有關資料 二、要有組織、有條理、有連貫 安排好表達之先後順序。 按事理發展之先後順序敘述： 即先講案件背景、法令依據、處理經過等，接 著再分析利弊、後果、影響等。　 按時間或空間順序敘述。 要讓核閱長官容易瞭解看懂。 三、正確使用按語、連接詞 按語 用在一段之起頭，點出該段要表達的意旨。 連接詞 用在文章中，以承上啟下，使語意通暢。　 其作用如同路標，使開車者預先瞭解 前方路況，俾車行順暢。 常用按語、連接詞 查──於案情說明後，要進一步敘明事實、引述規定或依據時用。 經查─於敘述背景或指示後，接續要敘述查明之事實或有關規定時用。 復查、再查─繼續要敘述其他有關之事實、狀況或規定時用。 另查─要敘述不同面向之事實、狀況或有關規定時用。 案查─要敘述以往曾經辦理之有關檔案資料，或曾作之有關處理情形時用。 第查─要探究敘明有關事實或規定時用。 惟─要敘述反面之因素，如不合之規定、困難之情形或有所顧慮之處時用。 茲─起敘語，或行文中要開始導入正題時用。另作「現在」、「此處」用。 以─要敘述理由時用。 乃─因應上述因素，接著要敘述採行之作法時用。 茲以─要轉向敘述緣由時用。 經──要敘述已作如何處理時用。 茲經─於事故發展過程中，要敘述已作如何處理時用。 茲據─於緣由說明後，要提出建議意見或實施辦法前，先引述有關依據時用。 頃經─要敘述剛剛所作的處理情形時用。 甫經─要敘述於近期內已作之處理或發生之情形時用。 案經─要敘述有案可查之處理經過時用。 復經─要繼續敘述已作如何處理時用。 嗣經─要接續敘述時間在後而具有銜接性、階段性、或步驟性之處理情形時用。 按──要分析道理時用。 爰──承接上述事實或理由，要提出因應作法時用。 審──接著要敘述須考量之因素時用。 至於─要轉向敘述另一個部分時用。 復以─要敘述另一個併列之因素時用。 用法舉例 正確用法 一、據本府研考會函送之公文統計資料，本府上月每件平 　　均處理天數，較前月增加0.5天，已連續第三個月呈退 　　步現象，亟待檢討改進。 二、查本府近半年來，每月收文數量，並未顯著增加，且 　　各單位職缺，已陸續分發考試及格人員予以補充，惟 　　新進人員多未熟習公文寫作要領，致常有耽誤情形。 三、按公文寫作之品質與速度，影響為民服務之績效， 　　鈞長向甚重視，茲為求有效改善，爰擬訂期舉辦公文 　　寫作講習，各單位承辦人員均須參加。 用法舉例 不當用法 一、案查本府研考會函送之公文統計資料，本府上月每件 　　平均處理天數，較前月增加0.5天，已連續第三個月呈 　　退步現象，亟待檢討改進。 二、第查本府近半年來，每月收文數量，並未顯著增加， 　　且各單位職缺，已陸續分發考試及格人員予以補充， 　　復查新進人員多未熟習公文寫作要領，致常有耽誤情 　　形。 三、惟公文寫作之品質與速度，影響為民服務之績效， 　　鈞長向甚重視，爰為求有效改善，茲擬訂期舉辦公文 　　寫作講習，各單位承辦人員均須參加。 四、適切使用期望語： 請　核示─提出擬辦意見簽核。 請　鈞閱─檢陳有關資料，請長官過目。 請　核閱─（同上） 請　鑒察─將辦理情形簽報長官瞭解。 請　鑒核─除簽報長官瞭解外，並含有請示之意。 請　鈞參─提供長官參考。 五、引述有關機關意見或有關規 　　定，僅將其重點節錄或敘明 　　即可。避免全文或全段照錄。 引述其意 如○○○函(或規定)略以：(說明其大意) 引述原文 如○○○函(或規定) ：「照錄原文」 不必要者用刪節號刪除，如 「……○○○……○○○○……」 六、複雜內容，儘量用表格敘述 如：「最近五年本校畢業生之畢業旅行，辦理情形如 　　　下表所列：」 七、例外情形或特殊狀況，可於 　　適當文句間用（　）加註 例如： 「高考人事行政類科及格，分發本府所屬機關人事單位服務，於任職五年內均能獲得陞遷機會(○○○因自願放棄，故未陞遷) 。」 八、避免前後矛盾，或有疏漏 　　之處 矛盾為前後不協調，或相互衝突。 疏漏為不夠周延，交代不清。 九、「主旨」不宜太長，以不超過60 　　字為原則。內