档案整理课件1要点解读.pptVIP

卷内档案资料的页号编写 （一）卷内档案资料凡是有书写内容的页面都应编写页号，其中正面编在右下角，背面编在左下角。 （二）每一个案卷都要从“1”开始编写页号，不同的案卷不能连续编写页号。 （三）卷内目录、备考表不能在卷内档案资料的页数之内。 （四）成套的图纸或印刷成册的档案资料，如已有系统准确的页号，可以不再重编。 序号 文号 责任者 题 名 日期 页号 备注 卷内目录编制好后，放置在卷内首页，卷内目录中项目规范填写的具体要求如下： 卷内目录 （一）序号：指卷内文件的排列顺序编号，使用阿拉伯数字从“1”开始填写，一份为一个号，每卷均从“1”编起。 （二）文件编号：指卷内文件的文号、图纸的图号或设备的代号，填写时应按原文照录，不能随意省略或变更。无文件编号的文件，次项空缺不填。 （三）责任者：指制发文件的单位或个人。 A、填写制发文件机关的名称或个人的姓名，一般以文件的盖章或署名为准； B、机关应填写其全称或通用简称； C、两个或两个以上机关的联合发文，一般只填写主办单位名称，也就是编发文字号的单位； D、合同、协议应填写甲方、乙方两个单位的名称； E、个人作者填写其姓名，必要时加填职务或身份； （四）文件材料题名：指文件的标题名称。 A、一般应照录文件原题名，不得自行缩减或修改； B、无题名或题名不能揭示文件内容的文件，应根据文件内容自拟题名加“[ ]”填写； C、有正题名、副题名的文件，可选择其中有检索价值的题名填写； D、外文或少数民族文字的文件题名，除原文照抄外，应将汉文译文加“[ ]”附在其后。 （五）日期：填文件形成日期。 A、填写文件的形成时间，一般以落款时间、会议通过时间或发布时间为准； B、用8位阿拉伯数字标准年、月、日，不能省略。如“2008年6月17日”标准为。 C、时间不详或无时间的文件资料，应进行必要的考证。 （六）页号：填写首页的编号，但每卷最后一份要同时填写起号、止号； （七）备注：必要时简要注明需要说明的特殊情况或问题，如果说明文字比较多，应填写在备考表内。 声像档案 声像档案分为照片、录音、录象、光盘四类，分别按形成日期、分项活动依时为排列编号。 1、反映本单位主要职能活动和工作成果的声像材料； 2、上级领导参与本机关的重大公务活动的声像材料； 3、记录单位重大事件、重大事故的声像材料； 4、其他具有保存价值的声像材料。 实物档案 实物档案按“年度——项目——单位（部门）”分类，每类各编一个流水号。实物档案永久保存。归档项目具体包括： 1、上级领导来本机关视察工作及有关公务活动的题词、字画、照片等； 2、市（州）级以上领导机关颁发的奖杯、奖牌、奖旗、奖品、荣誉证书等； 3、与有关部门协作交往中，由对方馈赠的、有重要保存价值的纪念品； 4、其它有保存价值的物品。 设备档案 设备档案归档文件材料范围 1、设备仪器购置阶段：可行性研究，购置申请及审批，定货签约，来往函件，到货开箱检查记录，随机文件材料，商检材料； 2、安装调试阶段：安装调试记录，试运行记录、验收报告； 3、运行阶段：设备仪器操作规程，安全技术措施，维护保养规程，设备运行记录，维护、维修记录等； 设备档案保存至设备仪器报废10年后 档案利用者应遵守的程序 1、查档登记：利用者认真填写办理查阅登记审批手续，交档案管理员核对； 2、检索查找：档案管理员按需在档案目录中查找卷宗编号； 3、借阅调卷：档案管理员按照卷宗编号从档案室调出档案或资料； 4、查阅利用：利用者在查阅室查阅档案或资料，不得擅自带走，符合档案外借要求者，办理外借手续后，方可带走； 5、存卷待阅：如利用者所查阅的档案、资料在当日（或上午）未查阅完毕，可将档案、资料交档案管理员处存放，并提出需要继续查阅的要求，于次日（或下午）查阅。 6、归还案卷：利用者查阅完毕后，应及时将档案或资料归还档案管理员，由双方当面查看档案或资料是否完整，有无复制、勾划、转借、翻印、拍摄、抽取、拆页、折叠和调换现象，如完好无损由档案管理员归入档案室，否之严肃处理。 档案的保密 属于企业秘密的档案、资料和其他物品，必须采取以下保密措施： 1、非经原确定密级的机关、单位或其上级机关批准，不得复制和摘抄； 2、查阅、外借采取必要的安全措施，指定专人担当； 3、设专柜妥善保存。 任何个人不准在公共场所、私人信件、有线无线通信中泄露档案内容；不准和家属、子女、亲友面前谈论档案内容； 不准擅自复制或者摘录、引用、汇编属于行业、企业秘密的文件、资料和其他物品；不得擅自改变原件的密级。 违反档案保密制度，故意或因个人过失泄露行业、企业秘密，情节严重的依法追究其刑事责任，不够刑事处罚的，酌情给予行政处分。 归 档 文 件 目 录 全