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办公室工作流程和日常管理应用表格.doc
办公室工作流程及日常管理应用表格
第一部分 办公室管理职能和岗位职能
基本管理职能 主任岗
位职责 文员
职责 涉及工
作流程 涉及相关制度及标准 涉及相
关表单 项目 简要说明 1 员工招聘入职管理 员工入职必须经过报名、面试、实习、考核、入职培训等环节,要求招收能力强、品德优秀的员工。 ①审查员工履历表
②报请总经理考核
③面试
④根据总经理意见审核批准入职 协助安排新员工报名、培训、考试、食宿等 员工入职流程 员工入职管理制度 《履历表》
《应聘人员登记表》 2 员工调动管理 根据公司安排,对跨分公司人员变动采取调令的方式;分公司内部的变动报送人员异动表。 ①审核调动手续
②监督检查 变更通讯录 员工调动流程 调动管理制度 《介绍信》
《人事调令》
《员工异动交接清单》 3 劳动合同管理 员工实习两个月,可以书面申请与公司签订劳动合同。 ①全面负责
②审核 ①初拟合同
②签订合同文本
③存档 签订劳动合同流程 合同书标准文本 《劳动合同书》
《A类员工信息表》
《B类员工登记表》
《保密协议》 4 员工辞职管理 员工辞职必须提出书面申请,并逐级审批,办理交接手续。 ①全面负责
②审核 ①办理辞职手续
②接收辞职申请、归档
③收集交接表 员工辞职流程 员工辞职管理制度 《员工离职交接清单》 5 培训管理 公司对新入职员工、业务骨干、全体员工开展定期和不定期培训,培训采取内训和外训想结合方式进行。 ①拟定方案
②组织实施
③考核验收
④效果分析 ①培训通知
②培训场地会务服务 培训流程 员工培训管理制度 《培训计划表》 6 考核管理 公司对各部门、各分公司业务人员定期进行考核,奖优罚劣。 ①拟定考核计划
②考核数据分析、整理
③统计考核表 ①发放通知
②协助固定资产统计报表
①部门月度考核流程
②业务员年度考核流程 ①控制清单
②各处室员工绩效考核表 7 财产管理 公司对所属部门、各分公司财务进行登记,明确责任人。 ①车辆财产管理
②办公楼财产管理 ①财产登记
②资产登记表收集、归档
③检查核实 财产管理登记流程 《固定资产登记表》 8 费用审核管理 公司对手机费用、车辆费用以及部分区域固定费用进行审核。 ①车辆燃油费、过路费、停车费审核
②车辆维修费用审核
③后勤类管理费用审核 ①手机费登记
②车辆费用登记
③固定资产购入、销毁登记
④房租费用登记 费用审核登记流程 ①车辆费用登记表
②车辆一览表
③手机费用登记表
④房租费用登记表
⑤定额费用审核表 车辆管理制度
9 接待管理 公司按规定接待接待集团、政府部门领导,各相关公司负责人,各地方客户。 ①全面负责
②监督检查
③沟通协商
④个案处理 ①基本接待
②协调沟通
③后勤支持 接待访客流程 ①公司客餐招待申请表
②电话记录簿 公务接待用餐制度 10 收文管理 收文要求及时传阅 签注 ①登记
②督办 收文流程 收文登记簿 收文程序 11 发文管理 发文要求使用公文文种,遵守行文规范,符合规定格式,由文员或各部门拟稿,办公室主任审核,总经理签发,规定发文字号、印刷份数和时限。 ①审核
②注发
③用印 ①拟稿
②校对
③印刷
④分发
⑤归档 发文流程 发文登记簿 发文程序 12 印章管理 各类印章必须由办公室负责申报和刻制,各部门启用印章时到办公室登记备案,停用印章交办公室封存。 ①审批日常文件,合同和其他公文用印
②公司印章以及支部、工会印章的保管 ①用印登记
②办公室印章保管 印章使用流程 印章使用登记表 印章管理制度 13 档案管理 涉及公司有关经营类、业务类、人事类文件、合同的保管与定期清理。 ①全面负责
②监督核实
③销毁批准
④审核借阅请求 ①复印、打印
②借阅登记
③档案分类、整理
④编制档案明细表
⑤合同台账登记 ①文档管理流程
②文档借阅(复印)流程 ①档案明细表
②合同登记表
档案管理制度 14 会议管理 集团、公司召开的各种会议的安排 ①统筹安排
②会务协调 ①编写会议计划表、通知
②会议准备
③会场安排
④后勤工作 会议流程 ①会议签到表簿
②会议记录簿
③公司月度、会议分项报告明细表 会议管理制度 15 就餐管理 凡在公司食堂用餐的人员必须遵守就餐管理,按时就餐、保持卫生、杜绝浪费。 ①全面负责
②监督检查 值班 食堂用餐花名册 食堂管理制度
食堂卫生标准 16 卫生管理 保证公司办公区、公共区、生活区公共卫生干净整洁。 ①全面负责
②监督检查 参与检查 ①办公区卫生检查评分表
②宿舍检查评分表 宿舍管理制度
寝室卫生标准 17 就寝管理 在公司住宿的人员必须按时就寝,夏季晚上不得超过11:30,冬季不得超过11:00。 ①全面负责
②监督检查 参与检查 住宿员工花名册 宿
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