贵州电力工程建设监理公司科技档案管理实施细则详解.docVIP

贵州电力工程建设监理公司 贵州电力工程建设监理公 司科技档案管理实施细则 贵州电力工程建设监理公司 二〇一一年十一月十五日 第一篇 科技档案归档管理办法 1 总 则 1.1 为保证监理文件的完整、准确、系统地收集归档，以利于档案信息的科学管理和开发利用，促进和服务于公司的发展与进步，指导档案管理业务工作，特制定本细则。 1.2 监理文件是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的有关质量控制、安全控制、进度控制、投资控制、合同变更等有价值的应当归档保存的文字材料、图纸、图表、声像、光盘、磁盘、数码照片等形式或载体的文件材料。 1.3 归档的监理档案不少于两套（根据业主的要求可作适当调整），一套由项目监理部移交给建设单位；一套移交给公司档案室保管，以便查阅。项目工程竣工后，项目监理部应在20天内将监理档案移交业主单位及公司档案室。在移交实体档案的同时，应移交与实体档案一致的电子文件材料。 1.4 公司科技档案工作遵照统一领导、统一制度原则。服从公司主管部门的领导，接受上级档案部门的检查。 1.5 工程项目监理档案归档应坚持“谁主办、谁形成、谁负责”的原则，工程部为负责监督形成档案的部门，督导各监理部按科技档案归档要求整理、立卷和归档，工程项目监理负责人同时也是本工程项目档案的负责人。档案室是档案资料的直接管理者，对监理资料进行指导、监督、检查、管理等工作；监理人员应该做好施工过程中形成的各种文件材料，保证监理文件的系统、完整。 1.6 编制依据 1.6.1 《企业档案工作规范》DA/T42—2009 1.6.2 《工程建设监理规范》GB50319-2000 1.6.3 《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328 1.6.4 电力工业企业档案分类(6～9大类)规则、《贵州电网公司档案管理制度汇编》、《科技档案归档文件指导目录》（贵州电网公司2007年5月）。 1.7 适用范围 本档案管理细则适用于贵州电力工程建设监理公司所监理的35kV及以上输变电工程、工民建工程和电厂工程。10kV及以下输变电工程参照《10kV及以下工程纸质文件档案管理办法》执行。 2 工程文件的立卷 2.1 立卷的原则和方法 2.1.1 原则 1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于文件的保管和利用。 2 一个建设工程由多个单位工程组成时。工程文件可按单位工程组卷。 2.1.2 方法 监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。如：××工程×标段监理工作总结（按单位工程）、××工程基础验评报告及记录（按分部工程）、××工程XX专业监理资料（按专业）等，但每卷不得少于20页。如所有监理资料不超过40mm的，也可全部组成一卷，按工程建设顺序，自然形成规律，保持文件之间的有机联系，将归档的文件材料按合理的基建程序排列归档。 2.1.3 要求 1 归档文件应为原件。案卷内文件材料必须准确反映工程建设的真实情况。文件材料内容正确、完整，签证手续完备。 2 案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸（传真纸），不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等，也可用计算机打印（签名不能打印）。 3 工程文件材料内容应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续齐全、完整、规范。该签名的必须亲笔签名，不能用计算机打印，也不能用印章代替，要签署法律效力的真名、全名，签名不易潦草难以辨认。签名需用碳素或蓝黑墨水书写，必须书写工整，字迹清晰。如有外单位形成不符合要求的书写材料，但又难以整改的，项目监理部应进行复印，将复印件附在原件后面。 4 案卷不宜过厚，一般不超过40㎜。同类材料数量较多的，可分成多个案卷，但每卷要分别拟写案卷封面，填写卷内目录、备考表。在案卷题名上注明第几分册。编制流水案卷号，不能有重复的档号。 5 文件装订前需剔除重份文件，去除铁钉、塑料、硬纸板等，一律采用三孔线装；不同载体的文件一般应分别组卷。 6 归档文件的文字材料幅面采用70g及以上的A4复印纸297×210mm（即A4）规格。小于标准的应用以上规格裱衬，文件右边和下边分别与白纸右边和下边靠齐。裱贴时，不可将文字、图表和数据盖没，签证意见写在装订线以外的应予粘贴补宽。大于标准的应折成A4大小。 7 各类记录表式必须符合规范要求，内容真实可靠，所填数据必须详细、准确、不得漏缺项。没有内容的项目斜杠（/），或盖“以下空白”、“此栏空白”章。 2.2 卷内文件的排列 管理性文件资料排列：批复在前请示在后，正文在前附件在后，汇总表在前原始表在后，文字材料在前，图表在后，结论性材料在前，依据性材料在后。技术文件材料排列按原形成规律排列。 2.3