采购管理细则(11.11修订版)详解.docVIP

采购管理细则 编制： 审核： 批准： 长沙佳利汽车有限公司 二〇一三年月  为流程规范与标准化，加强采购的监督管理，特制定本。 范围 本办法适用于公司原材料、产成品、半成品、委外加工产品，部分固定资产及部分办公用品、低值易耗品等的采购工作。 职责 生产管理部采购组：按制度编制和实施采购计划。 经营计划部：审核采购计划。 财务部：对采购价格及合同实施事前或事后审计；按制度支付货款。 质量审计部：货物质量验收；根据需要签订《质量协议》；监督采购管理体系的有效运行。 技术中心：根据需要签订《技术协议》。 综合管理部：执行员工考核。 内容 4.1 采购计划 常用生产辅料由仓储管理员负责按期集中提报《采购申请单》，由部门经理批准后交采购主管。 返工返修或车间临时需求物料，由车间班组长填报《采购申请单》，车间主任审核，经部门经理批准后交采购主管。 《采购申请单》必须明确填写：物料名称、物料型号、需求数量，并详细说明原因及用途，未明确需求数量和说明原因、用途的《采购申请单》，一律无效。 除部分临时小额（单价低于100元）物料的采购申请，可以先用描述性语言定义物料名称和型号外，其余所有采购申请必须在采购前就明确物料名称和型号。 已立项项目物资由项目组设计工程师提出，经项目总监审核，部门经理批准后交采购主管。 任何物资采购均须有书面的采购计划，特殊情况下，紧急临时采购可以先执行，但必须在2日内补齐采购计划。 基于现实情况，采购计划的编制按以下要求： 4.1.5.1临时采购（含低值易耗品、返工返修产品更换物料、辅助物料等）计划：由采购主管负责归口，并安排采购员采购；纸质《采购申请单》可以作为采购计划。 4.1.5.2项目产品采购计划：项目物资采购由采购代表（项目组成员）负责编制采购计划； 4.1.5.3非立项产品采购计划：非立项项目物资采购由采购主管指定专人负责。 采购计划应分产品或项目进行文件编号，临时采购计划单独编制。例如：洗扫车的采购计划编为XL55160TXSE401，即产品型号-日期+H流水号；临时采购计划编为L01，即LS+日期+H流水号。产品代号以经营计划部下达的产品生产计划为准。 采购计划必须经过主管审核、部门经理批准方能执行，技术部门、项目组下达的采购联络书可以直接作为采购计划执行。 4.1.10 采购计划必须包含以下基本信息（如下表）： 采购计划 出厂编号、项目代号或产品型号： 计划下达日期： 计划编号： 序号 名称 规格型号 计量单位 数量 计划到货日期 责任人 备注 需求 库存 实际采购 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 采购员必须严格按计划执行，如有问题应申请对采购计划实施变更。 每月10日前，临时采购计划应进行整理存档，并核实到货情况。 项目制产品或定型产品的采购计划必须在项目或订单完结后，对电子版及纸质版采购计划实施整理，分类并列目录清单移交至采购统计员处。项目或订单实施过程中采购计划由计划编制人负责分类保管。 项目或产品试制完结后，由采购计划编制人根据采购计划编制或修订《XXXX产品采购BOM表》。 项目制产品或定型产品的采购计划须在批准后、实施前抄送经营计划部、财务部各一份。对于临时采购，生产管理部、财务部组织定期检查或临时抽查，以确保采购过程合规。 采购合同及报审 4.2.1 采购合同必须在第一页右上角注明采购计划编号。 4.2.2 采购合同应尽量使用我司版本，对方不愿让步时，必须对合同条款进行严格审核。 4.2.3 合同文本必须条款如下： 货物名称、型号、数量，单价，发票类型，付款条件，质量保证金，验收标准，违约处理。标准合同文本见附件《采购合同》。 原则上，物料是否外协或外购，应由技术部门结合工艺、采购部门意见后确定。供方选择应按合格供方、潜在供方、新供方的顺序进行选择。 单价超过200元的外购件，应至少选择2家供方实施比较，综合考虑产品质量、价格、供方实力、付款条件、供货周期等，择优选择。 即使长期合作供方，如原材料价格有超过10%的变动时，或6个月未发生业务，再次采购时，也应进行多家供方比较。 比价过程及数据必须真实记录在《合同报审单》中，或作为附件，供后续审核参考，收集资料。 设计工程师在初期对外购件进行选型时，应及时通知采购代表参与商务谈判，采购代表须主动跟进先期介入的供方。 外协件应进行至少2家供方比较。 外协件的采购必须进行成本核算，以核算成本价格为依据进行谈判。 《技术协议》由技术中心责任工程师根据需要，负责与供方签订，责任采购员协助；《质量协议》由质量审计部根据需要，负责与供方签订，责任采购员协助