监控与评价介绍.ppt

控制职能概述 控制的含义。控制是管理的一种重要职能。管理中的控制职能是指管理者为保证实际工作与计划一致，有效实现目标而采取的一切行动。 控制的作用。 控制过程与控制条件 管理控制类型预先控制、同步控制和反馈控制。 三种控制类型的比较 控制过程 订立标准、搜集信息、测量比对、纠正偏差 控制的必备条件 ⑴控制标准 ⑵受控系统的相关信息 ⑶必要的权力 三种控制类型的比较 工作监控 工作监控是指管理者对其所负责的工作系统与活动开展所进行的资源配置、状态把握、过程监督，以保证目标实现的管理行为。 不同层次的管理者，都必须具备这种基本监控能力，这是其保证目标实现的关键性手段。 下面分别研究三种典型工作监控。 1、监控步骤 订立标准 搜集信息 测量比对 纠正偏差 订立标准 标准则是界定或标示这种预期状态属性或特征的指标。一般来讲，计划目标用作控制标准是较为理想的。 ⑴控制标准范围的确定 ⑵标准的表示形式 ⑶制定标准的方法 搜集信息 信息内容主要包括两大类： 一是计划目标或工作任务的相关信息，特别是目标所要求达到的标准、实施的重点与难点、所需条件等； 二是完成这一目标或工作任务所需配置的各种资源。 对资源配置的审核与调整是预先控制的重点，因此要着重搜集资源配置的有关信息 测量比对 搜集到所需信息后，管理者要依据计划标准，对目标任务的相关信息与资源配置以及环境等信息进行测量与分析，重点是两者的匹配程度。 纠正偏差 纠正偏差主要的手段是调整资源配置。 管理者要根据实际工作任务需要，及时、适度地对有关资源进行调整，以确保未来工作任务的顺利完成。但是，当前与资源不足，无法支撑任务的完成，或者外部环境等因素严重制约任务的完成时，就需要调整目标与任务。是纠正偏差的一种重要手段。 2、监控方法 预算的含义 预算的种类 现代预算的方法 制度规范执行与培训 预算的含义 预算是各类管理者最基本的一种控制工具 预算是根据计划目标和实施方案而筹划与确定资源的分配、使用以及相应行动预期结果的数字化形式。 预算的种类 ⑴收入与支出预算 ⑵时间、空间、材料及产品预算 ⑶资金预算，或称资产负债预算 ⑷现金预算 ⑸投资预算 现代预算的方法 ⑴弹性预算 ⑵程序性预算 ⑶零基预算 制度规范执行与培训 即严格执行一些例行工作的运作程序、工作标准，一些人员的行为规范、责任制度等，靠制度体系进行控制。 同时，对人员进行培训，使他们掌握组织规范，并全面提高其素质，也是有效控制的一种根本性举措。 3、监控要领 加强预测 在战略要点上控制 增加弹性 1、监控步骤 订立标准 搜集信息 测量比对 纠正偏差 2、监控方法 现场检查 资料统计 报告 3、监控要领 实行例外控制 控制关键因素 有计划地控制 适度控制 及时纠正 实行例外控制 （1）假定某些偏差的发生是预料之中的，只要活动是在允许的范围之内，那就可以将其看作是处于控制之中的。这些规定幅度内的偏差能通过预定政策加以调整，它不会危及到整个系统的行为。 （2）只有重大偏差，或没有处理它的预定规范，才应该由管理者处理。 （3）管理者要为下级明确提供能够用来处理次要偏差的原则、政策、程序、规范和措施，以保证他们有效、独立地解决那些例行问题。 （4）管理部门应对调整标准做好准备，以便根据情况的变化对过时的目标或规范加以修正。 控制关键因素 ⑴出现偏差的可能性大的因素 ⑵直接决定工作成效的重点因素 ⑶能使控制最有效又最经济的因素 有计划地控制 有效的控制不是在行动当时随机产生的，必须是预先安排、按计划行事的。 控制行动必须是有计划地进行。 特别是要提高控制的预先性。 管理者要特别重视预先控制；即使在同步控制和反馈控制中，也要充分注意预见性问题，要尽可能早地获得信息，发现偏差，并尽快纠正。 适度控制 受控系统处于绝对控制之下是不多见的。所谓有效控制，是指实际轨道围绕标准，在允许幅度内，上下均匀波动。所以，纠正不宜采取过于强烈的行动。 如果纠正偏差的力量，大于产生偏差的力量，将会造成新的偏差，形成大起大落的波动，反而不利于稳定状态的维持。同时，纠正行动也应是必要的，过多的、不适当的纠正行动也将会破坏系统的稳定状态。 因此，纠正行动要适可而止，恰倒好处。 及时纠正 为了提高纠正行动的效率和降低纠正行动的成本，就必须尽可能早、尽可能快地纠正偏差。 纠正不及时，将造成很多不必要的损失。 纠正行动的迟缓，将导致偏差的迅速扩大，必然造成严重的后果。 因此，纠正措施必须果断，纠正行动必须迅速。 4、控制过程中的行为反应与管理 对控制的不良反应 产生抵制的原因 控制过程中的行为管理 对控制的不良反应 ⑴被管理者个人对控制的抵制 ⑵群体对控制的抵制 ⑶强制控制的不良后果 产生抵制的原因 ⑴标准太严 ⑵测定不准确 ⑶厌恶纠正措施 ⑷管理