备件库管理系统使用注意事项.docVIP

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备件库管理系统使用注意事项

备件库管理系统使用说明及注意事项 备件库管理系统包括设备科子系统、备件库子系统两块组成,两者有一定的相关性,以下是软件的使用说明及注意事项。 0、索引 (1)设备科 [计划录入查询] 计划从开出到生效经过几道手续? 计划录入时,暂存和确定有什么区别? 计划中有的价格没有确定,但想提交其他项怎么办? 计划录入中的打印、打印2是怎么回事? 可以按照库存报警来开计划吗? 有同个物品不同厂家的情况录入不进两条记录,怎么办? 为什么我开了计划,但备件子系统查不到计划呢? [基础数据] 如何添加新的备件? 开计划时,发现其名称或型号图号不规范怎么办? 开计划时,找不到对应的供货商怎么办? [其他] 库存表中的“刷新”按钮的作用是什么? 我可以查询到备件库的什么数据? (1)备件库 [出入库] 保管员入库的工作流程是怎样的? 没有对应的备件编码怎么办? 如果单据开错了,怎么办? 会计如何调整入库金额? 怎么出现出入库失败? [月汇总和报表] “进销存”如何产生? 如果查询月进销存时发现入库金额出错可否直接更改? [年终盘存] 如何进行年终盘存操作? 一、设备科 设备科的主要功能是制定备件库(含五金库、配件库、技改库、油料库)的计划,并提交计划给经运办审核,审核通过的计划即可生效,为备件库使用。 此外,设备科具备备件库的库存、出入库纪录、报表等数据的查询功能。 (1)计划的开出和审核 计划的编号是自动顺序产生的,如无金库(W加上7位数字),允许用户修改计划编码,但最好依据系统自动产生的方式。一张计划的长度限定为20行,如规格、图号的长度过长,会打印时会自动占用到下一行,因此,实际上记录的行数=20行。 问题:计划从开出到生效经过几道手续? 答:录计划 - 若未录完,暂存 -录完,提交给经运办 -经运办审核通过,生效。 说明:计划若只是录入了一部分,但并不想提交给经运办,可选择“暂存”的方式,可以自己随意调出该计划,进行增删改操作,等到该计划录完,可以进行提交,提交经运办后,经运办才可对该批计划进行审核,审核可以修改数量、金额,并以审核后的数量、金额为准,但仍会保留设备科的原始计划纪录情况,审核后计划生效,可供备件库使用。 问题:计划录入时,暂存和确定有什么区别? 答:暂存并没有提交到经运办,还可以进行增删改操作,确定后,则提交给了经运办审核,自己不能再进行修改。 问题:计划中有的价格没有确定,但想提交其他项怎么办? 答:如果此时点击“确定”时,系统会要求删除无单价的纪录或转计划,选择“转计划”后,系统将自动将该批计划号中无单价的记录转到指定的新的计划中,此时便可以提交计划了。 问题:计划录入中的打印、打印2是怎么回事? 答:为提供用户方便,提供了两种打印方式:对内的厂内计划打印,对外的协商传真打印。“打印”必须要该批计划确定提交后方可进行;而“打印2”则可随时打印,将自动份厂家进行打印,而且只对某行画钩选项的纪录进行打印。 问题:可以按照库存报警来开计划吗? 答:可以,按“”按钮,将自动开开所有库存不足的物品列表,双击即可加载到计划中,要求库存准确,并且已经在库存明细表中设置好了“最小库存”值方才有效。 问题: 有同个物品不同厂家的情况录入不进两条记录,怎么办? 答:系统设置中规定一个计划不允许录入两个完全相同的备件,可以将另一个备件录入到下一个计划中来解决此问题。 问题:为什么我开了计划,但备件子系统查不到计划呢? 答:可能是该计划未经经运办审核,只有审核后的计划,仓库系统才可见。 (2)基础数据的维护 辅料类别、编码的维护,以及各子库不同供货商的维护都属于设备科维护的范围之内,下面是详细介绍: 问题:如何添加新的备件? 答: (a)确保该备件的大类小类已经存在,在“基础数据”-“库存分类设置”中进行添加。这里大类为2位,小类为三位。 选中所在所需插入子项的上一级目录再插入,如果插入大类,则选中“备件库()”,如果插入小类,则选中其对应的大类,再点击“插入”按钮。 在“插入子项”中填写名称,在“当前子项编码”中填写编码,请勿重复添加编码。 (b)在存在对应的大类小类后,方可添加该备件,在“基础数据”-“备件编码明细信息”中左侧的树结构中选中备件对应的小类,“添加”按钮自动有效,点击后,将自动增加一行,并产生对应编码(双击编码允许修改编码),只需添入各个对应信息项就可完成编码的添加了,并请进行“保存”操作。 问题:开计划时,发现其名称或型号图号不规范怎么办? 答:同样需要先在“基础数据”-“备件编码明细信息”找到对应项,直接进行修改,再“保存”即可。 问题:开计划时,找不到对应的供货商怎么办? 答:可在“基础数据”-“供货商基础信息”中进行添加,注意添加的时候,要选择正确的子仓库。 (3)其他 问题:库存表中的“刷新”按钮的作

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