备件库管理系统使用注意事项.docVIP

备件库管理系统使用说明及注意事项 备件库管理系统包括设备科子系统、备件库子系统两块组成，两者有一定的相关性，以下是软件的使用说明及注意事项。 0、索引 （1）设备科 [计划录入查询] 计划从开出到生效经过几道手续？ 计划录入时，暂存和确定有什么区别？ 计划中有的价格没有确定，但想提交其他项怎么办？ 计划录入中的打印、打印２是怎么回事？ 可以按照库存报警来开计划吗？ 有同个物品不同厂家的情况录入不进两条记录，怎么办？ 为什么我开了计划，但备件子系统查不到计划呢？ [基础数据] 如何添加新的备件？ 开计划时，发现其名称或型号图号不规范怎么办？ 开计划时，找不到对应的供货商怎么办？ [其他] 库存表中的“刷新”按钮的作用是什么？ 我可以查询到备件库的什么数据？ （1）备件库 [出入库] 保管员入库的工作流程是怎样的？ 没有对应的备件编码怎么办？ 如果单据开错了，怎么办？ 会计如何调整入库金额？ 怎么出现出入库失败？ [月汇总和报表] “进销存”如何产生？ 如果查询月进销存时发现入库金额出错可否直接更改？ [年终盘存] 如何进行年终盘存操作？ 一、设备科 设备科的主要功能是制定备件库（含五金库、配件库、技改库、油料库）的计划，并提交计划给经运办审核，审核通过的计划即可生效，为备件库使用。 此外，设备科具备备件库的库存、出入库纪录、报表等数据的查询功能。 （1）计划的开出和审核 计划的编号是自动顺序产生的，如无金库（W加上7位数字），允许用户修改计划编码，但最好依据系统自动产生的方式。一张计划的长度限定为20行，如规格、图号的长度过长，会打印时会自动占用到下一行，因此，实际上记录的行数=20行。 问题：计划从开出到生效经过几道手续？ 答：录计划 - 若未录完，暂存 -录完，提交给经运办 -经运办审核通过，生效。 说明：计划若只是录入了一部分，但并不想提交给经运办，可选择“暂存”的方式，可以自己随意调出该计划，进行增删改操作，等到该计划录完，可以进行提交，提交经运办后，经运办才可对该批计划进行审核，审核可以修改数量、金额，并以审核后的数量、金额为准，但仍会保留设备科的原始计划纪录情况，审核后计划生效，可供备件库使用。 问题：计划录入时，暂存和确定有什么区别？ 答：暂存并没有提交到经运办，还可以进行增删改操作，确定后，则提交给了经运办审核，自己不能再进行修改。 问题：计划中有的价格没有确定，但想提交其他项怎么办？ 答：如果此时点击“确定”时，系统会要求删除无单价的纪录或转计划，选择“转计划”后，系统将自动将该批计划号中无单价的记录转到指定的新的计划中，此时便可以提交计划了。 问题：计划录入中的打印、打印２是怎么回事？ 答：为提供用户方便，提供了两种打印方式：对内的厂内计划打印，对外的协商传真打印。“打印”必须要该批计划确定提交后方可进行；而“打印２”则可随时打印，将自动份厂家进行打印，而且只对某行画钩选项的纪录进行打印。 问题：可以按照库存报警来开计划吗？ 答：可以，按“”按钮，将自动开开所有库存不足的物品列表，双击即可加载到计划中，要求库存准确，并且已经在库存明细表中设置好了“最小库存”值方才有效。 问题： 有同个物品不同厂家的情况录入不进两条记录，怎么办？ 答：系统设置中规定一个计划不允许录入两个完全相同的备件，可以将另一个备件录入到下一个计划中来解决此问题。 问题：为什么我开了计划，但备件子系统查不到计划呢？ 答：可能是该计划未经经运办审核，只有审核后的计划，仓库系统才可见。 （2）基础数据的维护 辅料类别、编码的维护，以及各子库不同供货商的维护都属于设备科维护的范围之内，下面是详细介绍： 问题：如何添加新的备件？ 答： （a）确保该备件的大类小类已经存在，在“基础数据”-“库存分类设置”中进行添加。这里大类为2位，小类为三位。 选中所在所需插入子项的上一级目录再插入，如果插入大类，则选中“备件库（）”，如果插入小类，则选中其对应的大类，再点击“插入”按钮。 在“插入子项”中填写名称，在“当前子项编码”中填写编码，请勿重复添加编码。 （b）在存在对应的大类小类后，方可添加该备件，在“基础数据”-“备件编码明细信息”中左侧的树结构中选中备件对应的小类，“添加”按钮自动有效，点击后，将自动增加一行，并产生对应编码（双击编码允许修改编码），只需添入各个对应信息项就可完成编码的添加了，并请进行“保存”操作。 问题：开计划时，发现其名称或型号图号不规范怎么办？ 答：同样需要先在“基础数据”-“备件编码明细信息”找到对应项，直接进行修改，再“保存”即可。 问题：开计划时，找不到对应的供货商怎么办？ 答：可在“基础数据”-“供货商基础信息”中进行添加，注意添加的时候，要选择正确的子仓库。 （3）其他 问题：库存表中的“刷新”按钮的作