模块文秘文书处理技术方案.ppt

档案与信息管理 模块二:文书处理 教学目标 教学内容 项目1：现代企业、公司中的商务文书 企业秘书在办文工作中，主要应会处理商务文书（也有称财经文书）事务文书、礼仪文书和涉外文书。公司企业中各种文书的分类，如下表所示。 公司企业中各种文书的分类 1.公司企业中各种文书的具体处理方法 (1)收发文的处理 ① 事务性文书多是本部门、本单位的内部文书，所以在运转传递中，比其他文书要简单。像“市场预测报告”，虽然以“报告”为文种，只是秘书向直接领导、上司行文的一种形式。凡是秘书为领导、上司备供咨询和提供参考的，多是内部文书。 ② 商务、礼仪、涉外文书，只要是在行文范围上牵涉到外单位的，就有“收文”与“发文”的区别。只是这类文书，一般不讲究行文关系，不说“上行、下行”，多以“函”的方式传递（见下图）。 专人递送：路途不很远、事情比较急的，用专人递送。目前有不少公司与信誉好的专递公司签订协议，重要文书保证在1-2小时内送达。有的公司给秘书配车，重要的文书由秘书亲自送。 邮政递送：有的公司企业与邮政部门约定好，在送件的同时取件，秘书就要在规定的时间之前，办好一切事务性工作。 收文：是由秘书在每天早上把所有的收函 进行分类、登记，必要时要做“摘要卡”。“摘要 卡”在实际工作中是秘书为领导、上司迅速准确 地了解来函所做的。“摘要卡”没有固定的格式， 因单位不同，工作的具体内容不同，制成的格 式也不尽相同。“摘要卡”的主要内容应当有： 来文单位名称；来文主要内容；要求、商洽事 项；拟办意见和建议；领导、上司的意见和签 署；日期（来文日期、要求办毕时间）。 (2)中文函件处理的一些技术要求 中文函件如果处理不当可能影响正常工作的进行，应注意以下要求（见下图）。 (3)涉外公司企业中各种文书的管理 由于企业的行业、规范及经营类型不同， 因而形成的文件种类、内容也不同，这里只研究生产经营型的公司企业文书管理工作。 这类公司的文书有三类（见下图）。 外贸公司文书信函的特点（见下图） 项目2：现代企业、公司中的新型载体文书 新型载体文书是对采用非传统纸制材料制成的文书的统称。它们有的是记录在新型载体上的文书信息，有的是运用现代技术手段进行传输的文书信息，这里简单介绍几种： 1.音像文书 音像文书是指运用摄影、录音、摄像等技 术手段记录某一公务活动中形成的，或为完成 某项特定公务而制作的音像制品及其所附的文 字材料。其作用是可以为各级各类社会组织工 作的活动提供必要的依据和丰富的经验成果， 还可作为宣传教育的生动教材。 音像文书主要分为两类 2.光盘文书原理 光盘是一种在综合利用材料科学、工程光学、激光技术、计算机技术、自动控制技术及信息科学等多种科学技术的基础上发展起来的新型记录材料。光盘文书是指利用激光扫描将文件原件上的信息以数字的形式存储在光盘上的一种文件材料。光盘采用了光存储技术，通过电信号控制激光发生器发出的高能量激光束，使光存储介质中的局部被照射点的光学参数发生物理、化学变化，从而完成信息的读写处理。 4.电信文书 电信文书是指通过电信方式传输的文件。所谓电信方式，即利用电信号发出和接收信息的通信方式，分为有线和无线两大类。公务文书是一种信息，所以凡是可以用来传输信息的各种技术手段也常常被用来传输公务文书。电信文书通常是指电话、电报、电传传输的文件和传真文件、电子邮件等。 (1) 电话 是一种利用电信号传声，使异地人们之间得以互相交谈的通信装置，在现代社会中应用极为广泛。作为文件的传输方式之一，电话适用于传输知照性文件或内容简短、要求迅速传递的文件。 (2)电报 是用电信号传输文字的一种通信方式,即将文字转换成电码，通过电信号传给远方，收报方将收到的电码还原成文字，从而达到通信的目的。电报是最早用于文件传输的电信方式，由此形成了电报文书 。 (3)传真文书 传真，国际上常用“Fax”表示，是利用光电效应，通过无线或有线装置传送静止图文信息的通信方式。传真文书即通过传真机传递的载有图文信息的文件材料。利用传真方式传输文件，特点是保持原来文书的格式、样式，加快文书传输速度，有助于扩大社会组织的通信渠道，提高工作效率，加快办公自动化步伐。 (4)电子文书 电子文书是指借助电子计算机生成、传输和处理的文书。随着计算机技术、现代通讯技术、网络技术等高新技术的迅猛发展，电子文书在现代办公环境中异军突起，其高效、快捷等诸多优势日益显现出来，成为文件家族中生机勃勃的新成员。 电子文书生成于计算机环境当中。它具有以下两个特点： 项