文秘-公文知识概述.ppt

公 文 知 识 讲 座 2010年8月13日 公文的概念 行政机关的公文（包括电报），是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 行政机关公文的性质决定了其在公务活动中的地位和作用，由此也决定了公文质量的好坏，在一定程度上代表着机关的水平，影响着机关的形象，关系着机关的运转。 一、关于公文内容格式中应注意的问题 行政机关公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。 其中置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首； 置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体； 置于主题词以下的各要素统称为版记。 （一）文头中应注意的问题。 国家行政机关正式公文的文头一般由文件名称、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度等组成。占文件首页的三分之一到五分之二，用横隔线与正文分开。 1．发文机关标识中应注意的问题。 发文机关标识即通常所称的“红头”，它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定。 2．发文字号中应注意的问题。 发文字号，由发文机关代字、年号和该年度的发文序号组成，位于文件名称之下、横隔线之上的正中位置（函的发文字号标注在标题的右上方）。两个以上机关联合行文，只标明主办机关的发文字号。发文字号主要是为文件的登记、交办、引用、检索提供方便，便于收文机关与发文机关进行联系。 3．签发人标识应注意的问题。 签发人标识仅是在上行文中出现。在上报的公文中标识签发人姓名，主要目的是让上级机关了解下级单位谁对上报事项负责。 4．秘密等级、紧急程度标识中应注意的问题。 秘密等级、紧急程度，应视文件内容需要从上至下依次标注在文件名称的右上角。秘密等级依次分为“秘密”、“机密”、“绝密”三种，机密、绝密文件应标注份号；紧急程度分为“急件”、“特急件”。电报紧急程度分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 （二）公文主体部分中应注意的问题。 公文的主体部分，也就是我们常说的正文部分，一般包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关等。 1．标题书写。 公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称、内容提要和文种三部分组成。如《成都市人民政府关于加强城市综合管理的通知》，其中“成都市人民政府”是发文机关，“加强城市综合管理”是内容提要，“通知”是文种。 联合行文标题的简化 对三个以上单位联合行文，由于发文单位多，标题可能很长，可采用两个办法使标题简化一些：一是使用各发文单位的规范化简称，如《市物价局市经济委员会市发展和改革委员会成都电业局关于征收电网地方附加费的请示》可简写为《市物价局市经委市发改委成都电业局关于征收电网地方附加费的请示》；二是使用概括法，将标题改写为《市物价局等４部门关于征收电网地方附加费的请示》。 2．主送机关的书写。 主送机关，是指收受、办理文件的单位。俗称“抬头”。除“公告”、“通告”以外，正式公文一般都应标明主送机关。主送机关一般在标题之下，正文之上左端顶格位置书写。 主送机关的选定 准确选定公文的主送机关，是文件发出能否得到及时处理的关键。在工作中要根据对方单位的职责分工和工作需要来确定主送文件。既要防止错送、漏送，致使工作脱节；也要防止撒大网式的滥送，造成人力、物力和时间的浪费。 3．正文写作。 常见的问题有： 一是公文引文不规范。 二是常用提法不规范。 三是日期使用不规范。 四是公文层次不规范。 五是文字表述不规范。 一是公文的引文不规范。 引用公文时要先引标题，后引发文字号，比如要引用成府发〔2009〕18号文，应这样引：“成都市人民政府《关于印发〈成都市依法行政第二个五年规划（2009—2013）〉的通知》（成府发〔2009〕18号）。若用（成府发〔2009〕18号）成都市人民政府《关于印发〈成都市依法行政第二个五年规划（2009—2013）〉的通知》，把文号放在前，标题放在后，就是不规范的引文。 二是引用常用提法不规范。 比如，在引用“两枢纽、三中心、四基地”、“推进城乡规划、产业发展、基础设施、公共服务、市场体制、管理体制‘六个一体化’”，“带头推进‘两个加快’，切实做到‘五个走在前头’”等一些常用提法方面还不规范。 又比如，至今还有个别单位在引用城乡统筹、“四位一体”科学发展总体战略时，写成：统筹城乡、“四位一体”科学发展。等等。 三是日期使用不规范。 在公文文内，日期应使用阿拉伯数字，年、月、日书写要完整规范。比如今天，就应写为“2010年8月13日”，若用“2010.8.13”或“10年8月13日”，就是不规范的表述。此外，文件中如“今年”、“明年”、“上月”、“下月”、“今天”、“明天”等，都是不规范的表