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有 效 时 间 管 理 亢连云 2011-8-9 时间管理——时间概述 一、时间管理的必要性（案例：羚羊和狮子 冠军和亚军） 二、时间管理的内涵 1、时间管理 在日常生活中始终如一、有的放矢地使用行之有效的方法，组织管理好自己生活的方方面面，最有意义、最大限度地利用自己所拥有的时间，这就是时间管理。 2．主管在时间管理中存在的误区 很多主管在时间管理上普遍存在以下一些认识误区：  宁愿去做事情，而不是去做正确的事；  宁愿去解决问题，而不是有创意地去选择解决方法；  宁愿去保持原来的做法和手段，而不是去优化、优选工作的流程和方法；  宁愿去被动地执行服从和遵守职务，而不是主动积极地进行创新和求得最佳的结果；  宁愿去节约成本，而不愿意主动地增加利润，尤其是在投资理财的观念方面，国人习惯开源节流，但实际是比较喜欢节流，比较喜欢勤俭节约，而忽视要去更多地增加收入 3、传统时间观念的理念 强调时间的重要 强调时间流失的速度 强调时间管理的计划性 时间管理——四个发展 时间管理——三大观念 1．时间观念：1小时与3年的关系 2．效率观念：速度能使石头漂起来 3．效能观念：始终不偏离终极目标和结果，与人生奋斗方向相吻合 效率是代表“快”，效能代表“多、快、好、省”，即数量多、速度快、结果好、品质高、成本节约，也就是说，仅仅速度快不行，还要方向正确、结果良好、效果明显、成本又低，所以效能的概念始终不偏离终极目标和结果。在时间管理中，时间的效能和人生的奋斗方向和企业的终极目标要相吻合。 效率与效能的关系犹如价格和性价比，效率就好比价格，而效能好比是性价比 时间管理——四个发展历程 1．第一代：时间增加和备忘录 2．第二代：工作计划和时间表 3．第三代：排列优先顺序以追求效率 4．第四代：以重要性为导向，价值导向，目标导向，结果导向 时间管理——六个概念 时间管理——损失和耗时分析 时间损失分析 设定目标方面的时间损失； 制定计划方面的时间损失； 做出决定方面的时间损失； 在工作组织方面的时间损失； 工作开始时的时间损失； 每日安排上的时间损失； 在信息和沟通方面的时间损 失。 耗时因素分析 1．外在因素 2．内在因素  电话干扰； 计划欠妥； 不速之客； 事必躬亲； 沟通不良； 条理不清 资料不全； 欠缺自律 文件复杂； 无力拒绝 工作搁置等。 做事拖延等。 有形无形的浪费 1、有形的浪费：开小差，资源不足，电话，程序繁琐、间断、等待 2、无形的浪费：计划不周、不懂说“不”、拖延、不懂授权、不分轻重缓急 时间管理——提高个人成效的方法 一、效能管理法 （一）象限时间管理法的分类 时间管理——提高个人成效的方法 一、效能管理法 （二）象限时间管理法四类事件的分析 1．A类突发事件出现的原因 A类突发事件一般都是因为B类事件的处理存在问题导致的，而影响B类事件完成的原因则是由于C类事件遮住了管理者的眼睛，使得管理者忽略了B类事件，却花了很多精力去处理C类事件了，结果B类事件会慢慢变成A类事件。 2、避免B类事件转化为A类事件的方法  压缩：将事件的核心完成，或简化完成该事件的步骤。  替代：寻找到比此事件更重要或紧急的事件，或以更有成效的事件代替该事件，从而使得时间利用率更高。  授权：将事件的处理权授予他人，由他人代为处理。  先做：在第三代事件管理中，先做A类突发事件；在第四代时间管理中，只依照重要性来区分所有事件，因此先做B类重要事件。总之，最重要的应该最先来处理。  舍弃：对部分事件，如果其重要程度和紧急程度都不高，则可以将之舍弃，以更多的时间来完成其他工作。  增加：对重要事件，要增加完成时间，增加工作量来全力以赴地完成，以使该类事件的处理更加完美。  改进：改进部分事件的性质，尤其需要将A类事件改成B类事件。  杜绝：突发事件不能杜绝，重要事件也不能杜绝，紧急事件一般也无法杜绝，因此，对不重要且不紧急的事件要进行杜绝。  确保：确保重要事件能保质保量地按时完成。  聚焦：安排专门的时间段，集中精力聚焦重要事件的处理。  少做：不重要事件要尽力避免。  不做：对不重要不紧急的事件可以采取不予理睬的办法，甚至以牺牲部分利益为代价而放弃处理这些事件，以换取处理其他事件的时间 时间管理——提高个人成效的方法 3．艾森豪威尔将军的时间管理原则 时间