如何写好邮件,为职场生存加分介绍.pptx

关于内部邮件的艺术;Company Logo;你写信时愤怒么？请先存为草稿，1小时后重新打开再决定是否发出~;二、如何发送邮件;需要转发的情况： 邮件内容未到达应收者 邮件内容值得共享;三、如何撰写邮件;完整的电子邮件包括四部分内容;三、如何撰写邮件;俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好处的，即便邮件中有些地方表达欠妥，对方也能平静的看待。注意以下两点： 恰当地称呼收件者，拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。 Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。 ;1.正文内容包含：收件人的称呼、正文内容、结束签名 如果邮件正文主要在一个附件里，那么邮件正文中应该用简单的文字描述附件的中心思想，这有利于以后邮件的查找，当然一定要记得添加附件。 2.Email正文要简明扼要，行文通顺。 若对方不认识你，第一件事应当简洁扼要表明身份以示对对方的尊重，同时为了收件人能够顺利地理解邮件来意。 如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 3. 注意Email的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 ;三、如何撰写邮件;每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。 签名信息不宜过多 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。 ? 引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。 不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。 ;1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件 2. 附件文件最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。 3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件 5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。;1. 及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。 如果事情复杂，无法及时确切回复，应该及时的回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。 2. 进行针对性回复 当回复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。 3. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼。 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。 4. 主动控制邮件的来往 为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。 5.区分reply和reply all 如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了 如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情 。 如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有??的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。 ;其他注意事