外企秘书实务教程解读.ppt

第十二章 会 务 工 作 第一节 会前的筹备工作 一、会议计划 二、会议地点 三、会议通知 四、会场布置 五、会场布局 秘书要根据会场的大小和会议的目的，选择适宜的桌椅及摆放方式。桌椅的摆放方式有以下几种： 1.圆桌形 2.“口”字形 3.“C”字形或“V”字形 4.教室形 六、会议资料七、会议用具 八、检查设备 会场内设备主要包括：灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备。 九、注意事项 第二节 会中服务工作 一、会前检查 室内温度、通风换气设备、照明采光设备、扩音设备、桌子、椅子、窗帘等。 二、会议签到 三、会议服务 会议期间，秘书的主要工作是传接电话、作会议记录、协助有关工作人员调整扩音设备、给代表送饮料等。 四、会议记录 第三节 会后扫尾工作 一、清理会场 二、整理会议文件 1.文件收集范围 2.录音录像资料整理 三、会议纪要 会议纪要有以下三点要求： 1.实事求是，忠于会议实际。 2.内容去芜取菁，提炼归纳。 3.条理清