项目4日常事务管理1-电话、印信.pptVIP

项目4 日常事务管理（1）电话事务、印信事务 冼嘉欣 一、电话事务 情境模拟 你作为我系的办公室主任，这天，你要打电话给顺德职业技术学院经济管理系系主任陈一，商量去他们那儿参观学习一事。但接电话的是他们系的办公室主任陈二。 找两个同学模拟以上情境 二、印信管理 * 3、印章的样式 印章的样式一般由以下几大部分构成 （1）印章的质料 （2）印章的形状 （3）印文 （5）尺寸规格 （4）图案 * * （1）印章的刻制与启用 印章的刻制 刻制印章是印章管理工作的一个首要环节，必须严格执行国家的有关规定。 无论刻制哪一级单位的印章，都要有上一级主管单位的正式公文。然后到公安部门登记，再由公安部门指定刻字单位刻制。 印章的颁发与启用 印章启用前的准备: 选定印章的 启用时间 提前向有关单位 发出正式启用的 通知并附上印模 填写“印模卡” 一式两份 在印章启用通知所规定 的生效日之前，所刻印 章不得使用 4、印章的管理 * * 上级正式机关的批准 制发单位开具公函 附章样到公安 部门办理登记 公安部门指 定刻制单位 刻制印章 选定启用时间 发出附印 样的通知 双人同行取回印章 拆封检验 专人保管 * * 专人负责 应选择事业心、责任心强的人保管印章，不准随意更换公章管理人员或将公章交与他人管理。一般情况下，印章的保管者也是具体用印者。 确保安全 印章应选择安全保险的地方存放和保管，如机要室或办公室的保险箱内。如存放在办公桌的抽屉里，则应当装配牢固的锁，随用、随取、随锁。不能在办公室以外地方用印。 （2）印章的保管 * * * 防止污损 使用印章要注意轻取轻放，避免破损。同时要注意经常洗刷，防止印泥和其他脏物将刻痕填塞。要保持图案和印文的清晰。 * （3）印章的使用程序 申请 填写用印申请单 专人审 核签名 用印 登记 申请用印 各级机关企事业单位都应制定印章的使用规定。原则上，使用机关或单位的印章，要由本机关或单位的领导人审核签字。但为了方便工作，对于一些一般性事务的用印，企业的领导也可授权部门负责人或印章管理人员审签。 * * 秘书用印前，必须认真审核用印内容，明确了解用印的内容和目的，确认符合用印的手续后，在用印登记簿上逐项登记，方可用印 ，不能在空白凭证上用印。 监督用印 * * 用印登记 顺序号 用印日期 文件标题 发往机关 份数 用印人 批准人 备注 * * 正确用印 印章盖在文末落款处，文件成文日期的上方，应上不压正文，下要“骑年盖月”，印中文字要端正、清晰，不得模糊歪斜。带有存根的公函、介绍信等用印时，除在规定处用印外，还应加盖“骑缝章”，即印章盖在正本和存根连接处的骑缝线上，以备查考。 * * 骑边章 * 印章的停用，应发出停用印章通知书，告知正式停用日期。并清查被停用印章，及时办理停用印章的登记、上交、清退、处理、销毁等工作。 单位公章可根据上级主管机关的意见上交、保存或销毁； 领导个人的签名章、私章等可退还给本人，可办理交接手续。 原有印章停用而使用新印章的，可随新印章启用文件一并发出通知，并附新、旧印章的印模样式和说明文字。 印章停用 * * * 印章的应用应注意的事项 要求 具体内容 管理印章要有制度 使用印章要慎重 要有批准手续，并进行登记。登记项目有用章日期、用章单位、用章经手人、用章事由、用章批准人、用章印数等 使用印章事前认真检查 看手续是否齐全，材料是否完备，对不合法和不合手续的可以提出异议，甚至拒绝用印 盖章位置准确 要印在文件日期上方，做到上不压正文、下要骑年盖月，印文字迹要端正清晰 印章必须妥善保管 须放在安全可靠的地方，或保险柜中，或抽屉中，并随时上锁。节假日须加贴封条，以防被盗。如发现被盗，要马上报案，并迅速通报有关方面 对什么情况下用公章，什么情况下用专用章，什么情况下用负责人印章都要有明确规定，并且责成专人管理和使用，未经上级批准，任何人不得管理和使用印章 情 景 导 入 红光公司的员工张某找到建雄公司经理助理王某，称他有—笔好买卖，但他是个人，不如公司签合同方便，想借用建雄公司的名义，让王某给他出具一张建雄公司的业务介绍信，等合同签完后就还给建雄公司，并给王某一万元报酬，王某应允后，张某利用从建雄公司借用的业务介绍信及印章，以建雄公司业务经理的身份和建雄公司的名义与大华公司签订了一份钢材购销合同，