强化基础、突出重点,建设符合时代特征的档案资源体系.pptVIP

强化基础 突出重点 建立符合时代特征的档案资源体系 南昌工程学院档案馆 程巧 2013-5 兼职档案员职责 1、做好文书管理工作，根据本部门不同种类文件材料形成的特征合理分类保存，保持文件之间的有机联系，便于利用和立卷归档； 2、按照学校档案归档范围做好平时立卷，负责本部门文件材料的形成、积累、保管、整理和归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统； 3、主动接受档案室业务指导和督促检查，确保归档案卷质量，按规定时间向档案室移交档案并办理移交手续； 4、协助学校档案室开展好档案工作，积极向档案室反映广大师生员工对档案工作的意见和要求，研究改进档案工作。 ——摘自南工办发[2010]3号 我校档案管理的相关制度 南昌工程学院档案管理办法（南工字[2006]36号） 南昌工程学院文件材料归档范围及保管期限表（南工办发[2008]2号） 南昌工程学院档案实体分类方案和档号编制原则（南工办发[2008]2号） 南昌工程学院文件材料归档办法（南工发[2012]2号） 南昌工程学院关于教学类档案管理的暂行规定（南工教字[2004]13号） 中共南昌工程学院委员会党建档案管理规定（南工组字[2007]2号） 南昌工程学院关于建立处级领导干部廉政档案的暂行办法（南工党字[2007]42号） 南昌工程学院学生档案管理办法（南工学字[2004]122号） 档案资源体系 文书档案（红头文件、总结、计划、简报、调研报告、往来函件、工作规范、会议材料等）* 电子档案（文书档案的电子源本、数字化的副本、课件、网站、数据库、程序、设计文件、照片、录音、录像、网络教学视频、优秀论文等） 科技档案（基建、产品、科研档案） 专业档案（学籍档案、财会档案等） 声像档案（以纸质照片、录音带、录像带等磁性或银盐载体为表现形式） 实物档案（奖杯、奖状、题词、交换礼品等纪念性、荣誉性实物） 培训要点 1、纸质文书的归档管理 2、电子文件的归档管理 3、档案管理软件的使用 1、纸质文件材料的归档管理 1.1 基本术语 1.2 文件材料的日常管理 1.3 归档制度 1.4 归档程序 1.1 基本术语 归档：将已经办理完毕，具有保存价值的文件材料，经过科学的整理，定期向档案管理部门移交集中统一保管的工作。 卷、件：档案整理的两个基本单位，分别代表传统的整理方法和新型的简化整理方法。 归档制度：用以约束归档时间、归档范围、归档质量的法定制度。 1.2、文件材料的日常管理 日常管理工作的主要内容： 重点盯防，防止流失 文件登记造册 简单分类管理 文件借还控制 文件集中保管 文件形成者和兼职档案员在日常管理中的角色 文件形成者要有形成和保存意识 兼职档案员要有归档及移交意识 文件日常管理的方法 预立卷：这是归档前将文件材料按类目分盒/卷存放的一个程序。它是办公室工作的一个重要工作方法，也是文件归档管理的一个重要阶段。 预立卷方法 按档案类别分盒 按职能业务分盒 按党政事务分盒 按文件来源分盒 预立卷的管理优势 随办随归，避免遗忘和混乱 经办人即责任人，了解因果原委，来龙去脉 文件日常管理的要点 注意各渠道收集 注意进行合理分类 注意文件间内在联系 注意文件的完整性 1.3、归档制度 归档范围：外单位重要来文、本单位发文、工作计划、总结、简报、报表、出版物、大事记、重要规章制度、调研考察报告、重大事件或重大活动材料、重要会议资料等。根据《南昌工程学院文件材料归档范围及保密期限表》执行。 不归档范围：不须办理、重份的、未生效的、不须执行、普发参阅性文件。 归档时间：文书类档案6月，科技档案档案在项目结束后，专业档案可根据情况需要在本部门暂存以利于工作。 归档要求：科学分类、区分不同价值、组件完整、科学整理（卷、件） 归档工作体系 1.4 归档程序 归档是文书处理工作的法定程序，是文件材料日常管理工作的升华，专业性更强。 归档的两种方式 卷：收集?分类?鉴定?组卷?分卷?卷内文件排列?撰写题名?编制页码?赋予档号?编定《案卷目录》《卷内文件目录》?填写案卷封面、备考表?去金属物并装订?装盒?盒面要素填写? 件：收集?分类?鉴定?组件?排列?装订?盖归档章?编制《归档文件目录》?装盒 2、电子文件的归档管理 2.1 基本术语 2.2 电子文件的特点 2.2 电子文件的日常管理 2.3 电子文件的归档整理 2.4 电子文件的移交 2.1 基本术语 电子文件与电子档案：电子文件是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。电子文件分为文书类、声像类、科技类、专门类电子档案。电子文件归档后称为电子档案 逻辑归档与物理归档：逻辑归档是指不改变电子文件存储路径，把电子文件的管理权限移交给档案管理部门；物理归档指脱机移交。 版式文档：将文字、图