文件控制程序剖析.ppt

4.7文件的归档 1.体系部是公司文件归档部门，负责编制公司《受控文件清单》并监控各部门文件管理工作； 2. 体系部在公司服务器指定位置建立“文件库”，文件库下设各部门“分文件库”，用于保存各部门最新文件的电子版； 3. 文件包括记录表格生效后，文件归口管理部门兼职文件管理员将文件转换为PDF档放置在各部门“分文件库”中存档。归档工作随时进行，保证电子文档有效； 4. 各部门编制本部门的《受控文件清单》，外来受控文件也应包括在内。《受控文件清单》的内容应及时更新，可以识别出文件的现行状态。 4.8外来文件的使用和管理 1. 在实际工作需要直接将外来文件作为工作指导文件使用或在内部文件中引用外来文件时，需要将外来文件交体系部统一编号，列入《受控文件清单》，并加盖“受控文件”章。若仅仅将外来文件作为参考使用，则无需以上受控过程； 2. 各部门根据工作内容及时识别外来文件的有效版本，及时更新，保证使用或引用的外来文件为最新版本 3. 各部门在接收到最新版本的外来文件后，文件管理员将文件转换为PDF档放置在各部门“分文件库”中存档。归档工作随时进行，保证电子文档有效； 5.相关记录/文件 1.记录 THA-MR-TX-007《受控文件清单》 THA-MR-TX-008《文件发放/回收登记表》 THA-MR-TX-009《文件更改记录》 THA-MR-TX-012《文件/记录销毁审