Excel2007中的数据有效性功能.docVIP

Excel 2007的数据有效性功能可以让你实现指定所输入单元格值规则的目标。例如，你想要将所输入的值限制在1至10的整数，如果你输入一个无效的值，则会显示出一个信息对话框，它会提示你输入了无效的值。 使用数据有效性功能有一点必须注意，那就是当你将一个没有使用数据有效性功能的单元格复制到一个使用了数据有效性功能的单元格中时，则后者将会被前者覆盖，数据有效性规则将被删除，即单元格接受了复制过来的数据。那么如何指定数据有效性标准呢？我以上面的例子来解释。首先选中“请输入一个1到10的整数:”右边的单元格，在“数据”选项卡的“数据工具”组中选择“数据有效性”命令。Excel将显示出数据有效性对话框。再选择“设置”选项卡，从允许下拉框中选择整数，在最小值和最大值的空白栏上分别输入1和10。再选择“出错警告”选项卡，在样式下拉框中选择停止，再输入标题和错误信息，点击确定，就完成了指定规则。数据有效性功能中还有一个命令也是很有用的，那就是圈释无效数据。若你选择了此命令，Excel会将无效的数据用红色的圈圈起来，当你把无效的数据更正了，这个圈就消失了。打开这个功能的方法为：在“数据”选项卡的“数据工具”组中选择“圈释无效数据”命令。如下图所示，我将所有小于30或大于150的整数圈出来，方法很简单，你可以自己试试看。 在Excel 2007中，数据有效性功能除了能够规范输入值外，它还有一个主要用途就是在单元格里创建下拉列表，这也是被运用最多的一个功能。在单元格里创建下拉列表的方法为：1.在一个单独行或者单独列中输入下拉列表的各项内容，这些内容是包含在下拉列表中的。2.选中包含下拉列表的单元格，在“数据”选项卡的“数据工具”组中选择“数据有效性”命令，打开数据有效性对话框。3. 在“设置”选项卡中，从“允许”下拉框中选择序列，在“来源”框中选择之前要放入下拉列表的各项内容，点击“确定”。 另外，如果你的列表内容比较少，你也可以直接在“设置”对话框里的“来源”框中输入，每一项之间用英文状态下的逗号隔开。还有一点要注意的是，所输入的下拉列表的内容必须与下拉列表在同一个工作表内，如果不在同一个工作表内，你必须对所输入内容的区域命名，并在“来源”框中使用这个名称。例如，我将上图中列表的各项内容放在工作表2中，并对这个区域进行命名。其命名方式为：选择“公式”选项卡中“定义的名称”组的“定义名称”命令，在“名称”框中输入“爱好”，点击“确定”。再回到工作表1中，选中单元格，点击“数据有效性”命令，选择“序列”，再在“来源”框中输入“＝爱好”，点击“确定”，则该下拉列表就完成了在上面的例子中，你会觉得数据有效性很直接并易于使用，但当你使用公式来运用数据有效性功能时，它才会真正表现其特征。这里所说的公式必须是逻辑型的公式，即返回的值是真或假。当公式运算结果为真时，这个数据才是有效的。如果公式运算结果为假时，则会出现提示信息框。在数据有效性中使用公式的方法为：选中单元格或区域，点击“数据有效性”命令，选择“自定义”，再在“公式”框中输入包含单元格引用的公式，点击“确定”。下面我举几个例子来说明。例如，我想要A1单元格里的值只能是文本形式，如上面的方法，在“公式”框中输入“=ISTEXT(A1)”就可以了。 再例如，我想要A1:B6中所输入的值不能重复，还是同上面的方法，我只要在“公式”框中输入公式“＝COUNTIF($A$1:$B$6,A1)=1”。“＝1”表示如果值相等则返回真，注意上前者为绝对引用，即表示A1至B6中的每个实际的值。 通过以上两个例子你就知道如何运用公式来使用数据有效性功能了，这也正是Excel 2007中数据有效性功能的强大之处。