校跨部门沟通与协作件.ppt

高校跨部门沟通与协作 C 围绕一个重点：用学校战略凝聚共识 10% 5% 25% 战略目标 部门目标 个人目标 项目目标 善用两条管道：正式与非正式管道 搭建跨部门沟通的桥梁 表单 接口人 特别通道 申诉通道 沟通面对面 定期的会议 内网 联谊 监督者 小轮岗 通讯设备 学校文化活动 我发现：比较好的自下而上的沟通机制和渠道 思考：我们应该建立什么样的沟通渠道。 梳理模糊地带 部 门 职 能 职能要项 职能描述 模糊部分重点说明 示例：人力与非人 分享：两个人都管，集体免责 分享：三不管地带 开好跨部门高效会议 今年是学校的管理创新年，学校相关领导召开主题研讨会议，请各相关人员发言： 教务处副处长 我觉得非常好，赞同学校管理创新的决策。（主持人问到具体措施，表示要回去请示处长） 科研处长 表示创新要首先创新思维与机制-- 财务处长 人比较直率，没等科研处长说完，即坦言我们处也有开展过相关的研讨，介绍财务处的具体做法； 后勤处长 听后，提出了3个问题（主要是疑问），表示创新方向是对的，但如何创新，怎么创新要有具体的计划-- 人事处长 把目光投向相关领导，看到眉头紧锁 问题：这次学校跨部门沟通会议问题在哪里，应该怎样开？ 会议是跨部门沟通与协调的基本路径。然而，许多学校的会议却要么成为表功会，或者成了批斗会，还有成了胡扯会。却很少成为解决问题的会。大家为什么喜欢开会？原来开会是一种瘾，不开难过，体现了一种权威和表现欲，是一种非常兴奋和自我满足的感觉。 开会的通病：没有明确目标与程序/没有准备，主管失控/盲从或淡然/无人负责也无人追踪/太多人参加 如何改进跨部门会议？ ——必须参加与随意参加两种。 主席 导言 观察员 （必须） （随意） ① 谁参加？ 会议增效的关键七步 ——“主席”、“导言人”与“观察员”共同主持 “主席”为校办主任，“导言人”为教务处处长，“观察员”为副校长或校长 主席的桌子要故意坐高一点，底下有垫脚，意思是主席是维持秩序的人。 “观察员”大部分时间都在沉默，发生问题大家争执不下才讲话。 只有这样，校长可以：不用那么劳碌，可以训练下属讲话，明确谁为谁工作。 ② 谁主持？ Placeholder-presentation title | 6 April, 2006 Page * of 12 ③ 谁控制？——“主席”控制秩序，“导言人”控制时间，“观察员”控制全场 ④ 谁先发言？——“由下而上”和“由外而内”可以鼓励意见 ⑤ 谁负责与谁跟踪？——这两件事散会前如果没有答案，就是“召集人”的事。没有负责和跟踪的人，没有解决的方法，门都不准打开。否则这种会这个月不准开第二次。 ⑥ 谁在浪费时间？——资料应在开会前发给各人阅读，一进到会场是直接讨论或表决。 ⑦ 谁结论？——没有更好的方法，就用“主持人”的方法（导言人——主席——观察员） 讲一大堆废话，乱七八糟发言，主席不晓得在干什么，没有人控制时间均是浪费时间的表现。 余世维关于沟通三原则 提升四种能力 如何说？说话=编码 ① 技巧： （店员主动致歉说没有该产品；小孩考试不合格，但却巧妙地向母亲说还有26人比他差） ② 态度： 态度其实是沟通的一种筹码，如果你很强大，你的态度一定很强硬；如果你力量不强，或证据不足，你的态度就会立刻软化。 ③ 知识： 把东西讲给别人听的时候，要考虑对方对这个东西理不理解，具不具备这方面的知识。 ④ 社会文化背景： 要多注意其他地方的风土人情。如中国人的酒文化与其他国家的不同 Placeholder-presentation title | 6 April, 2006 Page * of 12 说话习惯自测 如何听？听话=解码 如何做？恰如其分、恰到好处 关系 年龄 兴趣 性格 脾气 性别 爱好 * 高校跨部门沟通与协调 游戏的感悟与启示 归因 （1）不同人有不同思维方式； （2）每个人社会背景不同； （3）每个人文化背景也不同； （4）每个人观念不一样； （5）每个人习惯不同。 启示 A 与人沟通或交往时，如果能换位思考问题，能站到对方立场上想问题，则你很容易和对方达成共识； B 如果双方的感受能使彼此感同身受的话，则沟通是成功的； C 当一件事不能用语言完全表达出来的话，让事实说话吧； D最重要的启示，一个完美的团队，其灵魂应该是所有成员彼此产生的“默契”感。而默契应该是长期通力合作培养出来的。 目 录 A 沟通是人与人之间的接触。 ——余世维 为了一定目的，将信息、思想与情感在个人或群体之间进行传递与交流的过程。——周三多 沟通就是同步。每个人都有他 独特之处。与人交际则要求 他与别人一致。