第五章 办公室实务ppt.ppt

第五章 办公室实务 （下） 企业管理人员进行商务旅行，常常需要文秘人员帮助上司作出旅行安排， 做好出席会议和与别人见面的准备。 上司一般会告诉你打算使用什么交通工具，这时，文秘人员需要掌握某些信息来做决定，如：想乘坐什么航班或火车、时刻表、飞机和火车上的条件（ 用餐和卧铺）、往返机场的安排、目的地的迎接、客房的预订、费用、行李、设施等等。 文秘人员或可以联系一家旅行社，告知上司初步计划和个人喜好，旅行社可以根据情况提供一份或几份计划安排表。 旅行安排 按上司意图排出行程和程序表 设备安排 计算机等办公设备 行为举止 尊重当地的风俗习惯，讲究礼仪礼节 工作交代 出发前将工作交代他人；旅行中保持与公司本部联系 订票 预订飞机票 预订火车票 预订旅馆 保证预订 结帐时间 房间位置 确认预订 为大型会议预订房间 申领护照 办理签证 办理“黄皮书”（预防接种书 ） 购买机（车、船）票 办理入出境手续 旅行过程安排 旅行中的注意事项 用餐、消费、小费 旅行时的饮食安排 考虑卫生、方便、费用标准 旅行时的安全防范 钱财、贵重物品的保管 安全防范措施 票据报销 写工作汇报 继续旅行前的工作 记录出差时的工作，以备参考 对旅行中有关人员表示感谢 导入 值班材料： 四、突发事件的处理 五、突发事件的处理 有思想准备和心理准备； 做好通讯准备 ； 问清详细情况 ； 采取应急措施 ； 及时向领导、上司和上级汇报、请示 ； 根据领导指示及时处理 ； 刑事案件必须及时拨打110，并移交司法、公安部门 。 公司派车去机场接 返回 飞机 14：00~16：50 视察本公司驻西安的办事处 12：00~13：00 拜访西安大地公司总经理，洽谈商务 9：00~10：30 5/7 星期五 确认次日机票 从北京至西安，住西安饭店 火车 19：00~20：30 会谈或签约 14：30~16：00 商务会谈 9：00~11：30 5/6 星期四 应酬 18：00~20：00 天成公司厂长秘书机场接 参观北京天成公司，参考产品质量 14：00~16：00 8：30派车去总经理家接 从上海至北京。住皇朝宾馆（机场至宾馆30分钟），预订5/6北京至西安火车票 DH851班机（浦东机场） 9：50~11：00 5/5 星期三 备注 预定行程 交通工具 时间 日期 目的地的交通图 旅行指南 请柬 介绍信 通讯录（地址、电话、传真） 日历 世界各地时间表 谈判提纲 合同草案 协议书 演讲稿 讨论有关问题的信件 备忘录 日程表 科技、产品资料 公司简介 对方公司的相关资料 差旅相关资料 商务活动文件资料 差旅用品一览表（一） 差旅用品一览表（二） 护照 签证 身份证 信用卡 替换衣服 洗漱用品 急救药品 旅行箱 车船票、机票 笔记本电脑 光盘或磁盘 微型录音机及磁带 照相/摄像机 文件夹 笔、笔记本 公司信封及信纸 邮票 手机 名片 现金、支票 个人物品 办公用品 二、与上司一起旅行 三、差旅的预订工作 四、国（境）外旅行 五、旅行过程安排 六、旅行结束后的工作 我国实行的双休日，加上其他的节假日，全年约有三分之一是非工作日，而交通、生产、医疗、 安全等部门都是每日 24 小时连续工作。随着生产力和科学技术的发展，业务联系、人来人往、 信息传递、自然变化也不可能都限制在工作时日之内，尤其是国际交往、世界性业务还涉及不同时区，因而需要有文秘人员的值班工作，以补正常工作日的不足。 一、值班工作的组织形式 办公室值班 值班室和总值班室 首长电话值班室 二、值班工作的任务 （一）值班管理 （二）信息传递 （三）接待工作 （四）承办临时事项 （五）处理突发事件 （六）安全工作 （七）编写值班材料 1.值班表 具体值班时间和值班期限、值班人的姓名、值班的地点、负责人或带班人的姓名、值班的工作内容和相关要求、替班人的姓名和交接办法。 2. 值班日志 外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等。 3.接待记录 来访人员的姓名、单位、来访事由，联系方法等。 4.电话记录 来电时间，来电单位，来电人员姓名，来电内容。 ×× ××（单位名称） ××（时间）值班表 时间 人员 日期 上午 ××—×× 下午 ××—×× 晚上 ××—×× … ××月×日 ××月×日 ××× ××× ××× ××× ××× ××× … 值班地点 ×××× ×××× ×××× ×××× ××× ××× 注意事项 1.做好交接班工作，不留空当。 2.做好值班记录。 3.有急事、要事可同×××联系，电话：×××××× 手机：××… 值班任务 ×××× 2. ×××× 3. ×××× 备注 ××××年××月×日—××月×日 备注 出门时间 进入时间 办理