10秘书工作手.pptVIP

秘书工作手册 行政篇 各营业部每月二次名片申请 营业一部北部及二部及每月5日及20日； 营业一部南部及商业部每月10日及25日； 由秘书正确填写《名片申请表》，由分行经理签字确认后，传真至行政。 注意事项： 如遇申请当日是双休日则提前申请，未按时申请并无充分理由，行政部不予处理。 名片制作一般需要七个工作日，请秘书申请一些空白名片，作好应急准备（例如有新来员工）。 分行各业务员必须在工作一个月后，方能申请名片。 名片上的最低职位为“物业顾问”。 各营业部每月二次的办公用品申请 营业一部北部及二部及每月5日及20日； 营业一部南部及商业部每月10日及25日； 由秘书正确填写《办公用品申购表》，并由分行经理及区域总监或以上级签字同意后，传真至行政部。 注意事项： 如遇申请日是双休日则提前申请，未按时申请并无充分理由，行政部不予处理。 除办公用品外的其它物品填写《申购表》。并需详细写清楚物品的规格、数量及用处。 办公用品的发放一般需要四个工作日。 办公用品的保管与发放 秘书应申请适量的办公用品备用，以备不时之需，用弃墨盒必须回收给行政部小俞。 秘书需严格控制办公用品的领用，杜绝浪费现象。 秘书应按实登记办公用品的本月新增、本月发放及结余，并登记于《分 行 办 公 用 品 汇 总 表》。上个月的结合就是本月的当月余额。 秘书应于每月最后一天将《分 行 办 公 用 品 汇 总 表》email至行政部。 办公用品的保管与发放 办公用品必须由个人领用，由秘书协助依实登记于　《办公用品领用表》。领用物品由领用人自己管理及负责。如遗失或损坏，须由领用人按价赔偿或者自行修复，赔偿价格请询问行政部小俞。 若员工离职，秘书必须对其领用的物品进行清点，除消耗品（如笔、胶水等）以外，其余物品一律交还该分行秘书（包括打孔机、计算器等），如有遗失，由个人负责赔偿，并从当月工资中扣除，并由秘书请当事人在离职表上签字确认。 办公家具、办公设备的保养与维修申请 各分行内的办公家具、办公设备属于各分行的共同领用物品，各分行内员工作为使用人有责任对这些物品进行维护及保养，并定期检查物品的完好性，如出现损坏，应及时告之秘书，由秘书填写《行政报修单》传真至行政部。 注意事项： 维修范围包括办公家具（办公桌、办公椅、活动柜等 ）、办公设备（复印机、传真机、打印机、点钞机、考勤机）、办公用品（白板、松木板）（除银行ＰＯＳ机，出现问题可以找财务部） 办公家具维修时间一般需要一周左右 办公设备维修时间一般需要三天左右 维修好之后请秘书签字回传至行政部 长途电话的使用规定 秘书需根据分行员工使用情况填写《IP卡使用登记表》，申领IP卡凭旧卡+《IP卡使用登记表》换领新卡 使用长途电话需本着节约的原则，规定每次每组最多申领2张，每月申请二次。 注意事项： 严禁用于私人用途，如有发现一律严惩。 快递的使用规定 秘书需清楚、正确地填写《快递登记一览表》中所有内容，并需经理签字后方才能叫快递。 每月最后一天必需将《快递登记一览表》传真至行政部，如有发现《快递登记一览表》与快递回单有出入之处，一律由分行自行支付费用。 各分行遵循“谁的事谁付费”的原则分摊快递费。 注意事项： 《快递登记一览表》必须在叫快递之前填写，没有经理签字一律不予报销。 公司有统一的快递公司，如叫其它快递，公司一律不予结帐。 结算周期为一个月（即1日至31日） 公司采用统一结账，请各分行不要直接付费给快递公司。 各分行的水电费及电话费 每月中旬各分行将会收到水电费及电话费，收到后请秘书在交费截止日期之前交到总公司行政小顾收。 有部分分行所收到的电话账单为银行托收凭证，同样在发到后交到总公司行政小顾。 部分从经理备用金中支付的水电费及电话费也必须致电行政部小顾。（物业管理费交财务部） 行政机关检察注意事项 在各分行如有所属行政机关（工商局、房地产协会、街道、派出所等）前来店面检查，请各分秘书及经理礼貌接待，并他们的要求记录下来，并致电行政部Grace处。 如有分行不能解决的问题，请致电行政部Grace处。 如各分行有收到红头文件，请及时将原件交给总经办助理Yelinna，如因延时上交所产生的后果由各分行自行负责。 各分行钥匙分配情况 各分行秘书必须依实填写《分行钥匙分配情况表》，并由接收人签字，传真到行政部Grace处存档。 各分行钥匙必须备份一套在行政部存档，如有所更换，须及时交到行政部。 保险箱钥匙及密码也必须交一份到行政部存档。 如有变动请重新填写表单并及时传真到行政部。 数码相机的使用及保管 个别分行有数码相机 分行内有员工因工作需要借用数码相机的必须到秘书处写借条，用完后及时归还，并必须保证数码相机的完好性。 数码相机一律不允许带回家私