会议管理制度 JY-HR-02(2015-3-9).docxVIP

文件名称：会议管理制度第 PAGE 5页共 NUMPAGES 5页 本文档归深圳市佳音王科技股份有限公司版权所有，不得外泄。 深圳市佳音王科技股份有限公司会议管理制度文档级别文档密级文档编号JYK-HR-02文档版本A/0拟制部门总经办拟制人员张景泉拟制日期2015年3月9日文档审核会签人及部门文档批准生效日期2015年3月13日修订记录 序号日期制订/修订内容版本作者12015-3-9初版发行A/0张景泉1.0目的： 为提高会议质量和会议效率，规范会议有关事项的管理，特制定本制度。 2.0范围 ： 适用于公司例会（见《例行会议一览表》）、专题会议、临时会议等。 3.0职责： 3.1会议组织者 3.1.1确定会议主题； 3.1.2确定会议主持人、参加人员、会议通知人、记录人。 3.2会议主持人 3.2.1确定会议议程； 3.2.2准时召开会议，控制会议节奏与时间，把握会议重点不偏离主题； 3.2.3确保会议不受干扰，及时处理干扰会议的行为，例如：窃窃私语﹑故意刁难、恶意攻击、逃避责任﹑急于了事和专横自大等行为； 3.2.4平衡发言，善用群体专长，增加每位与会人员对会议结论的支持； 3.2.5会议中若遇到5分钟之内仍不能解决的问题，应立即指定具体负责人，会后召开专题会议讨论解决； 3.2.6会议召开时间及议程变更的事前协调； 3.2.7会议决策要落实到具体个人，不能落实到部门； 3.2.8负责会议纪律的监督执行,对会议违规行为的处理； 3.2.9会议记录的签核； 3.2.10跟进会议决议执行。 3.3 会议通知人 3.3.1发出会议通知（注：公司固定召开的例会，除临时变更外，不另行通知）； 3.3.2 会议通知采用书面、电话、短信或当面确认形式通知参会者本人，主持人要求用书面通知的，会议通知人拟定书面通知后，参会者或其授权代理人必须在书面通知单上签字确认， 3.3.3准备会议资料并于会前分发到相关与会人员； 3.3.4会议变更须提前30分钟通知各与会人员。 3.4会议记录人 3.4.1提前10分钟做好会场准备，会议结束后及时整理会场； 3.4.2组织签到（列席人员不需签到），发放并收回《会议签到表》 ，在会议正式开始前向会议主 持人报告会议缺席情况； 3.4.3记录会议内容，整理会议纪要、决议； 3.4.4会议结束后最迟1个工作日内，将整理完的会议记录、决议，报主持人审核签字并发至各相 关部门/人员。 3.5参会人员 3.5.1事前准备相关会议资料，并作好发言准备； 3.5.2准时参加会议，临时突发事件导致不能准时参加或缺席，必须提前向会议主持人请假，在经主持人同意后，委派职务代理人参加； 3.5.3会后传达会议精神；（紧急会议须在会后4个工作小时内向下属传达会议精神，非紧急会议 可通过部门例会或其它形式，及时向下属传达会议精神；） 3.5.4按会议决议规定，落实会议决议； 3.5.5 会议决议的事情，因特殊因素不能按时完成，需要延期时，须书面向会议主持人申请延期。 4.0会议纪律： 4.1与会人员参加会议时应带记录本、笔及会议相关资料； 4.2与会人员应提前5分钟到达会场完成签到，做好会议准备； 4.3与会人员会议期间将手机关机或调为振动模式或者静音模式，不得有响铃； 4.4会议期间禁止接听电话，如遇客户、生产线等紧急来电必须接听时，应先知会主持人同意后离场接听； 4.5 与会人员在进出会场、开关门时必须轻声轻响； 4.6会议期间禁止吸烟,吃东西(会场安排除外)； 4.7与会人员会议期间，遇突发事件急需处理时，应知会主持人同意； 4.8会议期间,未经主持人许可,不许交头接耳或处理与会议无关事宜； 4.9需要提问时，应举手示意，征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言，否则，主持人 有权予以制止。 5.0责任承担： 5.1会议迟到10分钟以内的，乐捐10元/次，超过10分钟的，乐捐20元/次，超过30分钟按旷会处理，旷会一次乐捐30元； 5.2未经会议主持人同意私自早退会议的，乐捐20元/次； 5.3会议期间未经主持人允许，私自走动、交头接耳的，乐捐10元/次； 5.4会议期间手机铃声响、未经主持人同意在会场接听电话的，乐捐10元/次； 5.5会议应在规定时间内完成，最多不超时10分钟；超过会议时间10分钟以上15分钟以内的，