《国际商务英语电》课件-unit 1 信函写作1.pptVIP

lesson one basics of business letters商务信函基础 I. Business Letter-Writing 1. Introduction to Business Letter-Writing Q:What do you think is the importance of business letter-writing? Key Terms: International trade Business correspondence Business negotiation Importance: Business letters are of crucial importance in the conduct of business activities. They play an essential role in a company’s correspondence with the outside world. 2.Principles of Business Letter-Writing 7 “C”s Courtesy 礼貌 Consideration 体谅 Completeness 完整 Clarity 清晰 Conciseness 简洁 Concreteness 具体 Correctness 正确 What are the functions of all business letters? 1) To ask for and give a reply to an enquiry, offer, order or complaint. 2)To keep a record of all the important facts for ready reference. The Structure and Layout of a Letter The Structure of a Letter 英文书信通常有7个部分组成，即信头、日期、封内地址、称呼、正文、结尾敬语以及签名。除此之外。还有一些需根据实际需要而增加的部分，例如参考标号、经办人姓名、事由标题、认辨记号、附件、抄送以及附言等，这些部分可能出现在不同类型的信函中。 1）Heading or Letterhead (信头) 信头对于任何信件来说都是重要的组成部分，商业信函和官方公函尤其如此。 一般社交信函的信头包括发信人的姓名、地址、邮政编码、电话号码、电传及传真号码以及e-mail地址等，置于信笺右上角。 大多数商业信函和官方公函的信头一般采用社交信函的信头，多数是专业设计的，且是已事先印制好的信头（printed heading）,进行联系时最好使用印有本公司或单位信头的信笺， 这样做出于三个目的：美观（appearance）、高效(efficiency)、标准化(standardization)。信笺上没有印上本公司或单位信头时，则需要将上述内容打在信笺中上方或上方。 2）Reference Number (参考编号) 参考编号常用在商业信函中。一家公司在致函另一家公司时，会使用参考编号，便于归类存档。参考编号在缩行式打印的信函中常放在低于信头一至两格处，与写信日期同行；在齐头式打印的信函中常置于写信日期之上，也可置于左下角低于署名两行处。 Your ref. : 345SCB/bxc Our ref. : 532ZXY/mzs 注1. 345 为存档编号， SCB为署名人首写字母，bxc为打字员姓名首写字母。 注2. 532 为存档编号，ZXY 为署名人首写字母，mzs 为打字员姓名首写字母。 3）Date (日期) 每封信必须标明日期，日期常写在信头下方2行处，一般置于信笺的右上角，但当信函采用全齐头式时则置于左上角。 May 4 (th) , 1998 美国式 4 (th) May, 1998 英国式 写日期时务必注意以下各点： （1）年份必须用阿拉伯数字写全，不能用02代替2002。 （2）月份要用英文拼写，可全拼也可采用标准的简写。May, June, July 不能简写。 （3）日期可用基数词(cardinal numbers)也可用序数词(ordinal numbers)。 （4）在年份前面必须用逗号隔开，但在月份和日期之间不能用逗号隔开。 May 20, 2003 （5）写信日期（Date）不能全部用数字表示，如 5/4/2003，这样写容易引起误解。 4）Inside Address (封内地址) 封内地址是收信人的姓名或商行名，与信封地址相同，一般在写信日期以下2-4