团体接待工作上课.ppt

团体接待 事务 接待工作基本礼仪 1、接待工作的实施 （1）基本程序 ／standup(站起来) 3S—— see(注视对方) ＼smile(微笑) （2）基本环节 亲切迎客 热情待客 礼貌送客 接待工作基本礼仪 2、接待过程中的次序礼仪要求 1）、就坐时，右为上座。即将客人安排在组织领导或其它陪同人员的右边。 2）、上楼时，客人走在前，主人走在后；下楼时，主人走在前，客人走在后。 3)、迎客时，主人走在前；送客时，主人走在后。 接待工作基本礼仪 4)、进梯时，有专人看守电梯的，客人先进，先出；无人看守电梯的，主人先进，后出并按住电钮，以防电梯门夹住客人。 7)、奉茶、递名片、握手。介绍时，应按职务从高至低进行。 6)、进门时，如果门是向外开的，把门拉开后，按住门，再请客人进。如果门是向内开的，把门推开后，请客人先进。 团体接待程序：若有会见与会谈、宴请、参观活动 团体接待事务 一、了解来宾的基本情况。包括来宾的人数、姓名、性别、年龄、民族、职务、抵离时间、乘坐工具、来访目的、行程等。 二、确定接待规格。高规格接待；对等接待；低规格接待 三、接待的规格 相关知识 ①高规格接待固然能表现出重视、友好，但它会占用主陪人过多的时间，经常使用会影响主陪人的正常的工作。 ②低规格接待有时是因单位的级别造成的，有时是另有原因，用得不好，会影响与对方的关系；对等接待是最常用的接待方式。 相关知识 接待规格的确定： 影响到接待规格的还有如下一些因素 （1）对方与我方的关系。当对方的来访事关重大或我方非常希望发展与对方的关系时，往往以高规格接待。 （2）一些突然的变化会影响到既定的接待规格。 （3）从前惯例。对以前接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。 （4）对方要求 接待规格的最终决定权在上司里，秘书仅提供参考意见。 团体接待程序：若有会见与会谈、宴请、参观活动 团体接待事务 （6）、制定接待方案 主要内容：1、确定接待规格、2、拟定日程安排、3、提供经费列支。 1）主要陪同人员； 2）主要工作人员； 3）活动内容、时间、地点、标准、人员； 4）会见、会谈、餐饮时间、地点、参与人员 看P104页日程表的格式 作业： P121训练14 （参考P104接待日程安排） 形成的文件： 1、工作筹备表 2、日程安排表： 3、接待经费列支 （1）工作经费 （2）住宿费 （3）餐饮费 （4）劳务费 （5）交通费 （6）参观、游览、娱乐费用 （7）纪念品费 （8）宣传、公关费用 （9）其他费用 如：经费预算 饮用水：50*1=50元 笔：50*1=50元 笔记本：50*2=100元 资料打印：30元 共计：230元 工作筹备表 (二) 布置具体操作事项 1．了解来宾的基本情况 2．拟订接待初步意见 3．安排好来宾住宿 4．安排好餐饮 5．安排好工作用车 6．确定陪同人员名单 7．安排好接站及返程票的预订、预购 8．印发活动日程表 9．安排领导拜访来宾 10．安排好会谈、参观等事宜 11．安排观光游览 12．安排好文化娱乐活动 13．安排好体育活动 14．安排新闻报道工作 15．安排宴请。 16．互赠纪念品或合影留念 17．及时做好接待经费结算 18．安排好送行事宜 19．写好接待小结 接待的实施 一、迎接来宾 确定时间、地点、人员、确认、施礼 二、安排食宿 三、安排会见会谈 第三节 会见与会谈 一、会见与会谈的含义 (一)会见的含义和种类 会见即与别人会面、相见，是一种礼貌性的应酬，也称会晤，时间较短。通常指主人会见客人。由于双方身份高低的不同，会见有不同的称呼，习惯上尊者、长者和身份、级别、地位高者会见卑者、小者和身份、级别、地位低者，叫“接见”或“召见”；反之，则称为“晋见”。 会见可分为礼节性会见、政治性会见和事务性会见，或者兼而有之。 (二)会谈的含义 会谈是双方就某些实质性问题交流情况，交换意见及达成协议等。内容比较正式。 会见与会谈——秘书应做好的工作 1、通知联络 会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通知对方。同时，还要了解客人抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送人员