关于进一步加强营销档案管理工作的通知.doc

关于进一步加强营销员档案管理工作的通知 各二级机构： 为认真贯彻落实全国保险监管工作会议精神--“抓服务，严监管，防风险，促发展”，有效防范和化解管理风险，规范营销员委托合同签订和档案管理工作，规范营销员展业行为，特对档案管理相关工作补充要求如下： 一、明确档案所含必要资料 营销员档案中应包括基本信息和培训档案两部分，各项档案资料必须完整、合规、准确，确保归档资料交接准确，防止错漏、遗失等问题（清单见附件1和2）。 二、明确委托合同及展业证管理要求 目前，《个人业务保险营销员委托合同》由总公司下发规范模版、分公司自行印刷管理；《展业证》由各分公司根据当地行业协会规定，采取统一领取或自行联系印刷的管理方式。今后，总公司将实行对《个人业务保险营销员委托合同》及《展业证》的全国统一管理，统一编码，集中印制，系统征订，并与核心业务系统对接，实现《个人业务保险营销员委托合同》和《展业证》的系统控制与管理。请各分公司严格遵守《个人业务保险营销员委托合同及展业证管理要求》，落实统一合同编号、统一模板、统一台账登记等相关措施，按附件要求于4月30日前完成委托合同补签工作及信息补充工作，完成展业证信息系统录入工作（详见附件3）。 三、明确档案管理相关流程 个人营销员档案经过2011年四季度的自查工作，现基本实现了专人专管和营销员签约档案、培训档案的合并管理。但部分机构仍然存在档案管理流程不规范，档案管理人员不合理兼岗，档案交接、分类无记录、无检视、无统计、无交叉复核机制，基本信息资料不完整等现象。为规范机构档案管理流程，三级机构（非省级分公司的营销业务部）营销部门应设立综合管理岗位，并于4月15日之前以分公司为单位将综合管理岗位人员名单及联系方式上报总公司联系人邮箱。综合管理岗位人员专职负责营销员档案管理工作，按档案管理相关流程（流程图见附件4），及时清理与维护营销员档案，并于每月5号整理上月档案资料，统计已签约人数、在职未签约人数及解约人数，将结果上报上级机构；分公司档案专管人员于每月10号将统计结果按统一模板上报总公司（模板见附件5）。 四、检查工作相关安排 自四月份起，总公司档案管理检查工作小组将陆续到分支机构进行档案管理工作专项检查、打分（评分表见附件6）。评分结果每月在全系统内通报，并列入分公司年终考评成绩。 请各分公司认真学习、贯彻本《通知》精神，工作中有何疑问，请及时与总公司联系。 总公司联系人： 个人部： 熊娜：010 xiongna@???? 培训部： 许丽丽：010 xull1@???? 特此通知 附件： 1、《新华人寿保险股份有限公司营销员档案管理要求》 2、营销员档案内容清单 3、《个人业务保险营销员委托合同》及展业证管理要求 4、营销员档案管理流程图 5、营销员档案定期自检登记表 6、营销员档案检查评分表 总公司个人业务管理部 总公司培训部 2012年3月20日 附件1： 《新华人寿保险股份有限公司营销员档案管理要求》 建档对象 个险渠道全体营销员 建档内容 营销员档案包括营销员基本信息和培训档案两部分。 基本信息中应包括《营销员信息登记表》、身份证复印件、学历证复印件、担保书、担保人身份证复印件、《个人业务保险营销员委托合同》、《保险代理人资格证书》复印件、《保险代理人展业证书》复印件、《晋升申请表》、奖惩记录、《异动申请表》、《解约申请表》等。 培训档案主要用于记录营销员从新人开始经历的所有培训，包括新人岗前培训、衔接培训、各类晋升培训、主管轮训、部经理峰会、总监论坛等。各级营销员的参训纪录均应记入培训档案，培训档案是营销员晋升的主要依据。 各机构给营销员建档时应当配齐其基本信息和培训档案（详见细则）两部分，并填写其个人信息内容登记表，同时将《营销员培训通行证》内页中登记核准后的个人信息、新人岗前班培训信息复印件和《诚信宣言》一并汇总装入个人业务保险营销员档案袋中，档案袋统一编号，存入档案柜。《营销员培训通行证》登记核准后由营销员自行保管。另培训档案中营销员培训班级档案由中支培训室单独存档。 三、培训档案细则 营销员培训档案主要由两部分组成，即培训班级档案、营销员培训档案。 （一）培训班级档案 培训班级档案记录主要指各类营销员培训的开班记录，主要用于各级培训部归档使用，采取电子版与纸质版档案归档的形式，班级档案归档内容主要包括《营销员参训人员信息汇总表》、《营销员参训人员签到表》、《营销员培训课程表》、营销员培训通知、营销员培训课件、《营销员培训授课评估表》、《营销员培训满意度调查表》、营销员培训班班级总结。 培训班级档案根据培训类别由相应培训操作执行培训室/部负责收集整理，并以培训班为单