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文秘人员的文件处理工作 主 讲：寇克英 2013年5月28日 一、公文的功能 （1）法律规范的重要表现形式（法律法规及其他规范均需成文）；（2）传达领导机关意图和指导工作的主要工具之一；（3）下情上达的基本手段；（4）横向联系的纽带（公务机关之间协商联络的中介和桥梁）；（5）教育激励的有效材料（权威性与真理性相结合，使有关信息的教育激励作用倍增）；（6）印证事实和便于查考的真凭实据。 二、公文文体的认识 公文的表达：直接性 ；现实针对性 ；全面真实性 ；事与理有机结合 ；符号系统通用 公文属于一种以白话文为原则的、叙述、说明、议论三种表达方式兼用的特殊应用文体。 首先，公文具有应用文的基本属性，是一种应用文体：直接应用性、全面真实性和结构格式的规范性。 其次，公文又是一种具有一定特色的特殊应用文。采用白话文形式；兼用议论、说明、叙述三种表达方式。 在主要需要以事实说服人而产生效用的文件中，如通报、报告、请示等，就以叙述为主要表达方式；而主要为表达作者意志愿望的命令、决定、条例、规定、办法等文件中，就以说明为主要表达万式；在更多地需要靠道理启发、说服对方的指示、通知等文件中，议论的使用带有普遍性，有时还成为主要表达方式。 三、文件的撰写 文件撰写的特点与要求 ： 第一，内容的准确性和实用性。 第二，格式要求的规范性。 第三，语体风格的独特性。 第四，写作过程的集体性。 第五，写作任务的时效性。 文件撰写的步骤与方法： 第一，领会制文意图，明确发文目的。 第二，加强调查研究，收集有关材料。 第三，拟订提纲，安排结构。 第四，认真起草，拟写正文。 第五，反复检查，认真修改 认真审核，把好文件质量关 第一，把好“发文关”； 第二，把好“政策关” 第三，把好“形式关” 第四，把好文字关。 四、文件的处理 收文办理程序 第一阶段：公文的收受与分流。具体包括：签收、启封、登记。这一阶段工作的主要任务是正确收受来自各有关方面的公文。 第二阶段：办理收文，具体包括：拟办、请办、批办、分发、承办。这一阶段工作的主要任务是通过对收文的阅读、分析研究，从中获取信息，了解或解决其所针对的事务或问题。 第三阶段：组织传阅与催办。 第四阶段：处置办毕公文，包括：清退、销毁、暂存、立卷、归档等。   发文办理程序 第一阶段：文稿的形成，具体包括：拟稿、会商、审核、签发。这一阶段是发文办理活动的中心内容。 第二阶段：公文的制作，具体包括：核发、登记、缮印、用印或签署。 第三阶段：公文的对外传递，包括分装、发出等环节。这一阶段工作的主要任务是为使公文能为受文者有效接收创造条件。 第四阶段：处置办毕公文，包括暂存、销毁、立卷、归档等。  几项具体工作技巧 1、怎样做好批办工作：　第一，不得越权批办公文。第二，严格控制批办范围。 　第三，批办意见必须明确。第四，采取有效措施监督批办意见的执行结果，及时发现问题，纠正偏向。第五，批办过程中，如发现公文所涉及的问题是自己无权或确实无法处置的，可将批办改为拟办，实事求是地提出建设性意见，提供上级领导定夺。第六，批办意见应工整、清晰地写在《收件处理单》或《文件传阅单》的有关栏目内，并务必签注批办人姓名、年月日。 2、怎样做好拟办工作：第一，认真研读公文内容，真正弄清对方的意图。第二，查找档案资料，对照先例比较。第三。把握政策和法律规定取会上级意图。第四，尊重部门意见，周密协调，充分协商，加强沟通。第五，建议完整准确，复文简明得体。 3、怎样做好审核工作：1、把好报批关；2．把好发文关； 3．把好内容关； 4．把好协调关； 5．把好文字关；6．把好格式关； 7．把好文种关。  五、文件处理工作的改进 1、明确分工； 2、合理简化文件处理环节 3、合理安排文件处理时间 4、提高文件运转质量 思考题： 公文是怎样一种文体？ 文件撰写有哪些特点？ 收文处理有哪几个阶段？ * * *