文件记录管理解答.ppt

文件管理 Document Manage 什么是文件？ 为什么要控制文件？ TMS文件如何控制？ 文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的 必要时对文件进行评审与更新，并再次批准 确保文件的更改和现行修订状态得到识别 确保在使用处可获得适用文件的有关版本 确保文件保持清晰、易于识别 确保外来文件得到识别，并控制其分发 防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标示 什么是记录？ 记录：Record 是文件的一种 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件 公司文件和记录管理的程序文件： TM2-007《文件、资料管理程序》 TMS文件包括哪些？ TMS方针、目标和指标 手册 TMS要求形成文件的程序 组织为确保其过程的有效策划、运行和控制所需的文件 标准要求的文件、记录。 体系文件的架构 公司文件都有哪些？ 公司文件等级区分？ 公司文件管理要求 A级资料禁止影印、禁止携出 禁止将旧版、作废等文件私自销毁，须缴回文管中心由文管专责人员销毁TMS要求形成文件的程序 文件须由专责人员妥为保管，不得任意乱涂乱画 背面再生纸使用须标明清楚，例如：在背面画“×”以利区分 记录填写规范 各项记录应标识明确、字迹清楚、内容完整准确，记录应标明填写日期，确保其具有可追朔性 记录有错误需要更改时，应将错误处划线后填入正确资料，并有更改者签名，禁止用铅笔或修正液 各单位主管应指派专人作TMS记录之保存、管理，建立管理登记表 记录保存期限内，应妥善管理，避免损毁、遗失或资料模糊不清 ，存放方式应便于取阅 记录填写规范 各项记录应标识明确、字迹清楚、内容完整准确，记录应标明填写日期，确保其具有可追朔性 记录有错误需要更改时，应将错误处划线后填入正确资料，并有更改者签名，禁止用铅笔或修正液 各单位主管应指派专人作TMS记录之保存、管理，建立管理登记表 记录保存期限内，应妥善管理，避免损毁、遗失或资料模糊不清 ，存放方式应便于取阅 一、二阶文件作业流程 三阶文件作业流程 四阶文件作业流程 TMS文件如何制定 讨论：ISO主旨精神与文件管理的关系 写我该做 做我所写 记我所做 * * ?????????????????????? 文件 Document 信息及其承载媒体 示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准 注1：媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。 注2：一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为“Documentation”。 注3：某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求。 提问：我们公司都有哪些是文件？ 因为文件表达了确定的信息，能使人们沟通意图、统一行动。 通过使用文件，也就是利用文件上的信息，可以使大家知道怎么做，还可以把文件作为培训的材料，达到步调一致。此外，文件也能为活动提供证据或依据。 控制文件的目的也就是能让使用文件的人能够得到适宜的、有效的信息。 文件有可作用，为什么要控制文件 提问：看看身边是否有未受控的文件 提问：看看我们身边都有哪些记录？ 讲解：一阶、二阶、三阶、四阶文件是什么？ 指导关系 手册 程 序 作业指导书 相关表单 支持关系 提供方向 由谁、何时、何种情况、怎么做 具体如何做 具体如何做 说明你曾做过 9篇 37篇 4000多份 内部文件： 内部有关全面管理体系文件如全面管理体系手册、程序、作业指导书等。 外来文件： 指客户在订购合约或供货商所提供的图面、规格书与检验规范及自公司外所取得的各类文件，以及视需要保存官方发布的环境、职业健康安全法律法规及其它要求、函文等。 A级：影响公司重大权益之技术性资料（机密） 例如：体系手册、体系程序手册、工程规范 (TSN) 、技术资料等 B级：对公司技术能力累积有帮助之资料 例如：设备操作、保养、安装手册等 C级：一般普通资料。 修订/废止 制订者 制订者 制订单位主管 品质保证部/人资/ CRT厂长/GPM厂长 管理者代表 最高管理者 技管 资料中心 资料中心 制订/修订 OK NG 文件编号（依编号原则） 制订、修订、废止 核对 旧版回收 销 毁 记录/管制 复印、分发 OK NG 审核 OK OK 审核 核准 确认/发行 NG NG NG 负责单位 流程 负责单位 流程 修订/废止 制订者 制订者 制订单位主管 相关单位（非制订单位）