采购控制流程分解.docx

流程文件编号：JBXS/SP-05 版次：A/2采购控制流程 第 PAGE10页 /共 NUMPAGES10页 编制： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期： 淅川县金博橡塑有限公司 目的 通过对采购过程实施控制,确保采购的原材料、辅助材料、外协件、外购件、外购工装符合本公司规定的要求，提高产品竞争能力。 使用范围 本程序适用于所有原材料、辅助材料、外协件、外购件、外购工装的采购控制。 术语 销售订单：指客户下达至我司的需求计划。 生产计划：指结合成品库存及安全库存后计算出应生产的需求数量。 采购计划：指结合原材料库存及安全库存后计算应采购的需求数量。 职位及职责 本程序由商务二部负责管理及改进。 4.1商务二部经理：负责审批采购订单和对流程指标的完成负责。负责处理或组织评审采购计划实施中的异常。 4.2销售计划员：负责下达生产计划，组织生产计划评审。 4.3生产计划员：负责确认物料的交付日期，按照交付日期编排生产计划。 4.4采购员：负责物料订单下达、评审、传递、跟踪、报检、入库，及时评审上报异常交付的物料。 4.5质保部经理：负责安排检验人员及时对外购物料进行检验。 4.6保管员：负责入库物资登记、收发、标识，并按照物资管理要求对外购物资进行管理。 程序及过程描述 5.1流程 责任部门（人）流程图输出文件备注销售计划员 物料需求部门 采购员 商务二部经理 采购员 供应商 05需求部门确认交付日期 物料需求部门 06订单跟踪到货 采购员 07物料检验 采购员 外购件检验员 仓库保管员 采购员 采购员 采购员 采购员01采购需求 02订单生成 03采购订单下达 04供应商反馈订单交期 按《计划控制流程》评审 N Y N Y 《不合格品控制流程》 N 按《计划控制流程》评审 Y 08物料入库 09通知供方开票入账 10结付货款 原材料安全库存调整 11订单执行分析 N Y 12记录存档 《物料需求计划》《材料申购单》 《各车间零星物料安全库存表》 初始《采购订单》 《供应商份额表》 签批后的《采购订单》 供方回复交期的《采购订单》 《计划评审记录表》 《采购订单跟踪表》 《供应商索赔单》 《计划异常沟通单》 《外购件检验报告》《物料退货单》《供方整改报告》《计划评审记录表》 《物料入库单》 《供应商开票明细》《供应商入账明细》 《供应商应付款明细》《收款收据》 《订单执行异常改进措施》《计划异常分析》《供应商业绩表》《原材料安全库存表》 采购计划数据 5.2过程描述 序号工作名称输入活动内容输出责任部门（人）01采购需求《生产计划》 《原材料安全库存表》 《材料申购单》采购需求分为生产计划需求物料及零星采购需求。 零星采购需求以《材料申购单》的方式提出，并经执行总裁或董事长批准。 每月固定使用的零星采购需求由各使用车间编制维护《各车间零星物料安全库存表》，经董事长签批后传递于采购员，采购员结合安全库存及实际库存计算出应下达的采购物料数量经材料会计审核，董事长审批后进行采购。 SAP系统根据评审后的生产计划，结合物料库存及设定的安全库存计算出应下达的采购物料数量，并经材料会计审核，商务二部经理批准后下达。 采购员接收各单位审批后的零星《材料申购单》 分析采购需求，变更安全库存，经执行总裁批准后变更。《物料需求计划》 《材料申购单》 《各车间零星物料安全库存表》采购员 02订单生成《供应商份额表》 《合格供方清单》 《供应商业绩表》根据《供应商业绩表》编制《供应商份额表》 依据《供应商份额表》进行选择供应商并进行份额分配。 《供应商份额表》必须经执行总裁批准后方可生效。 按照《供应商份额表》分配SAP计算出的应采购数量生成初始《采购订单》。初始《采购订单》 《供应商份额表》 采购员03采购订单下达初始《采购订单》1、采购员每天下班前必须将SAP系统生成的采购计划进行审批、下达完成，并以邮件或传真