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秘书学概论复习资料 1、秘书的涵义 P1 （1）宫中秘藏之书：在我国古代，秘书是指皇宫里秘密珍藏的图书资料 （2）辅臣 （3）行政职位：政府秘书均属国家公务员，秘书长属政务类公务员，一般秘书是事务类公务员 （4）社会职业：属于第三产业（限服务性行业），处理文书、事务的知识与能力，管理能力 2、秘书的层次 P4 中国： ①省、厅两级为高级秘书 ②处、科两级为中级秘书 ③科员级一下为初级秘书 （基层机关和大多数小型企业由于级别和资金限制，无法任用高、中级秘书。三资企业是例外） 国外（英国）自己看书P5 ①行政级：名牌大学且专业训练，不得参与政党活动 ②执行级：文官学院或行政学院 ③文书级：大专毕业生 ④助理文书级：高中毕业生经过短期职业培训 秘书的工作内容 （办文、办会、办事）P7 （1）文书撰写：上司口述或会议记录、整理、文件起草、修改、润色等 （2）文书制作：打字、复印、编排、装订等 （3) 文书处理：收发、传递、办理、保管、立卷等 （4）档案管理：归档、鉴定、管理、提供等 （5）会议组织：准备、记录、文件、善后等 （6) 调查研究：计划、实施、分析、研究等 （7）信息资料工作：收集、整理、提供、储存等 （8）信访工作：群众来信来访、或顾客投诉处理等 （9）接待工作：日常来访与计划来访接待、安排、服务等 （10）协调工作：政策、工作、地区、部门、人际关系等 （11）督察工作：政策推行、或决议实施的督促、检查等 （12）日程安排：为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等 （13）日常事务：通讯、联络、值班、生活、管理等 （14）办公室管理：环境、设备、经费等 （15）其他临时交办事项 秘书工作的作用 P10 （1）助手作用 （2）参谋作用 （3）协调作用 （4）信息枢纽作用 （5）公共关系作用 秘书学的研究对象 P14 ①秘书工作：内容、规律、要求、机构、职能、程序、方法 ②秘书人员：知识、技能、素质、职业道德 6、我国秘书工作职能的转变 P19 （1）支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案 （2）辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制 （3）处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息 （4）计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划 7、秘书与秘书工作的起源 P28 （1）古代秘书的工作名不符实，只能从现代秘书的基本职能去考察。从“辅助管理、处理文书”角度出发，秘书的起源可以追溯到黄帝时代。上古时代的“史官”和“纳言”可以看作是最早的秘书官。（2）文书工作随着文字的出现、国家的产生而产生。最初的文书工作是有人去制作、处理和保管国家进行管理需要的有内容、有条理、有一定形式的文书。夏朝出现公务文书——典志，管理典志的官职为——太史令；《尚书》是现存我国最早的政治文件汇编，其内容大部分是帝王对臣民的训令、文告和出征前的誓词。信访工作此时也有了起端 8、外国秘书工作的特点和趋势 P43 特点：普遍化（辅助性强工作适应面广）、年轻化、女性化 趋势： ①由事务型转为智能型（办公自动化程度提高，许多事务型工作如记录、誊写、校对、报表、档案使用电脑 越来越多的秘书进入高级秘书阶层） ②秘书工作日益专业化：分工日细，技术要求越来越高 ③秘书人员高学历、秘书工作的永业化 9、秘书工作机构的设置原则 P50 （1）精简原则（提高工作效率，避免人浮于事） （2）纵向层次尽量少（上下沟通方便、及时，避免中间阻隔和官僚主义） （3）横向幅度可适当加大（秘书工作涉及面广、头绪多、事务繁杂） 这是由秘书工作的特点决定的，也是由国家行政机关明文规定的 秘书工作机构的名称与组织形式P51 名称： ①秘书长或办公厅主任领导下的办公厅（室），其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成（国务院办公厅）：通关政策研究、日常行政与机关事务 ②以“秘书”命名的局、处、科、室、股，统辖于机关、单位或办公厅之下，负责文书、会务、联络、接待 组织形式：分理制或综理制 ①分理制：中央的秘书工作机构“办公厅”（部级机构）国务院办公厅分设秘书局、机要局、信访局 省、部的秘书工作机构“办公厅”（厅局级）市政府办公厅分设秘书处、机要处、信息处 余下等级为“办公室” ②综理制：所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理。。下面不在分设部门（工作量不太大的机关） 社会团体的秘书工作机构 秘书工作机构的职能 P54 （1）助手职能：表现在帮助或代替领导部门处理日常文书、通讯、联络、接待等事务，节省领导的精力与时间；帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工作的正常运转；承领导之命检查和督促下属部门和人员的工作情况