公司文件管理规定技术报告.docx

广东天骏集团 公司文件管理规定 l. 目的作用 公司的文件资料是公司的重要财富，加强对文件的管理，使文件 在经营管理中充分发挥信息导向作用，保障和促进公司各项经营活动 的顺利进行，是公司管理层的重要工作。为实现文件管理的程序化、 规范化，使文件的管理既高效又安全，特制定本规定。 2. 管理职责 公司的文件管理统一由行政管理部归口负责。应加强对本部门工 作人员的业务培训，抓好文件的立卷归档、存放保管以及文件使用各环节中的管理程序。并对各职能部门文件管理工作进行指导和工作检查。 3. 文件立卷归档管理 行政管理部门对公司文件的立卷归档， 应按照以下程序做好工作: 3 .1 收集立卷文书材料: 应坚持平时随时收集文件进行归档，以保证文件材料的完整，对于办理完毕的文件材料应及时收回，对于会议文件要及时整理，对于本企业的对外发文耍，留好底稿和正本。 3 . 2 做好立卷类目的分类 按照不同文件的性质分成若干类别，如党政文书类、人事管 理类、生产管理类、经济财务类、对外业务类等，以便于文件的 整理和保管。 3 .3 拟定卷内文件保存价值 按照统一的原则标准，将卷内所有文件分为永久、长期、短 期三种不同的保管期限 3 .4 科学、合理地排列卷内文件 应按照一定的规律排列卷内文件，使文件保持条理性， 一般 要求是: 3 . 4 .1 重要文件在前，次要文件在后; 3 . 4 .2 政策性文件在前，业务性文件在后; 3 . 4 .3 综合性文件在前， 专题性文件在后; 3 . 4 .4 正文在前， 附件在后; 3 . 4 . 5 结论性文件在前， 调研性文件在后。 3 . 5 文件装订成案 定卷时， 在完成对卷内文件系统排列后，应编号，填写卷内 目录和卷本备考表，然后填好案卷的封皮及案卷的目录，最后按 规定的方式进行装订。 3 . 6 文件移交归档 文件完成立卷工作，就可在规定的时间移交档案室， 一般都在年终时进行。移交档案时要有移交目录，双方清点后，应签字确认。 4. 文件的存放管理 文件的存放指日常文件的保管，主要由文秘人员负责， 应做好以 下方面工作: 4 .1 加强文件安全性的管理 4. 1. 1 文件应当有一个安全的存放之处，如专门的文件室与文件 柜。 4 . 1. 2 文件应当有专人负责保管，文件存、取及文件室、文件柜的锁匙保管均只得由专管人员掌握。 4 . 1. 3 应对专管人员提出责任要求，主要应做好防盗、防火、防 潮、防虫、防尘、防损等方面的工作。 4 . 1. 4 主管人员应经常对专管员进行文件安全督察。 4 .2 做好存放文件的分类工作 4 .2.1 按文件的办理情况，可分为待办件、办结件分别存放;不需 办理的，作为阅知性文件存放。也可按现行文件、存档文件、余存文件、待销文件进行分类。 4 .2.2 对分好类的文件按收文顺序排列，并应在保存文件的盒或袋内放人文件目录，以利查找。 4 .2. 3 本单位发文的存档件和余存件应分别存放，文件发出后， 要将文件底稿同正式文件放人待存档文件盒内，余存件放人余存文件袋，并在封面标上文号、余存份数，袋内还应附有余存文件登记表，使用余存文件时需在登记表上登记，收回时在表上注销。 4 .3 做好文件的清退工作 4 . 3 .1 对按规定应办理清退的文件，行政管理部门应制发《清退文件通知单》 ，并对应清退的文件加盖清退戳记。 4 . 3 .2 清退的文件按时间要求可分为以下两种: a . 随时清退的文件。包括传阅件、会签和送审件、承办件以及有重大错误需清退的文件等。这类文件要求阅后尽快清退，否则会贻误工作。 b. 定期清退的文件。这类文件大多是上级机关下发的文件，清退时间一般半年清退一次，也可年终一次性清退。 4 . 3 .3 对清退文件工作的要求一是要及时，即在要求的时限内完成清退工作; 二是要完整， 清退的文件不能有丢失和缺损。 4 .4 做好文件销毁工作 4 . 4 .1 公司每年的年底应对以下需销毁的文件进行清缴和销毁工作: a . 上级下发的不需要归档立卷的文件; b . 本机关制发的归档立卷后的余份; c. 下级抄报的无存档价值的文件、材料; d. 无归档立卷价值的内部刊物、资料; e . 上级机关指定需销毁的文件。 4 . 4 . 2 对销毁文件，在清点时一般需在收发文记录簿上加盖销 毁印戳，并将清缴出的销毁文件统一填写在《销文登记表》上。 4 . 4 .3 在销毁文件前应将销文登记表上报公司领导审核签批， 由上级领导作最后的鉴别，确认文件没有存档价值后方可将文件 销毁。 4 . 4 .4 秘书人员销毁文件时应有上级指派的监销人在场，文件销毁后，监销人也应在销文登记表上签字。 5. 阅文管理 根据文件的不同情况，阅文管理包括传阅管理、借阅管理和阅文 室管理几个方面。 5 .1