8采购管理办法.doc

 PAGE 9 渝祥商贸有限公司内控制度 采购管理办法 第一章 总则 第一条 为满足公司生产经营需要，规范采购行为，降低采购风险，控制经营成本，特制定本办法。 第二条 公司采购业务相关人员应当遵循“忠诚企业、诚实守信、客观公正、真诚服务”的原则进行采购业务活动。 第三条 公司实行合格供应商备案制度，与公司交易的供应商/外包商必须具备合法资质并经公司评价认定。 第四条 公司对物资采购实行“分级分类控制”制度，根据物资的重要程度分别采用“询价采购、招标采购、定点采购”等不同的采购方式。 第二章 采购人员行为准则 第五条 公司各级管理者和采购业务人员在从事采购业务活动时，应当严格遵循下列行为准则： （1）采购人员在所有交易活动中都应将公司的利益放在第一位，不能以牺牲公司利益为代价追求不正当利益。 （2）采购人员在工作中应当有礼、有利、有节，时刻注意维护公司形象，只要条件许可，对具有合规业务要求的人都要给予迅速而礼貌的回复。 （3）采购人员应当爱岗敬业，与公司相关同事真诚合作，良好沟通，为公司生产经营活动提供优质服务。 （4）采购人员必须诚实守信地与供应商或潜在供应商打交道，公平对待每一位供应商，严格按照规定的条件和程序实施采购操作，不得有任何歧视性的条件和行为。 （5）公司采购业务实施利益冲突回避机制，当供应商与采购人员或其主要亲属有私人利益关系时，采购业务人员应当主动申报回避。 （6）采购人员应当严守公司商业秘密，同时也对获取的供应商或者其他业务合作伙伴的商业信息保密。 （7）当供应商提出符合商业惯例的会议、参观或者考察等公开的商务活动邀请时，采购人员应当主动向供应部负责人汇报，经领导同意后方可出席。 （8）采购人员不得以个人名义接受价值超过贰佰元人民币的任何馈赠；当供应商提供的礼品、纪念品等馈赠超过该标准时，应当以公司名义接受，并及时上交公司。 第三章 生产物资采购 第六条 生产物资的分类和具体范围如下： 1、“A类”（重要物资）：指对产品质量和成本具有重要影响的生产物资，包括原矿、浮选药剂、钢球等产品。 2、“B类”（一般物资）：指对产品质量和成本具有一般影响的采购产品，包括设备备件、轴承、电料、油脂、仪器、橡胶制品、汽车配件等质量、精密度较高的产品。 3、“C类”（辅助物资）：指其他辅助采购产品，如柴油、五金工具、化工、劳保用品及其他一般产品。 第七条 公司根据生产物资的分类实施合格供应商评价，需进行合格供应商的评价范围如下： 1、“A类”和“B类”物资需进行供应商评价，“C类”物资不进行合格供应商评价。 2、“A类”和“B类”物资进行供应商评价条件 1)、凡一年内两次以上供应同种“A类”物资，并采购累计金额在5万元以上的供应商，必须评价。 2)、凡一年内两次以上供应同种“B类”物资，且采购累计金额在10万元以上的供应商，必须评价。 合格供应商评价按照公司《供应商管理办法》相关规定执行。 第八条 公司实施生产物资计划采购制度，所有需采购的物资必须先有计划后才能签订合同进行采购。C类物资中的杂品等零星采购，采购金额在1000元以下的可不签订合同，但需报计划。 各使用单位根据下月《生产作业计划》和物资消耗定额编制《物资需求计划》，每月26日前报财务部物资计划统计人员。 财务部物资管理部门根据使用单位报送的《物资需求计划》和物资库存情况，编制《物资请购计划》，每月27日报供应部。 供应部根据《物资请购计划》和市场价格情况编制《物资采购预算》，每月28日前报公司预算管理办公室。 预算管理办公室审核预算并报公司主管领导审批后，每月初交供应部执行采购计划。 第九条 为了保证生产物资的有效供给，确保公司生产经营正常进行，公司在月度物资计划的基础上，设立物资紧急计划采购制度。 紧急计划是公司在特殊情况下出现的急件采购计划，要求供货期在7天以内的（工程/技改物资在3天内），必须由责任单位填报紧急采购申请表，经公司分管经理和财务总监审批后，传供应部采购人员立即实施采购。 第十条 按照公司《招标管理办法》规定的招标范围需进行招标采购的物资，供应部应当执行招标程序后方可实施采购。 第十一条 未纳入招标范围的物资采购，采购人员应当进行询价采购，并提供不少于三家候选供应商的询价情况（品种、性能指标、报价、批量、运输和付款条件等）报供应部负责人选择确认。 第十二条 供应部根据物资采购计划要求、招标/询价情况与供应商谈判起草合同文本草案，按公司《合同管理办法》评审后，方能与供应商签订《采购合同》。公司至少保留3份采购合同原件，法务部、财务部和供应部各保留一份。 第十三条 采购人员在公司与供应商签订采购合同后，方能按照物资采购计划的品种、质量、数量和需求时间等要求，向供应商下达物资采购订单。 第十四条 采购物资到货或供应商通知提货时，采购员应亲自到仓