2-06文件与资料管理办法1.doc

東山本股份有限公司 文件名稱文件與資料管理辦法文件編號２－０６頁　　次第 PAGE 5頁 共 NUMPAGES 5頁 目的：規範本公司的所有文件及資料之制、修、廢、分發及保管之程序，並 維持文件之最新版次。 範圍：品質系統文件，資料及外來文件。 權責：文管中心。 名詞定義： 4.1.程序/辦法：執行作業時，關聯兩個以上單位，所需遵守的管理規則。 4.2.規範/標準/作業指導書：特定專業功能所必須遵守之書面規定。 4.3.品質手冊：為公司管理系統的綜合性敘述文件。 作業程序： 5.1.文件及表單編號: 5.1.1.品質手冊（一階文件）編號：ISO QM 5.1.2.程序書／管理辦法（二階文件）編號： －□□ 流水序號(01~99) ２= 二階文件 5.1.3作業指導書/操作說明書/規範/標準(三階文件)編號: －□ □ 流水序號(01~99) ３=三階文件 5.1.4表單編號(四階): －□□ □□ 文件所屬之表單序號(01~99). 文件編號 5.1.5文件系統示意圖： 手冊 程序文件 作業指導書 各階記錄 5.2文件及表單之版次：01=第1版，10=第10版,依此類推；型錄以印刷之年月份先後辨識之。 5.3文件內容格式及審核權限： 5.3.1一階文件：品質手冊。 5.3.1.1格式：目的、範圍、權責、名詞定義、管理重點、管理文件。 5.3.1.2審核權限：管理代表擬案，總經理核准。 5.3.2二階文件：程序、管理辦法。 5.3.2.1格式：目的、範圍、權責、名詞定義、作業程序、相關文件、 附件。 5.3.2.2審核權限：相關人員擬案，管理代表審查，總經理核准。 5.3.3三階文件：作業指導書、操作手冊等。 5.3.3.1格式：不拘，以方便為主。 5.3.3.2審核權限：基層主管擬案，廠長審查，總經理核准。 5.3.4四階表單： 5.3.4.1.格式：需考慮必要性、經濟性、可行性，格式依需要設計。 5.3.4.2審核權限：相關人員設計，管理代表審查，總經理核准。 5.3.5型錄：業務部蒐集資料與發包製作之估價單提交總經理核准。 5.4文件及表單之制訂、修訂、增訂程序： 5.4.1制訂：由總經理發佈推動ISO-9001品質管理制度，以管理代表為聯 絡窗口，制訂的文件原稿必先經權責人員確認後始可公告發行。 5.4.2修訂：由擬案單位提出「文件修訂、增訂、廢止申請單」，依審核權 限提報核准後交文管中心發行或公告。 5.4.3增訂：生產流程或作業程序產生調整，而需另增程序或作業標準以 充實品質系統之完整運作時，由擬案單位提出「文件修訂、 增訂、廢止申請單」(附件7.1) ，依審核權限提報核准後公告 發行。 5.5文件發行程序： 5.5.1發行數量決定：由管理代表提出「文件總覽表」(附件7.2)詳列發行 份數及章節程序，經總經理核定後交文管中心製作「ISO-9001章節條款與程序文件對照表」後即可公佈發行。 5.5.2收發管制：文件發行前需加蓋「文件發行章」，依據文件總覽表的分 發單位，填寫「文件收發記錄表」(附件7.3)交受文單位簽收並收回舊版文件。 5.6.文件原稿管制： 5.6.1文件封面：填入版次、制修訂內容並加蓋擬案、審查、核准章、填 入發行日期，不蓋發行章，修訂時由文管中心影印封面 原稿更新分發並將舊版封面收回銷毀。 5.6.2文件內文：修訂部位畫厎線，不蓋發行章；更新版次時將舊版封面 及文件原稿移到「舊版原稿」檔案夾備查。 5.7文件修訂之識別： 5.7.1段落局部修訂：在修訂部位劃底線，封面之修訂欄摘要記錄，再版 時底線刪除。 5.7.2段落刪除或整頁新增：封面之修訂欄摘要記錄。 5.7.3頁次變更：封面之修訂欄摘要記錄。 5.8文件與資料管理： 5.8.1品質系統文件管理：檔案夾標示文件類別，首頁為文件總覽表，文件內容不可註解或自行修改，主管人員異動