办公室管理制度大全概述.doc

PAGE  冶科所公文管理制度 目的 为了是我所公文处理工作规范化、制度化，结合我所的实际情况，特制定本规定。 定义 是指我所内部以及和其他组织之间未处理组织内外事务而形成的各种来往和记录文件的文本。 使用公文的种类 使用公文的种类有：决定、决议、通知、章程制度、规定、 请示、报告、会议记录、工作简报、质量体系三层此文件。 公文格式 从格式上将我所目前的公文分为4类，即红头文件、体系文件、 会议纪要、工作报告、个公文格式具体见附件。 红头文件 适用范围：主要用于印发制度、规定，重要工作计划、机构和人事变动等重要文件。所有红头文件须报所领导及抄送所总裁办公室，所下属部门不得印发红头文件。 体系内三层此文件。 会议纪要 适用范围：主要用于记录我所或部门经营与重要工作会议主要内容与决议的文本。 工作报告 适用范围：主要用于下级机构向上级机构定期汇报工作情况和工作计划，提出工作建议的文件，公司工作报告分工作周报、工作月报、年度工作报告3种。 公文密级 公文的秘级分为：“普通”“机密”三级，具体密集和保密期限由拟办部门根据我所规定提出。 第六条 公文处理时限 除有专门规定外，公文的处理时限一般为一个工作日 ，紧急公文需即时处理。 第七条 公文处理程序 （一）内部公文处理程序： 公文处理程序一般分为公文签发、公文分送、公文存档销毁等五个阶段 1、签发权限：董事长、所长、董事长秘书在权限范围内可以签发以所里名义发出的红头文件、质量认证三层次等文件各部门相关负责人在规定权限内可以签发本部门名义发出的公文。 2、签发方式：以所里名义行文的公文，经审签后，该所里公章发出，在所里内部行文可采用签发人签名的方式发出。 3、公文分送：所主要采取签收的公文分送方式。 相关人员在工作中，应积极、准确、快捷地处理公文事物，并严格遵守所里的保密制度，不泄露和透露所里的机密。 （二）外部公文处理程序 1、外部发来的文件，均由总裁办秘书统一签收、拆封、编号、登记、呈阅、转呈阅办部门。 2、凡要求办理的公文，由总裁办秘书填写收文处理用纸，报总裁办主任阅批。 3、总裁办秘书根据总裁办主任批示，安排传阅。领导人之间不得横向传递，以免积压或传失。 4、各部门领导要对阅批指示认真承办。领导审批文件要认真负责，签署明确意见和日期。 5、领导批示的紧急文件，应在三日内答复并退回文件，一般要办理的文件，一周内应办理并退回文件，最迟不能超过10天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。特急文件应当日答复。 6、总裁办秘书应根据办理时限进行检查催办，防止漏办和延办，并将承办结果记录在收文处理用纸上。凡逾期延误或漏办者，部门负责人承担相应责任。 7、对传阅、承办完毕的外部公文，总裁办秘书要按归档要求及时存档保存或归档。 8、领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，一律由部门指定专人（兼职）保存。 公文阅处 所领导收到公文后，在公文上作出处理意见（签发或批复等） 公文的清理、存档和销毁 分管文书的工作人员应对首发的公文每月进行一次整理，做好文件的销毁与存档，对有存档价值的公文按所档案管理制度的规定进行存档。 附则 本制度自颁布之日起执行，有综合办负责解释和修改。 附件：有关文件模版 关于下发红头文件格式的通知 各部门： 红头文件格式基本规定：公司红头文件由文件头、发文字号、标题、秘密等级、紧急程度、主送机构、正文、附则、印章、发文时间、主题词、抄送抄报机构、附件等部分组成。 1、文件头：适用于公司或一级部门重要文件，全称为“某公司文件”， 红色字体，黑体加粗，小初字号。 2、发文字号，包括机构代字、年号、顺序：宋体，四号字：“鲁**”适用公司文件，代表“某公司”，“鲁**财、行、人、生等”分别代表一级部门文件：【2012】01号代表2012年1号文件：公司文件编号由总裁办公室统一编号。 3、标题：黑体加粗，小三。应当准确、简要地概括文件的主要内容，一般应标明公文种类，除印发规章制度和批转文件外，一般不加书名号，如“关于下发红头文件格式的通知”。 4、秘密等级、紧急程度：秘密等级分“普通、机密、绝密”，紧急程度分“紧急、急、普通”，如为“普通文件”则不需加标注框。 5、主送机构：宋体加粗，四号字体。 6、正文：宋体，四号字体。 7、附件：文件如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。 8、印章：公司文件落公司全称并盖章，部门文件落部门全称并盖章。 9、主题词：文件主题词一般包括三到四个词语或词组，最多不超过七个。第一个词语是按工作性质作分类概括，一般用“管理、行政、人事、财务、企划、内控、质量”等。中间的词语一般是概括