第4章办公软件及其应用概述.docVIP

第4章　办公软件及其应用 Microsoft Office 是美国 Microsoft(微软)公司开发的办公自动化软件。Microsoft Office 2003是微软公司在2003年底推出的一个版本。该软件包括了文字处理Word、电子表格处理Excel、数据库管理Access等一系列应用程序的一个套装软件。本章介绍了Office 的发展、组件及功能特点，重点讲解了Office 2003中的主要组件Word 2003、Excel 2003和PowerPoint 2003，最后简要介绍了国产办公软件和电子文件的基本情况。 4．1　Microsoft Office 概述 4．1.1　Microsoft Office发展概况 Office 是在经历了数年发展之后，逐渐成熟并为市场所接受的优秀办公软件产品系列，其主要的发行版本与发展过程为：1995年8月30日，微软公司发行了Office 7.0/95，当时，在市场尚未被广泛使用；1997年5月12日，微软公司发布了Office 97中文版，这是一套集办公应用和网络技术于一体的产品；Office 2000和Office XP产品的发布，在易用性、实用性和协同工作等方面作了诸多的改进；Office 2003可以帮助您更好地通信、创建和共享文档、使用信息和改进业务过程，是目前最为广泛使用的一个版本；Office 2007窗口界面比前面的版本界面更美观大方，且该版本的设计比早期版本更完善、更能提高工作效率。 4．1.2　Office产品系列的组成及功能特点 微软Office办公软件产品系列中，一般都包含多个与办公自动化或日常信息处理相关的组件，主要包括以下几种。 1．Word Microsoft Word是文字处理软件，它被认为是Office的主要程序。其DOC格式成为一个行业的标准，它的最新版本Word 12.0/2007也支持一个基于XML的格式，它适宜Windows和Macintosh平台。Word具有以下特点： ①所见即所得：用户用Word软件编排文档，使得打印效果在屏幕上一目了然。 ②直观的操作界面：Word软件界面友好，提供了丰富多彩的工具，利用鼠标就可以完成选择，排版等操作。 ③多媒体混排：用Word软件可以编辑文字图形、图像、声音、动画，还可以插入其他软件制作的信息，也可以用Word软件提供的绘图工具进行图形制作，编辑艺术字，数学公式，能够满足用户的各种文档处理要求。 ④强大的制表功能：Word软件提供了强大的制表功能，不仅可以自动制表，也可以手动制表。Word的表格线自动保护，表格中的数据可以自动计算，表格还可以进行各种修饰。在Word软件中，还可以直接插入电子表格。用Word软件制作表格，既轻松又美观，既快捷又方便。 ⑤自动功能：Word软件提供了拼写和语法检查功能，提高了英文文章编辑的正确性，如果发现语法错误或拼写错误，Word软件还提供修正的建议。当用Word软件编辑好文档后，Word可以帮助用户自动编写摘要。自动更正功能为用户输入同样的字符，提供了很好的帮助，用户可以自己定义字符的输入，当用户要输入同样的若干字符时，可以定义一个字母来代替，尤其在汉字输入时，该功能使用户的输入速度大大提高。 ⑥模板与向导功能：Word软件提供了丰富的模板，使用户在编辑某一类文档时，能很快建立相应的格式。而且，Word软件允许用户自己定义模板，为用户建立特殊需要的文档提供了高效而快捷的方法。 ⑦丰富的帮助功能：Word软件的帮助功能详细而丰富，Word软件提供的形象而方便的帮助，使得用户遇到问题时，能够找到解决问题的方法。为用户自学提供了方便。 ⑧Web工具支持：因特网(Internet)是当今计算机应用最广泛、最普及的一个方面，Word软件提供了Web的支持，用户根据Web页向导，可以快捷而方便地制作出Web页(通常称为网页)，还可以用Word软件的Web工具栏，迅速地打开，查找或浏览包括Web页和Web文档在内的各种文档。 ⑨较好的兼容性：Word软件可以支持许多种格式的文档，也可以将Word编辑的文档以其他格式的文件存盘，这为Word软件和其他软件的信息交换提供了极大的方便。用Word可以编辑邮件、信封、备忘录、报告、网页等。 ⑩打印功能：Word软件提供了打印预览功能，具有对打印机参数的强大的支持性和配置性。 2．Excel Excel是电子表格数据处理程序，在电子表格中可以方便地建立各种表格、图表、完成各种计算任务、分析数据和输出报表等。 Excel主要功能与特点： ①具有直观易学的二维表界面，这使各种复杂的编辑和计算操作变得简单容易。 ②具有操作记忆及多种表格处理等功能．能对删除，修改等所有编辑操作进行记忆，并可多级恢复。 ③具有自动输入数据序列，动态复制公式的功能，使统计