迷失秘书.docVIP

秘书的涵义（P1-2） 宫中秘藏之书 在我国古代，秘书是指皇宫里秘密珍藏的图书资料 辅臣 通常有“大秘书(S)”和“小秘书(s)”的说法。前者原指在英国国王身边参与机要政务、长官机密文件和印玺、掌管宫廷内务的文职大臣。后来沿用为世界许多国家主管政府事务的部长或常务部长。 行政职位 在现代中国，秘书一直被当做一种行政职位，秘书人员被看做行政人员的一部分，而且是核心的一部分。 社会职业 就世界范围而言，秘书又是广泛的社会职业之一。它属于第三产业（服务性行业） 秘书工作的作用和特点（P9-11） 作用：助手作用、参谋作用、协调作用、信息枢纽作用、公共关系作用 特点：辅助性、综合性、机密性、服务性 奴隶社会时期的秘书工作（P29-30） 夏商周三代，史官是主要的秘书官员。他们为国君记录言行、起草和保管文件；有的还了解民情，提出建议，协助国君制定政策法令。 商末周初，政事日繁，出现了秘书机构—太史寮，相当于目前的中央秘书处。由太史（又称大史）掌管，下有左、右、内、外四史为副手，各有分工。 左史：专记国君政事活动 右史：专记国君政事言论 “左史记事，右史记言” 内史：职掌拟制简册，宣示国君诰命 外史：专管四方之志及诸侯世系家谱（相当于人事档案） 史官之下，还设有做一般文书抄写、保管工作的“椽史”，专管印信符节的“掌节”等。总之,随着社会政务活动的复杂、发展，秘书官员有所增加，分工也日益明细了。 西周至春秋时期，逐渐形成了一些秘书工作制度：保密制度、文书制度、用印制度 战国时期，秘书官职名称也不统一。齐、魏、秦称“尚书”，赵国称“御史”，屈原曾任楚国“左徒”，战国时代还兴“养士”之风。 秘书工作的“六个强调“和“四个转变”（P8-9） 四个转变：①由单纯的办文办事转变为既办文办事又出谋献策； ②由单纯的传递信息转变为综合处理信息； ③由被动服务转变为主动服务； ④ 由凭老经验办事转变为科学化管理。 六个强调：①强调调查研究工作； ②强调信息工作； ③强调信访工作； ④强调协调工作； ⑤强调督查工作； ⑥强调党务、政务服务工作。 秘书工作机构的设置原则（P50） 精简原则、纵向层次尽量少、横向幅度可适当加大 人员精简：是为了提高工作效率，避免人浮于事 纵向层次少：为了上下沟通方便、及时，避免中间阻隔和官僚主义 横向幅度大：是因为秘书工作涉及面广、头绪多，事务繁杂 秘书的职业道德（P71） 忠于职守、严守机密、恪守信用、文明礼貌、廉洁奉公 秘书如何进行心理调适？ P78 博览群书，开阔胸襟； 培养广泛兴趣，丰富业余生活； 善于反省，自我调适； 倾诉、宣泄、调节情绪 秘书与上司的关系的特征及处理 P99-101 特征：工作上的主从性； 知识、能力、体力、思维的补充性； 人际关系的首属性； 人格上的平等性。 处理：主动配合、适应； 服从，但不盲从； 委婉提醒，适时规劝； 维护上司间的团结。 秘书电话接听礼仪 P110-112 正确、有效、礼貌 正确：应了解各种电话机的性能和使用方法；有效：在最短的时间内说清要说的内容； 礼貌：通话以“您好”开始，以“谢谢”或“再见”结束，语言规范、得体，不可粗俗无礼 （ 电话要保持清洁 ，多人使用的电话机应经常用酒精消毒话筒） 电话接听：a、铃响两遍以后，四五遍以内就应接听电话；b、接听电话首先应说“您好”，紧接着自报家门，再说“请讲”，避免问来问去浪费时间；c、秘书应养成一手摘机，一手拿笔，随时准备记录的习惯。电话记录应记清对方单位、姓名、回电号码、内容要点、来电时间（准确到几点几分），最后是接话人签名。 【电话记录单图示见P111页】 d、通话时，如果对方接连讲话，接听人应“嗯嗯”作答，不可不声不响，使对方误以为不再在听。重要的内容，特别是人名、地名、时间、数字等一定要记录准确，并由接听人复述一遍，让对方核实无误；e、通话完毕，应说“谢谢”或“再见”，接听人等对方先挂断电话才可挂断，应贯彻“谁先打出电话谁挂断”的原则。 * 重要的电话内容应立即向主管上司汇报，电话记录单应保存备查。 * 若电话是打给上司的，秘书应先了解对方身份、意图，然后决定是否转给上司；或者请对方稍等，将外线电话闭音，用内线电话请示上司后再做处理。转接的电话挂通以后，秘书应立即挂断，不应再听。 若电话是打给同事的，秘书应轻轻放下话筒走进同事通知，或者用手捂住话筒叫人，切不可大声喊叫。 * 若秘书刚接听到一个电话，另一个电话铃声又响，秘书应请前者稍等并闭音，再接另一个电话，区分轻重缓急，分别及时处理，切不可让一方听见秘书与另一方的谈话。 * 对打错的电