电子文件管理规定.doc

电子文件管理规定 编 号：KDKG/PG-104 版 本： A/0  文 件 批 准 页 批 准： 审 核： 部门负责人： 文件编写： 目 录 TOC \o 1-2 \h \z \u   HYPERLINK \l _Toc259627897 1 目 的  PAGEREF _Toc259627897 \h 4  HYPERLINK \l _Toc259627898 2 范 围  PAGEREF _Toc259627898 \h 4  HYPERLINK \l _Toc259627899 3 定 义  PAGEREF _Toc259627899 \h 4  HYPERLINK \l _Toc259627900 4 职 责  PAGEREF _Toc259627900 \h 4  HYPERLINK \l _Toc259627901 5 程 序  PAGEREF _Toc259627901 \h 4  HYPERLINK \l _Toc259627902 5.1 电子文件的归档类型  PAGEREF _Toc259627902 \h 4  HYPERLINK \l _Toc259627903 5.2 归档电子文件的检验与移交：  PAGEREF _Toc259627903 \h 6  HYPERLINK \l _Toc259627904 5.3 归档电子文件的整理  PAGEREF _Toc259627904 \h 6  HYPERLINK \l _Toc259627905 5.4 归档电子文件的存储、保管和利用  PAGEREF _Toc259627905 \h 7  HYPERLINK \l _Toc259627906 6 相关文件  PAGEREF _Toc259627906 \h 7  HYPERLINK \l _Toc259627907 7 记 录  PAGEREF _Toc259627907 \h 7 档案管理程序 版次：A/0 页次：  PAGE 12/14 本文件为武汉凯迪控股投资有限公司所有 未经许可不得影印 1 目 的 为了加强公司电子文件的管理，确保公司各种电子文件科学有序的运行、传递，规范电子文件的归档和保管程序，特制定本规定。 2 范 围 本规定适用于武汉凯迪控股投资有限公司（以下简称控股公司）及其有实际控制权的凯迪各系列公司（以下简称系列公司）的电子文件运行、管理和归档工作。 3 定 义 电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 归档电子文件：指具有参考和利用价值，并作为档案保存的电子文件。 4 职 责 信息中心档案管理部： 负责电子文件管理标准的制定，随时根据国家和行业标准更新公司电子文件管理规范和相关设备； 负责各类电子文件的验收、整理、建库、光盘制作、保管、统计、提供利用等管理工作。 负责购买、使用、维护电子文件保存利用的器具和设施。 5 程 序 5.1 电子文件的归档类型 5.1.1 实体档案相对应的电子文件的归档范围和保管期限按照《科技档案归档管理规定》（KDKG/PK-101）和《综合档案归档管理规定》（KDKG/PK-102）的基本归档范围和保管期限执行。 5.1.2 各归档单位对电子文件采用可卸载式归档方式，同纸质档案一并移交。 5.1.3 电子文件基本数据类型定义及其代码分别为： 文本文件（Text，代码为T） 指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。文本文件中除了存储文件有效字符信息（包括能用ASCII码字符表示的回车、换行等信息）外，不包含声音、动画、图像、视频等其他任何信息。 图形文件（Graphic