秘书的文书与档案工作.pptVIP

第六章 秘书的文书与档案工作;第一节 秘书的文书工作;公务文书;广义;1、按公文的使用范围，可分为通用公文和专用公文和事务文书。 2、按公文的行文关系和方向，可以分为上行文、平行文和下行文。 3、按公文的机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、内部公文和公布公文。 4、按公文的处理时限要求，可分为平件公文、急件公文和特急件公文。 5、按公文的来源分，可分为收来公文和本机关制成公文。其中，本机关制成公文又可分为对外公文和内部公文。;公司企业中各种文书的分类;行政文书的分类;文书工作; “公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。” ——国务院办公厅修订的《国家行政 机关公文处理办法》第5章第22条;公文处理程序示意图;发文处理程序 1．草拟 （1）交拟。交拟是指单位、单位的领导或秘书部门的负责人向准备拟写稿件的人交待拟写稿件的任务。 （2）起草。文稿的起草要了解领导交待的事情始末，做好调查研究，认真分析各类情况和需要，然后再起草。 2. 审核 　　审核又称核稿，是指草拟好的文稿在送出去前，由秘书部门负责人对文稿的内容、文种、用词等方面进行全面的检查。审核主要把好行文关、政策关和文字关。;3. 签发 　“签发”又称为“会签”，是指单位的领导人对审核过的文稿进行最后的审查，审查无误在发文稿纸上签署意见并注明签发人的姓名及年月日。 ;4. 复核 　复核是发文办理过程中的第二次审核，是在正式的公文印制出来之前，秘书部门对签发的文稿进行复核审查。复核内容主要包括：审核、签发手续是否完备，附件材料是否安全，格式是否统一、规范等。复核的重点在于文书的形式和程序。;5. 缮印 　缮印，是根据复核好的文件定稿进行誊清或印制文件。缮印是根据发文定稿制成文件正本的过程。秘书对缮印要做到准确、清晰、整洁、规格统一，印刷及时。要对原稿负责，如发现疑误，应与核稿人员研究，不得擅自改动。 ; 6. 用印 　 用印是在文件的正本落款的地方盖上发文单位的公章。发文用印注意4点：确认有领导人签字并且适合规定；盖印份数必须与原稿上标明的相同；印章应盖在落款中央，上不压正文，下要压日期（“骑年盖月”）；盖印必须端正清晰，忌“歪、倾、斜、偏、花”。 ;7. 登记 　登记，是对准备发出的文件进行记录，以便日后核查。登记即对准备发出的公文作统一记载，以便于日后对公文进行清点、控制、查找和回收。 一般应使用《发文登记簿》，一文一页登记表，其项目有：发文日期、文号、标题、发往机关、份数、秘密等级等。 ;发文登记簿;8. 分发 分发，是指对印制完毕、需要发出的文件按发放范围进行分装和发送的环节。分发的程序包括：写好文件、文书封套或函件信封；填好并检查所有封套标记；检查发文登记。 9.注办 注办是对发出的文书的办理情况做出必要的说明，注明办理结果的环节。 ;收文的处理程序 1.签收 对所收文件进行正确分类。;2. 登记 需要登记的文件有： （1）上级单位的指导性的、参阅性的或需要办理的文件；（2）下级单位的请示性、报告性的文件；（3）带有密级的重要资料；（4）单位内部使用的文件、会议文件和音像文件。 不需要登记的文件有： （1）领导人的亲启件；（2）事务性的通知、便函等；（3）一般性的简报；（4）公开的和内部不保密的出版物；（5）已经被其他综合性质的文件包括的文件。 ;3. 审核 审核的重点是：是否应由本机关办理，是否符合行文规则，内容是否合法，是否已经过协商、会签，文种的使用、公文格式是否规范。 4. 拟办 秘书人员或经授权的部门在领导批办之前对文件的问题提出如何办理的初步意见，供领导人批办时参阅。; 5. 批办 指机关负责人根据文件内容和拟办意见，对文件的办理作出批示。它是承办的主要依据。批办属于文书处理中的决策活动，一般由机关领导人负责；有些文件的批办也可由秘书长或办公厅（室）主任负责。 ;6.承办 承办——秘书根据领导者或秘书部门负责人针对一份来文应当如何处理而做出的指示性意见，也可以是对拟办情况的肯定或否定。 这是办文过程中最重要的环节之一，是落实领导批示的关键一环。 秘书承办公文的范围主要有5种： a.对上级机关来文的承办。3种方法： ——传达； ——转发； ——翻印。; b.对上级领导人批件的承办——收到批件后，立即呈送本级领导人阅示，并按照本级领导人的批示意见，迅速转交有关部门、单位或人员办理。