文件控制与管理培训研究报告.pptVIP

步 进 伺 服 专 家 运 动 控 制 先 锋 ;目的、适用范围、定义;;文件发放流程图;受控文件类型;文件控制要求;文件的编号;文件的编号;分发：1.文控接收到文件首先会确认是否需要回收，如需要回收文控会用铅笔在原文件左上方标示需回收文件的版本号。2.在审视文件是否有审核人、批准人签字、及文字、图像是否清晰、文件是否属合格文件，如有其中一项或几项不符合要求，文控会及时将文件反馈到相关部门 。 3.当文件合格时，文控将会填写《文件分发/回收记录表》对文件进行分发到相关部门。 3.1《文件分发/回收记录表》的记录内容包括： a.流水号； b.文件编号； c.文件名称/类别； d.对应产品型号； e.文件的版本、页数、份数； f.文件的分发部门、分发编号、签收/日期； g.文件回收版本、签收/日期、备注。; 4.???据《文件分发/回收记录表》对文件进行流水编号，并在原文件上写上流水号。 5.根据《文件发放范围表》编写分发部门、部门编号，然后再看需要发几个部门就复印几份。 6.复印后装订好，再对文件进行“受控盖章”，再将各部门分发编号下在原文件左上角处。 7.将准备好的文件分发到相关部门，相关部门接收人签字签收，原文件由文控归档保存。 ;各部门相关文员接收到文件如何处理： 1、把接收到的文件信息及时登记在相应产品资料的“文件检索表”中。 2、把接收到的文件给相关部门主管、经理传阅后，在文件背面签名。 3、相关部门主管、经理在传阅后，告知部门文员此文件需传阅到哪些人员，部门文员及时把此文件给指定的相关人员进行阅读。 4、所有阅读过此文件的人员，均在文件的背面签字，代表已接收并知道此文件内容。 5、传阅完成后，文件及时归档保存。;;;;;文件的归档;;文件归档图;文件归档图;;谢 谢！