水利工程档案管理工作2013.10稿答题.ppt

* 第二部分 工程文件材料的收集及注意事项 竣工图确认章 * 第二部分 工程文件材料的收集及注意事项 (2) 竣工图的图标栏 图标栏内容应包括“工程名称、竣工阶段、原施工图编号、绘制竣工图时间、单位及竣工图的编制人、审核人及批准人”。 对于重新绘制的竣工图的图标栏可以参照设计单位的图标栏或自己重新设计 * 第二部分 工程文件材料的收集及注意事项 (五) 声像资料 1.内容 工程施工前场地原貌的声像资料； 工程建设中重大活动形成的声像资料（开竣工典礼、领导视察、重要工作会议、验收等）； 工程施工过程中形成的反映关键部位及重要隐蔽工程、基础处理、重点工作、重大事件、质量事故、质量缺陷、新技术应用的声像材料； 反映竣工后工程现状的声像资料。 * 第二部分 工程文件材料的收集及注意事项 2. 编制要求 水利工程建设声像档案是纸制载体档案的必要补充，参建单位应指定专人，负责各自产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。工程建设重要阶段、重大事件、事故，必须要有完整的声像材料归档。 第二部分 工程文件材料的收集及注意事项 （六）电子文件 电子文件的整理、归档，参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。 * 第三部分 工程项目档案整理归档 1、档案基本知识 (1)工程档案、工程 文件材料定义及两者的关系 工程档案是指工程建设项目从立项、审批、勘察设计、建设管理、施工、监理、试运行到竣工验收等建设阶段过程中形成的，具有归档保存价值的文字、表格、图纸、声像等各种形式、载体的科技文件材料。 工程文件材料是指在工程建设过程中直接形成的，处于使用和运行过程中的各种文件材料。 工程档案与工程文件材料是同一事物的两个不同发展阶段。 (2)案卷 由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。 * 第三部分 工程项目档案整理归档 (3)卷内目录 登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前，以下简称卷内目录。 (4)卷内备考 卷内文件状况的记录单。 (5)档号 以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码 (6)案卷目录 登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。 * 第三部分 工程项目档案整理归档 2.案卷组织 2.1组卷原则 遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。 2.2组卷方法 施工文件按标段，按文件材料类型、结构组卷，同一文件材料类型内容较多的可按结构、专业、时间组成数卷，不同文件材料类型内容较少的可按结构、专业组成一卷。 * 第三部分 工程项目档案整理归档 3案卷和案卷内科技文件排列 3.1科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。卷内文件一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。 3.2案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后。 * 第三部分 工程项目档案整理归档 3.3 施工文件按标段，按合同工程、单位工程、分部工程等结合文件材料类型、时间排列；文件材料类型按管理、依据、检测试验记录、评定、验收排列；特殊专业的案卷宜相对集中排列，如土建、金属结构、机电设备、安全监测、水土保持、通讯管道和光缆敷设等。 * 第三部分 工程项目档案整理归档 4 案卷编目 (1) 卷内文件页号的编写 卷内文件材料有书写内容的页面均应编写页号，从“1”开始依次逐页标注，页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；成套图样或印刷成册的文件，如果页号连续完整，可不重新编写页号，统一使用打号机或碳素墨水笔编写。各卷之间不连续编写页号。 (2)卷内目录排列在卷内文件材料之前. * 卷内目录 档号 序 号 文件 编号 责任者 文件题目 日期 页数 备注 1 天津市水利工程有限公司 金属结构及暖通部分合格证材料汇总表1 2 天津市水利工程有限公司 清污机发货资料2 3 天津市水利工程有限公司 散热器合格证、检验报告27 4 天津市水利工程有限公司 闸阀合格证33-36 第三部分 工程项目档案整理归档 (3) 案卷封面排列在卷内目录之前. 案卷封面填写示意表 * 档 号 ×××---×× 档案馆号 ? ? 立卷单位 天津市水利工程有限公司