时间管理培训精编.ppt

* * * * * * * * * * * * 立即改变 怎样建立一个个人的文件系统 这是你个人的专用系统，因此不必设置的严密性很强，只要对你有用就足够了，一般分为以下5类： 项目：该类里包括了所有你正在进展过程中的工作与各不同项目相关的信息和个人文件。 即时任务：这是你可以在时间间隙中加以完成的工作，这些事务也许是低优先级的信函回复，阅读一般性的文章等。 自我发展：与培训有关的书籍、文章。 创意：包括那些你认为有必要深入了解以提高工作绩效的事项。 背景信息：包括与你有关的多项事务，请按标题将有关文件，如统计数据、个案、公式等分门别类归置。 在每一个分类内按优先顺序，用不同颜色标示各事项，以便引起自己对重要事项的关注。 请注意随时更新文件系统，以免在寻找文件时浪费时间。 此外，你也需周期性地进行文件清理工作，以保证系统内文本存在的必要性，这也会减少你寻找文件的时间。 * 避免打断 列出打断者： 那些会随时打断你的人，比如上司或客户 那些在你不太忙的时候打断你的人，比如同事 那些根本不会打扰你的人 请你的秘书或同事帮你筛选打进来的电话 拿起话筒暗示会晤的结束 用消极的身体语言抵挡不希望有的打断 如果你被人跟进办公室，不要坐下 如果你的门开着，不要让人看到你的椅子 立即改变 * 立即改变 筛选信息 丢掉你认为不再需要的信息 用站立的方式使所有的偶然碰面变得简短---这样可以尽快脱身 信息随时都会来，不让其干扰工作流程 应速读信息，掌握其主要内容 如果某条信息需采用对应措施，就记录下来并加到一览表上 为便于归档，打印出来的一条信息可以立即用一个文件夹名来编号 信息一旦被处理，就清除掉 只为需要信息的人复印信息 停止订阅你不再看的杂志 把你想保留的杂志和报纸作为参考资料归档 只将关键、重要的书面材料放在桌上 随时更新并根据对现有项目的适用性来评判每则信息 * 处 理 信 息 报纸和杂志 备忘录和报告 外部邮件和 传真 电子邮件和 内联网 委派 速读 细读 添入阅读 文件夹 复印和传阅 留出时间细读 丢弃 采取措施 归档、委派 或传阅 * 与别人一道工作 评估工作角色 检查你的推测 分析动机 处理会议 立即改变 * 立即改变 打电话 打电话前做一个放松的深呼吸 打电话时避免干扰，集中精力注意对方在说什么 打电话时，手头可以做另外一件事，以免空等 一定要 选择打电话的时间 保持在“预定”轨道上 使用录音电话系统 * 接电话 想确定要不要让对方再打回电，只需先问：“谈话要多长时间？” 如果你想要对方回电，让其在你方便的时候打过来，并记在记事簿上。 直线号码可以给那些你希望可以立即找到你的人，其他电话可通过转接。 立即改变 * 立即改变 阅读和写作 学会速读 评估资料 消除写作障碍 减少文书工作 * 利用科技 每月将电脑中不要的文件清除一次 仔细考虑对电脑的要求 使你的电子邮件内容简短、地址准确 立即改变 * 立即改变 举行会议 个别会谈 控制个别会谈的时间 安排大型会议 准备议程 避免浪费时间 按计划行事 * 商务旅行 旅行前，考虑一下这次旅行是否需要和值得 如果可能，将所需要的东西都放到一个小手提箱里 有效地装箱 带上一些工作上的事，当班机延迟时可在候机厅里做 安排好你的旅行时间 对付时差反应 到达目的地后，按当地时间对表 保持联系 全力以赴于特定任务 更新你的记录 立即改变 * 立即改变 安排休息时间 每年休二三次短假，而不是一次长假 安排固定的时间从事你的业余爱好和进行休闲活动 充电 未雨绸缪 每天力争有新的体验 * 良好沟通 发布信息 改进联络方式 劝说其他参与者以事实为依据，而不要感情用事 关心别人要达到的目标 “听到”与“听”有所不同，学着去听 运筹他人的时间 * 运筹他人的时间 有效委派 学会委派---当委派一项任务时，务必明确界定工作目标 做一份检查表来帮助你监督委派出去的工作任务 的进程 充实指示---奖励要慷慨，批评要适度 加强责任---为委派出去的任务订立精确而实际的期限 * 运筹他人的时间 协调同事 协同工作 咬定目标不放松 鼓励发表意见 注意： 别让同事拿不重要的事情来分散你的精力 在别人的办公室开会，这样你可以在必要的时候离开 留出一定的时间，将你办公室的门向所有的人敞开 只有在你有好几个问题要讨论的时候，才去找同事会商 * 应对上司 建立关系---了解你上司的工作模式并试着去适应 关心关心上司的家庭生活，这有助于建立良