使用Word样式提高工作效率.docVIP

使用Word样式提高工作效率每一位使用Word的朋友，都希望通过好的途径提高自己的工作效率，从而让自己工作得轻松些。也许此刻你就正有这种想法，也许你常常会问，怎样才能做到呢？如果要我回答，我会告诉你，途径有很多，但是样式绝对是重要的途径之一。 　　为什么要这样说？我们可以回想一下日常运用Word工作时的情形，除了文档的录入之外，我们的大部分时间都花在文档的修饰上。文档录入的问题这里就不作讨论，而样式则正是专门为提高文档的修饰效率而提出的。花些时间学习好样式，可以让你的工作效率成倍提高、节约大量的时间，从这一点看，此时学习的投资是非常值得的。 　　如果你现在已打算学好样式，一个非常好的机会已经摆在你面前。别犹豫，和我一起来开始轻松愉快的样式学习之旅。 　　说明：课程的所有操作演示，均以Word2003为例，但是使用Word2002也同样可以仿照操作。使用Word2000的朋友，由于该版本还没有任务窗格，所以为了便于学习，建议使用Word2002以上的版本进行学习。 　　整个训练过程将通过一个典型的原始案例文档展开，这会让学习的过程充满真实感和趣味，不再感觉枯燥。请先下载原始案例文件，并请复制原始案例文件，为它制作一个复件，分别把它们命名为案例文件一和案例文件二。后面的学习将会用到这两个文件。文章末尾还提供了案例的最终效果文件，大家可以参考检查自己的学习效果。　　文章导读：　　一、提出任务 　　二、基本应用能力训练 　　　　(一) 理解样式的概念 　　　　(二) 使用现有的样式格式化文档 　　　　(三) 让样式符合个性的需求 　　　　　　使用“修改法”定制现有样式　　　　　　修改“正文”样式　　　　　　使用“命名法”创建个性的样式　　　　　　使用“从头创建法”创建自己的样式　　　　(四) 应该掌握的样式基本技能 　　　　　　重命名和删除无用的样式　　　　　　查找和替换样式　　　　　　为样式添加快捷键　　　　(五) 体验样式在文档格式化中的高效率　　　　(六) 样式的扩展应用－文档标题多级编号 　　三、小结 　　一、提出任务 　　为了让我们的学习更具方向性，在开始具体内容之前，先提出如下两个实际的任务。学习完成之后，看看我们是否已初步获得解决问题或完成任务的思路和能力，以便检测我们的学习效果。 　　(一). 如何利用样式快速地格式化文档? 　　这个任务比较具有通性，大部分使用Word的朋友都需要格式化文档，而且希望高效率地完成这个工作。 　　(二). 如何让企业的公文具备统一的格式? 　　在企业中常常利用Word制作公文的朋友，应该对这个任务深有体会，好好地利用样式，是实现这个目标的有效途径之一。 二、基本应用能力训练 　　(一). 理解样式的概念 　　在使用样式这个威力强大的工具之前，我们先来认识一下它的概念。所谓样式，就是将修饰某一类段落的一组参数，其中包括如字体类型、字体大小、字体颜色、对齐方式等，命名为一个特定的段落格式名称。通常，我们就把这个名称叫做样式，也可以更概括地说，样式就是指被冠以同一名称的一组命令或格式的集合。 　　举个例子，比如我们在某个报告文档中，要设置所有说明性段落的格式为“小四号、左对齐、倾斜、下划线”等，那么我们就可以利用样式把这组参数组合，赋予它一个形象的名称——“说明样式”。于是，在修饰报告中其他的说明性段落时，就可以直接利用“说明样式”就可以了。 　　下面我们将在“思科乐器销售概要(原始文件)”案例文档中，逐步学习操练关于样式使用的各种基本技能，掌握了这些技能后，我们就可以轻松高效地完成前面提出的应用任务了。 (二). 使用现有的样式格式化文档 　　本小节的学习目标是学会打开“样式和格式”任务窗格，并且使用已有样式格式化文档。 　　1. 启动Word2003(2002)，打开“基本应用能力培训(原始文件)”，即案例文件一。 　　2. 我们可以通过两种方法打开“样式和格式”任务窗格：一是单击工具栏上的“格式窗格”按钮(图1)；二是如果“新建文档”任务窗格已经打开，则单击其顶部右边的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“样式和格式”命令(图2)。 　　图 1 　　图 2 　　3. “样式和格式”任务窗格打开之后，我们可以看到它的列表中列出了现有的几种样式，如“标题1”、“标题2”等。下面我们将练习使用这些现成的样式。 　　4. 在案例文件中，大家可以看到相应标题后面的括号中标明了该标题的等级。现在把插入点定位于“执行概要(标题1)”段落，然后用鼠标点一下“样式和格式”任务窗格中的“标题1”，这时可以看到插入点所在的段落被应用了“标题1”样式(图3)。 　　图 3 　　5. 接下来请大家用同样的方法为案例文档