秘书办事技能测试参考答案.doc

秘书办事技能测试参考答案 1、参考答案： 这种文书处理方式是非常不规范的，而且很有可能造成如下问题。第一，文书，尤其是公文的写作，在用纸上有明确的要求。专门的公文稿纸上附有拟稿人、审核人、签发人等项目，便于以后的查证。直接用普通的复印纸印文件，必然造成必要的公文管理信息的缺失，这很有可能给以后的查证工作带来麻烦。（4分）第二，作为秘书部门或经理办公室的工作人员应该在把文件提交经理之前进行仔细审核，并做出必要的修改，不能把诸如修改文字这样的工作也留给领导去做。（3分）第三，经理在对文件进行批示的时候，要用专用的档案笔，因为文件需要存档，普通笔的字迹是不容易保存的。而且，经理在签发时恰恰忘记了写最重要的内容--发文意见，如同意、照办等。（3分） 2、参考答案： （1）①秘书人员的收文处理工作包括对所收到的公文和信件的签收、登记、拟发、批办、承办、催办和查办等程序；（2分） ②秘书人员的发文处理总程序是由制文和制发两个阶段组成。制文阶段包括拟稿、会签、拟定主题词、审核、呈批、签发和注发。制发阶段包括编发号、登记、打字、校对、缮印、用印、分发和传递；（2分） ③发文单位在公文分发传递中存在的问题是把机密文件混装在普件中，按照文书处理的相关规定，机密文件是不允许和普件混装在一起的；（2分） ④小杨在收发文件中存在的问题是在签收公文的环节上没有做好，没有及时吧机密文件从普件中挑出并清退，而是等到启封、登记文件时才发现普件混装了一封机密文件。（2分） （2）小杨应尽快把情况向该公司秘书处秘书长（或办公室主任）如实汇报，咨询解决这个问题的办法。最好是在领导的帮助下，与发文单位进行沟通，双方尽快商量出解决问题的办法。（2分） 3、参考答案：（1）秘书人员的发文处理总程序是由制文和制发两个阶段组成。上述案例是处于发文处理的制文阶段，该阶段包括拟稿、会签、拟定主题词、审核、呈批、签发和注发几个环节；（4分） （2）上述案例的错漏之处是王秘书将草拟的文稿直接送刘总经理签发，没有经过文书的会签、拟定主题词、审核和呈批的环节，并且刘总经理对文稿的签发工作不符合签发的要求；（2分） （3）王秘书应将草拟的文稿送往主办机关，等签发、拟定主题词、核稿和呈批之后，再送机关领导签发；（2分） （4）刘总经理应对拟签发的文件做全面审定，并且在签发时应签属签发人全名，并写明应打印份数和完整的公历制签发日期。（2分） 4、参考答案： （1）秘书人员应把电话放在办公桌上便于使用的地方；（2分） （2）参考书应该放在办公桌上面或者伸手可以拿得到的抽屉里；（2分） （3）秘书人员还可以在办公桌的右上角放置一个多层的文具用品盒；（2分） （4）最好不要在办公桌表面盖上玻璃板或者蒙上一块塑料布，并时刻保持办公桌桌面的干净整洁；（2分） （5）办公桌的抽屉里，可以排列有序地放好信封、公文纸、钉书机、复写纸、胶水、涂改液等。（2分） 5、参考答案： （1）秘书小王在办公环境管理工作中的不足之处就是很少参与维护公用区域；（3分） （2）秘书人员办公责任区包括个人工作区、公用区域和领导办公区域三个部分；（3分） （3）在个人工作区，秘书人员应做好办公桌、办公家具的整理与维护工作，以及办公室地毯的清洁护理工作等；在公用区域，秘书人员应负责领导办公场所卫生清洁和领导文具、茶水准备、家具、物品的有序摆放。（4分） 6、参考答案： （1）秘书人员办公室安全管理应包括办公室的人、零用现金、办公设备和信息安全管理四个方面的内容。（2分） （2）在人的安全管理方面，秘书人员应尽量消除可能对人造成危害的隐患，并及时采取防治措施；（2分） （3）在零用现金的安全管理方面，秘书人员应把零用现金放入专用的保险柜内，并在下班前送存银行；（2分） （4）在办公设备的安全管理方面，秘书人员应注意办公设备安装和用电时的安全使用；（2分） （5）在信息的安全管理方面，秘书人员应做好计算机信息和档案信息的安全管理。（2分） 7、参考答案： （１）在选择办公资源的供应商时，小王要对供应商进行全面评估，其中包括会议所用商品的质量和交货、供应商的服务和位置及产品的安全可靠性等；（5分） （２）网上采购时，小王应了解一定的网络知识，或者利用网上的目录和指南性的搜索工作，在网上检索。（5分） 8、参考答案： （1）背后议论领导的是非本身就不对，是对领导的不尊重，何况人多嘴杂，万一有人把事情传到领导的耳朵里，就会产生隔阂或给领导留下不好的印象。（4分） （2）秘书是领导身边的工作人员，更不应该参与私下的议论。而起身就走，中途退席，又显得对主人的失礼和对其他人的不尊重。还是应该向他们善意地解释和劝说，并找一个轻松的话题，缓和气氛。（6分） 9、参考答案： （１）秘书人员在拟定大型团队出国旅行计划时，需要重点考虑的内容有出访的内容和重点