办公设备文具管理制度.docVIP

办公设备文具管理制度 为加强行政管理，有效地控制成本费用，促进办公设备管理规范化，特制定本制度。一、 办公文具? （一） 、办公用品、用具的划分? 1、 办公用品一般是指办公所需要的而价值在50元以下的低值易耗品，包括：钉书机、打孔机、曲别针、大头针、胶水、修正液、裁纸刀、笔墨纸张、练习薄、报告纸等。? 2 、办公用具通常是指办公所必备的而价值在50元以上2000元以下的耐用消费品，包括：计算器、办公桌、椅、文件柜、资料橱、保险柜等。? （二）、 办公用品的领用管理? 1 、各部门于每月20日前根据已批准的预算将下月所需用的办公用品填写《物料请购表》，经部门经理签字确认后报人事行政处。人事行政处进行综合平衡并派专人按计划集中购买，并对其所购买的各类物品进行登记管理、统一发放。办公用品原则上每月购买一次。? 2 、各部门于每月5日指定专人到人事行政处领取办公用品，领取办理领用登记。? 3 、各部门不得擅自购买办公用品，如遇特殊物品需要部门自行购买的，须经人事行政处审核同意后进行，否则不予报销。? （三）、 办公用具的领用管理? 1 、新进人员到岗，由所在部门向人事行政部门提出申请，由人事行政处根据其工作岗位需要发放办公用品。? 2 、人事行政处应建立耐用办公用具借（领）用台帐，每位员工借（领）用办公用具全部登记在册，做到帐物相符，便于管理。? 3 、员工所借（领）用的办公用具须加以爱护。若人为损坏者，将按公司有关制度予以处罚，若有丢失者，由所在部门提出丢失报告，根据责任轻重，金额大小，新旧程度等情况进行赔偿。? 4 、凡员工离开公司或调离工作岗位，必须将借用的办公用品、用具按台帐清单交还人事行政处后，方能办理有关手续。二 、办公设备 （一）、 电话使用及管理要求? 1、 电话的使用? （1）、在同一办公楼内有内线电话的，须使用内线电话联络。? （2）、对外使用电话应“长话短说、简明扼要”。禁止拨打声讯或私人电话。? （3）、拨打国内长途或国际长途，要求事先拟好通话提纲，从严控制时间。开通国内长途或国际长途的电话，须安装使用IP盒。? 2、 电话管理? （1）、各部门的电话由部门主管指定专人负责管理；国内、国际长途由总经理秘书负责管理。? （2）、各部门核定电话费使用限额。人事行政处监督其费用限额。? （3）、各部门的电话费严格按限额使用，若发生超支现象，超支部分由部门主管承担30%，另外70%由该部门成员承担。? （4）、通话中严格遵守《保密制度》，禁止泄露公司机密。? （5）、电话发生故障由人事行政处负责排除。? （三）、 复印机使用及管理要求? 1、 复印范围? （1）、与公司工作有关的文件、资料、图纸、报表等；? （2）、不得复印公司外的与业务无关的资料。? 2、 使用程序及要求? （1）、各部门每月向人事行政处领取复印纸，复印纸由部门指定人员管理并作用途登记。? （2）、凡是带密级的文件、资料复印（如：各类合同、协议、招投标文件、财务和人事报表、资料等），须填《复印申请表》，由总经理或部门经理批准同意后复印。? （3）、在公司内部使用的各类表格、部门之间传阅的备忘录等可用二手纸（注意：二手纸不应有泄密内容）? （四）、管理要求? 1、复印请节约用纸。? 2、复印机由人事行政处统一管理，人事行政处对复印机使用过程进行监督检查。? 3、严格遵守公司保密制度，在复印中，违反保密制度和使用管理要求者，将按公司有关规定予以处理。 （五）、 传真机、E-mail使用及管理要求? 1、 传真机使用及管理要求??（1）、凡接收方有E-mail地址并能采用网络进行文件或资料传递时，尽量不使用传真。??（2）、传真机由使用部门负责管理，严格按照说明书要求真确使用，定期维护保养，发生故障时应及时通知人事行政处联系维修人员进行维修。? 2、 E-mail使用及管理要求?? （1）、重要文件收发须使用公司注册邮箱，严禁使用其它免费或个人邮件。? （2）、严格遵守保密制度，凡在传真、E-mail收发中违反保密制度者，将按集团《保密制度》的有关规定予以处理。 三、计算机? （一）、电脑硬件配备申请审批程序? 1、 各部门根据需要填写《电脑设备购买申请审批表》,由部门经理签字后交至人事行政处。? 2 、人事行政处作审核后交总经理审批。? 3 、总经理批准后,由人事行政处负责选型购买或调整相应的设备并配备到申请部门,之后进行简单的现场使用指导。? （二）、 电脑使用管理? 1、 软件维护及病毒防治? （1）、电脑操作人员的要求? A、 装有软驱的微机，在使用软盘前应对软盘进行杀毒工作。?