某公司接待管理制度(新编).docVIP

南京三圣物流有限公司 接待管理制度 1.目的 为进一步规范各类业务接待行为，厉行节约，有效控制接待费用，严格执行内控管理各项规定为宗旨，特制定本制度。 2.适用范围 公司接待事务是指：公司在日常工作中发生的为开展各类业务经营和其他各项活动需要而产生的接待用餐等交往应酬费用，本制度适用于公司各级接待费用的申请、审批和核准。 3.接待分类 公司业务部由于其特殊性单独执行接待程序，公司其余部门按照标准程序执行。 4、工作程序 4.1 标准程序 4.1.1 接待申请 4.1.1.1公司接待费用实行提前申请，定额审批的原则。接待部门申请前，填写《接待申请表》，注明接待事由和就餐人数，经部门负责人签字后由办公室主任核定标准，安排就餐地点。用餐完毕后由经办人（或陪餐人）在账单上签字确认。 4.1.1.2如办公室主任不在，可先电话确认。而后按以上审批程序补办手续，否则办公室不得办理《接待申请表》手续。 4.1.1.3公司内部一般工作人员因公在外用餐，按公司出差相关制度执行。 4.1.2 接待安排 接待事务实行“对口接待，统一安排”的原则，即接待由部门的负责人员接待，办公室为公司接待事务的归口管理部门，并负责车辆的接送安排，接待用茶、烟、水果由办公室根据领导指示按需办理。 公司接待事务用餐及住宿坚持分级限标的原则，由办公室统一安排在指定饭店、宾馆就餐、住宿，根据来访客人的级别和事情的轻重缓急，安排相应接待标准。具体规定如下： （1）公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及上级机关的负责人等接待标准为贵宾接待；地方机关一般工作人员及普通客户接待标准为业务接待；其他供应外协单位、中间商及客户派到公司学习的一般人员接待标准为普通接待（工作餐）。 （2）未经批准接待费或超出标准的接待费，由接待申报人自付。 （3）接待人员一般情况下由对口职能部门负责人与相关人员陪同，确因工作需要招待重要客人，各相关部门可请分管领导出席。 （4）凡普通接待，中午一律不准饮酒；其他招待外来人员的用餐场合，陪餐人员必须饮酒的，必须适量，不得因酒误事或损害公司形象。 （5）公司招待在外酒店、宾馆安排用餐（或住宿）必须在定点宾馆，以降低接待费用。 4.1.3 接待的管理 4.1.3.1 每次接待完毕，相关接待人必须按要求认真填写《接待登记表》，并按公司要求与办公室人员做好相关材料及文件的交接，以方便公司文件的存档。 4.1.3.2 接待费用结算时，需提供公司《接待申请表》、账单、发票各一份后，经办公室主任签字后，按公司财务内控管理制度要求按程序结算。 4.1.3.3办公室每月核准接待费用发生额并形成报表抄送总经理及财务部，月初会议通报月末将各部门接待情况及费用汇总上报公司董事长、总经理。 4.1.4 办公室严格按标准审批额度，每发生一次越权审批扣罚办公室主任200元并通报批评，接待部门在申请用餐过程中如有虚假行为，公司将严肃处理，处于200-5000元的处罚，同时情节严重的解除劳动合同。 4.2 业务接待程序 4.2.1 接待申请与安排 业务部门的接待在填写《接待申请表》并经业务部分管副总签字后可自行安排，如需其他部门协助可提前通知，其他部门应给予配合。用餐完毕后将填好的《接待申请表》交客服部备案，报销流程同标准流程。 月底客服部将费用汇总结算并上报业务副总及总经理。 七、本制度由公司办公室制定并解释。 八、本制度自发布之日起施行。 相关附表 《接待申请表》 《接待登记表》 接待申请表 申请部门 申请人 接待日期 接待事由 客户单位 客户姓名 职务 来访人数 陪同人员 关系 来访目的 □考察 □参观 □签合同 □合作 □顺访 □游玩 □其他 接待标准 ○含酒水○不含酒水 接待类别 就餐 公司陪餐 人员 住宿 人数 其他 起止时间 接待要求 □车辆接送 □参观讲解 □配备水果 □电子字幕 □邀请领导陪同 □其他 拟接待安排 部门负责人 意见 办公室意见 公司领导审批 注 1、□为多选，○为单选 2、不需要其它部门协调的无需填写